Ce tutoriel explique la procédure à suivre pour effectuer un publipostage en se basant sur les informations des copropriétaires extraites de Coprolib'.
Le principe consiste à préparer un document Word « modèle » et à utiliser les fonctions de fusion et publipostage de Word pour créer un nouveau document Word avec une page individuelle par copropriétaire, en remplaçant sur chaque page les champs de fusion (nom, adresse...) du modèle par les informations du copropriétaire.

Ce principe est illustré par le schéma ci-dessous :

Le chapitre 1 de ce tutoriel décrit la première étape qui est l'extraction d'un fichier Excel contenant les informations d'adresses des copropriétaires. Ce fichier Excel peut aussi être utilisé à d'autres fins (ex : transmission à une société de routage).

Le chapitre 2 décrit la procédure à suivre dans Word pour générer un document avec des pages individuelles à partir d'un document « modèle » et du fichier Excel extrait de Coprolib.

Pour tout mailing, nous vous conseillons de créer un dossier sur le disque de votre ordinateur, dans lequel vous enregistrerez tous les fichiers (Excel et Word) relatifs à ce mailing.

Chapitre 1 : Fichier Excel des adresses des copropriétaires

Dans l'onglet "Copropriétaires", dans le menu de gauche, un état "Mailing (publipostage)" est disponible.

Une option permet de choisir entre l'adresse principale ou l'adresse de recouvrement des charges.
Chaque copropriétaire a une adresse principale. L'adresse de recouvrement des charges est optionnelle et elle est remplie quand les appels de fonds et les courriers de relance ne sont pas adressés directement au copropriétaire mais à un mandataire.
Si on choisit l'option "adresse de recouvrement", le logiciel prendra pour chaque copropriétaire l'adresse de recouvrement si elle est renseignée, sinon par défaut l'adresse principale.

Une deuxième option permet de filtrer le résultat sur les copropriétaires actifs (possédant au moins un lot à la date courante). Cette option est cochée car en général on n'adresse pas les courriers aux anciens copropriétaires.

Cet état produit un fichier Excel avec les colonnes suivantes :

• CO_RANG : numéro du copropriétaire
• CO_ACTIF : contient "X" si le copropriétaire possède au moins un lot à la date courante
• CO_NOM : nom du compte (ex: "DURAND")
• CO_NOM_COMPLET : nom complet (première ligne d'adresse, ex : "M. Jean-paul DURAND")
• CO_ADRESSE : adresse principale ou adresse de recouvrement selon l'option choisie dans la génération de l'état
• CO_ADRESSE_ETRANGER : contient "X" si l'adresse CO_ADRESSE est à l'étranger (1)
• CO_ADRESSE_NPAI : contient "X" si l'adresse CO_ADRESSE est incorrecte (1)
• CO_SALUTATIONS : "Madame", "Monsieur", "Madame, Monsieur", ...
• CO_EMAIL_APPELS : adresse(s) de messagerie pour la diffusion des appels
• CO_EMAIL_CONVOCATIONS : adresse(s) de messagerie pour la diffusion des convocations d'assemblée
• CO_ADRESSE_LIGNE1 : première ligne de CO_ADRESSE (2)
• CO_ADRESSE_LIGNE2 : deuxième ligne de CO_ADRESSE (2)
• CO_ADRESSE_LIGNE3 : troisième ligne de CO_ADRESSE (2)
• CO_ADRESSE_CODE_POSTAL : code postal extrait de la dernière ligne de CO_ADRESSE (2)
• CO_ADRESSE_VILLE : ville extraite de la dernière ligne de CO_ADRESSE (2)
• CO_ADRESSE_PAYS : pays extrait de la dernière ligne de CO_ADRESSE (2)
• CO_BAT_<code bâtiment> (une colonne par bâtiment) : contient "X" si le copropriétaire possède au moins un lot dans ce bâtiment (3)
• CO_TANTIEMES_<rang clé> (une colonne par clé de répartition) : contient la somme des tantièmes des lots du copropriétaire pour cette clé de répartition

(1) Ces informations proviennent de la fiche du copropriