J'espère que vous allez bien. Je reviens vers vous car j'ai pris les informations nécessaires auprès des séniors, pour vous expliquer les étapes à suivre pour votre assemblée générale.
Nous avions déjà créé l'assemblée générale au téléphone. Une fois que vous rentrez dans l'assemblée crée, le menu de gauche évolue en fonction de l'état de préparation et d'avancement de l'assemblée, et ce menu de gauche permet d'accéder aux différentes étapes de gestion de l'assemblée.
La première étape est l'élaboration de l'ordre du jour. L'ordre du jour comporte plusieurs points (numérotés automatiquement en séquence à partir de 1). Pour chaque point, vous pouvez enregistrer un ou plusieurs projets de résolution. Des modèles sont à votre disposition pour gagner du temps et utiliser les formulations et les règles de vote conformes à la réglementation.
Comme vous le montre la capture d'écran ci-dessous :
Vous pouvez ensuite modifier, supprimer et déplacer les différents points, ou en ajouter de nouveaux. ( Vous pouvez aussi laisser un vide sur les pointillés, si vous ne savez pas encore par exemple qui serez "le président de séance". Et vous pourrez remplir le jour de l'assemblée générale ).
Une fois que vous aurez fini cette étape. Vous pouvez aller sur le menu de gauche > "Convocation"
Vous pouvez d'abord établir la liste des pièces jointes et attacher un fichier à chaque pièce.
Notez que ces états sont produits automatiquement par le logiciel (voir onglet "Charges courantes" pour l'exercice clos), ce qui facilite grandement la préparation de l'assemblée. Pour une assemblée présentant un exercice à valider ces pièces jointes sont obligatoires (au moins les annexes de 1 à 5)
Vous pouvez ensuite personnaliser la lettre de convocation et les formulaires à joindre à la convocation (si vous le souhaitez).
La lettre de convocation est générée automatiquement par le logiciel, à partir de l'ordre du jour et des pièces jointes.
Après avoir établi l'ordre du jour, et listé les pièces jointes avec les fichiers attachés, et après avoir éventuellement personnalisé la lettre de convocation et le formulaire de votes par correspondance, vous pouvez générer ces différents documents ainsi que la "liasse" qui fusionne tous ces documents en un seul fichier PDF.
En espérant vous avoir éclairé.
Attention la date de votre assemblée au 05/11 ne respecte pas le délai minimum de notification.
Je vous mets un extrait du tutoriel sur le sujet :
Si tous les copropriétaires sont d'accord pour le faire au 05/11 et que tout le monde est sur place, vous pouvez distribuer la convocation contre émargement plutôt que de l'envoyer en recommandé et faire signé la remise en main propre en date du 14/10 (date limite pour respecter le délai de 21 jours)