L'objectif de ce document est de vous guider lors de l'immatriculation de votre copropriété sur le site web : www.registre-coproprietes.gouv.fr

L'immatriculation des copropriétés a été rendue obligatoire par la loi ALUR du 24 mars 2014, qui a créé les articles L.711-1 à L.711-7 du Code de la Construction et de l'Habitation. L'obligation d'immatriculation n'est effective qu'au 1er janvier 2017 pour les copropriétés de plus de 200 lots principaux, au 1er janvier 2018 pour celles de plus de 50 lots principaux et au 1er janvier 2019 pour les autres. L'immatriculation sera faite d'office par le notaire en cas de vente. L'immatriculation est une condition requise pour obtenir une subvention de l'Etat. L'immatriculation est automatique en cas de mise en copropriété à partir du 1er janvier 2017.

NB: Ces dispositions ne s'appliquent qu'aux copropriétés à destination partielle ou totale d'habitation. Ne sont donc pas concernées par exemple les copropriétés composées exclusivement de bureaux et/ou de parkings. 

Le décret n° 2016-1167 du 26 août 2016 a mis en place le registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires.
L'arrêté du 10 octobre 2016 a précisé le contenu du registre et ses modalités de consultation. Le site web du registre national des copropriétés est ouvert depuis le 1er novembre 2016.

Nous allons dérouler les différentes étapes de l'inscription du télé-déclarant (le syndic dans notre cas) et d'immatriculation d'une copropriété sur le site web du registre des copropriétés, en vous guidant à travers un exemple. 

Ce site web permet aussi :

• l'enregistrement de la fin ou du renouvellement du mandat de syndic le cas échéant
• le rattachement au télé-déclarant d'une copropriété déjà immatriculée (en cas de changement de syndic)
• la mise à jour des informations comptables d'une copropriété (à la fin de chaque exercice, dans les 2 mois suivant l'approbation des comptes de l'exercice clos)
• la production de la fiche synthétique, rendue obligatoire par l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 (*) et dont le contenu a été défini par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016

 (*) Les dates d'échéance de cette obligation sont les mêmes que pour l'immatriculation, mais en comptant tous les lots pas seulement les lots principaux ! Par exemple si vous avez 80 lots dont 40 lots principaux, l'immatriculation n'est obligatoire qu'à partir du 1er janvier 2019 alors que la fiche synthétique est obligatoire dès le 1er janvier 2018. En conséquence nous recommandons fortement d'immatriculer votre copropriété le plus tôt possible, même si ce n'est pas encore obligatoire, afin de pouvoir bénéficier de la production automatique de la fiche synthétique par le site du registre. 

1ère partie : Inscription du télé-déclarant

Il faut accéder au site web : www.registre-coproprietes.gouv.fr

Cliquez sur "Immatriculer une copropriété" ou sur "Connexion / Inscription". Vous arrivez sur la page de connexion.

Pour l'instant vous n'avez pas de compte de télé-déclarant. Cliquez donc sur "S'inscrire".

Dans la première page du formulaire d'inscription, vous indiquez que vous êtes syndic bénévole :

Puis renseignez les informations vous concernant (pour l'instant ce sont vos informations personnelles, pas celles de la copropriété) :

Après "Valider" : 

Dans votre messagerie, vous devez avoir reçu un mail comme ci-dessous : 

Cliquez sur le lien d'activation dans ce mail.
Puis dans la page qui s'ouvre définissez votre mot de passe :

Après "Valider" :

Il ne vous reste plus qu'à attendre quelques jours et vous recevrez un courrier postal avec votre numéro de télé-déclarant.

Connectez-vous alors sur le site web du registre des copropriétés, avec votre identifiant (adresse électronique) et votre mot de passe. Puis activez votre compte de télé-déclarant :

 C'est ce qui vous permettra de passer à l'étape suivante.

2ème partie : Immatriculation d'une copropriété 

Pour chaque copropriété vous devez suivre la procédure ci-dessous.

Il faut accéder au site web : www.registre-coproprietes.gouv.fr

Puis vous connecter avec votre identifiant (adresse électronique) et votre mot de passe.

Cliquez sur "Immatriculer une copropriété" pour commencer la procédure. 

Important : Vous pouvez sauvegarder la procédure d'immatriculation en cours à tout moment pendant la saisie, même incomplète. Vous pourrez ensuite y revenir plus tard et reprendre la saisie où vous en étiez. Vous ne la soumettrez qu'une fois complète.

Vous saisissez d'abord les informations de rattachement :

Dans la date de début de mandat, indiquez la date du dernier renouvellement du mandat de syndic si c'est le cas (et non pas la date de début du mandat initial).
La pièce justificative peut être le contrat de syndic ou le PV de la dernière AG vous ayant désigné comme syndic. Vous devez charger cette pièce sous la forme d'un fichier qui sera contrôlé par l'administrateur du registre avant de valider votre déclaration.

Cas particulier d'un syndicat coopératif : Dans ce cas, comme en général il n'y a pas de contrat de syndic, il faut fournir 2 pièces justificatives: le PV d’AG désignant les membres du conseil syndical et le PV du conseil syndical élisant le syndic.
Nous recommandons de mettre dans le PV d'AG, après les résolutions concernant l'élection des membres du conseil syndical, une phrase de type "Les membres du conseil syndical élisent comme président-syndic M./Mme .......... pour une durée de ......... à compter de la présente assemblée.". Du coup le PV d'AG suffit comme seule pièce justificative.

Puis passez à l'étape suivante. 

Dans cette étape, vous remplissez d'abord la rubrique "Identification" : 

NB: Le champ SIRET n'est à remplir que si le syndicat des copropriétaires est employeur.

 Vous enregistrez ensuite l'adresse de référence : 

Quand vous saisissez l'adresse, elle est automatiquement modifiée et géolocalisée.
Choisissez cette adresse géolocalisée :

Puis renseignez la rubrique "Parcelles cadastrales".
Il peut y avoir plusieurs parcelles. Dans notre exemple il n'y en a qu'une : 

Enfin remplissez la rubrique "Informations complémentaires" :

S'il ne s'agit pas d'un syndicat secondaire, choisissez "Principal" (même si c'est un syndicat unique sans syndicats secondaires). Indiquez s'il s'agit d'une résidence-services, d'un syndicat coopératif, s'il fait partie d'une ASL, d'une AFUL, d'une union de syndicats.
Indiquez le nombre total de lots privatifs figurant dans l'état de division. Précisez le nombre de lots à usage d'habitation (ou mixte), à usage d'habitation, de bureaux ou de commerces, à usage de stationnement. 

Puis passez à l'étape suivante.

Dans cette étape vous indiquez s'il y a des procédures administratives ou judiciaires en cours : 

 Puis passez à l'étape suivante.

Il faut renseigner ici les données financières :

Tout d'abord il faut distinguer le cas particulier où les comptes du premier exercice comptable de la copropriété n'ont pas encore été approuvés. Dans notre exemple nous ne sommes pas dans ce cas particulier. 

Vous devez ensuite entrer des informations relatives au dernier exercice donc les comptes ont été approuvés en AG : 

• les dates de début de fin de cet exercice

• la date de l'AG d'approbation des comptes de cet exercice

• les charges courantes réalisées dans cet exercice
  L'arrêté du 10 octobre 2016 précise qu'il faut prendre le total des charges du tableau I de l'annexe n° 2, on ne tient donc pas compte des éventuels produits affectés aux opérations courantes (ex: 713 indemnités d'assurance, 714 produits divers, 716 produits financiers) et ce montant est donc potentiellement différent de celui figurant dans le total de l'annexe n° 3.

• les charges réalisées pour travaux et opérations exceptionnelles dans cet exercice
  L'arrêté du 10 octobre 2016 précise qu'il faut prendre le total des comptes 661 à 68 du tableau II de l'annexe n° 2, on ne tient donc pas compte des éventuels produits exceptionnels (compte 718) et ce montant est donc potentiellement différent de celui figurant dans le total de l'annexe n° 4.

• le montant des dettes fournisseurs
  L'arrêté du 10 octobre 2016 précise qu'il faut prendre le total des comptes 401 et 42 à 44 de l'annexe n° 1, ce qui pose plusieurs problèmes :
  • l'annexe n° 1 fusionne les comptes 401, 408 et 409 sur une seule ligne 40, or il ne faut pas tenir compte du 408 (qui est normalement créditeur sans que cela reflète une dette) ni du 409 (qui est normalement débiteur)
  • il manque le compte 46 qui figure pourtant dans les dettes sur l'annexe n° 1
  • mais surtout cet indicateur ne représente pas grand-chose car il ne permet pas de différencier les dettes de longue durée des pseudo-dettes correspondant à certains comptes fournisseurs créditeurs à la date de fin de l'exercice mais qui seront soldés dans les jours qui suivent...
    Toutefois le mieux pour l'instant est de respecter la consigne et de reporter uniquement la somme des soldes des comptes 401 et 42 à 44 à la date de fin de l'exercice. 

• le montant des sommes restant dues par les copropriétaires (*)
  L'arrêté du 10 octobre 2016 précise qu'il faut prendre le total des comptes 450 et 459 de l'annexe n° 1. Précisons que pour le compte 450 on ne prend que les comptes des copropriétaires débiteurs. Précisons également que ces soldes correspondent à la situation des copropriétaires à la date de fin de l'exercice clos à laquelle est ajoutée (à la date de l'AG d'approbation des comptes) la répartition des excédents/insuffisances de l'exercice clos. Il s'agit donc d'une situation virtuelle qui ne reflète donc pas la réalité de l'endettement des copropriétaires.
  Là encore le mieux pour l'instant est de respecter la consigne, à défaut d'un indicateur plus pertinent.

• le nombre de copropriétaires débiteurs de plus de 300 € (*)
  En l'absence de précisions, on va supposer par souci de cohérence qu'il faut se baser sur la situation des comptes copropriétaires à la fin de l'exercice clos et après répartition des charges, comme pour l'indicateur précédent. Il faut donc simplement compter le nombre de copropriétaires ayant un compte débiteur de plus de 300 € dans cette situation.
  Attention au cas des copropriétaires configurés en multi-comptes dans Coprolib' : si on respecte la consigne, il faut pour un tel copropriétaire considérer un seul solde consolidé à partir de tous les comptes qui lui sont rattachés. La même remarque s'applique pour l'indicateur précédent.

(*) Ces 2 informations ne sont pas obligatoires pour les copropriétés comportant moins de 10 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, et dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 €.

• le montant du fonds de travaux
  Cette information n'est à renseigner que s'il y a un fond de travaux et si le solde de ce fonds de travaux n'est pas nul à la date de fin de l'exercice clos. Cela revient donc à reporter le solde du compte 105 figurant dans l'annexe n° 1.

• l'existence d'employé(s) du syndicat
  On présumera qu'il faut là aussi se placer à la date de fin du dernier exercice clos et approuvé, même si ce n'est pas précisé.

Vous pouvez directement obtenir les chiffres à reporter, en allant dans Coprolib' dans l'onglet "Charges courantes" sur le dernier exercice clos et approuvé, dans le sous-menu de gauche "Clôture", rubrique "Synthèse des informations financières de l'exercice clos et approuvé" :

Reportez les chiffres issus de Coprolib' pour notre exemple :

Vous pouvez passer à l'étape suivante, concernant les données techniques. 

Vous indiquez d'abord le nombre de bâtiments par étiquette énergétique : 

Puis vous complétez avec quelques autres données techniques : 

Vous voilà arrivés au bout de la saisie ! 

Vous pouvez sauvegarder la déclaration de façon temporaire.
Vous y reviendrez ensuite par :

Une fois la déclaration finalisée, vous pouvez la soumettre. 

Le site vous affiche un récapitulatif :

Il ne reste plus qu'à valider.

La page "Gérer mes copropriétés" permet de visualiser la situation des déclarations en cours ou réalisées :  

Le numéro d'immatriculation est envoyé par mail dès la soumission de la déclaration. Mais l'immatriculation ne sera effective qu'après sa validation par l'administrateur du registre. 

Vous recevrez alors un mail avec l'attestation d'immatriculation et la fiche synthétique :

3ème partie : Fin du mandat de syndic 

En fin de mandat de syndic, il y a 2 cas possibles : 

Votre mandat de syndic est renouvelé

Il faut accéder au site web : www.registre-coproprietes.gouv.fr
Puis vous connecter avec votre identifiant (adresse électronique) et votre mot de passe.
Vous cliquez ensuite sur le menu "Gérer mes copropriétés" et sur la copropriété concernée vous lancez l'action "Renouveler le mandat" :

Modifiez la date de fin du mandat précédent pour y mettre la date de l'AG qui a renouvelé le mandat de syndic. Puis mettez comme date de début du nouveau mandat la date de cette AG et remplissez la date de fin du nouveau mandat.

NB: Le renouvellement de mandat et la mise à jour annuelle des données (voir 4ème partie de ce guide) sont deux actions différentes. 

Votre mandat de syndic n'est pas renouvelé

Il faut accéder au site web : www.registre-coproprietes.gouv.fr

Puis vous connecter avec votre identifiant (adresse électronique) et votre mot de passe.
Vous cliquez ensuite sur le menu "Gérer mes copropriétés" et sur la copropriété concernée vous lancez l'action "Déclarer le changement de représentant légal".
Vous renseignez alors les données du nouveau représentant légal. Celui-ci en sera informé et devra créer son compte de télé-déclarant (s'il n'en a pas déjà un) et valider le rattachement de la copropriété à son compte.

Attention : Cette opération doit être réalisée dans un délai maximum de 60 jours après la fin effective de votre mandat. Pendant ce délai vous pouvez faire des modifications de données et enregistrer par exemple la mise à jour annuelle, mais toutes ces modifications seront soumises à validation du nouveau syndic. 

4ème partie : Mise à jour annuelle

D'après l'article R711-10 du Code de la construction et de l'habitation, une mise à jour doit être faite tous les ans pour chaque copropriété, dans les 2 mois qui suivent l'AG qui a approuvé les comptes de l'exercice clos. 

Pour cette mise à jour annuelle, il faut accéder au site web : www.registre-coproprietes.gouv.fr
Puis vous connecter avec votre identifiant (adresse électronique) et votre mot de passe. Vous cliquez ensuite sur le menu "Gérer mes copropriétés" et sur la copropriété concernée vous lancez l'action "Mise à jour annuelle" :

Vous devez renseigner les données financières correspondant au dernier exercice clos et approuvé (même processus que lors de l'immatriculation initiale, voir chapitre 2 ci-dessus). A priori les autres données ne changent pas.

Une fois la mise à jour annuelle validée, vous pouvez générer une nouvelle fiche synthétique.

5ème partie : Fiche synthétique

A tout moment, vous pouvez aller sur le site du registre des copropriétés et demander l'édition d'une fiche synthétique pour une copropriété que vous gérez :

Vous obtenez immédiatement le fichier PDF :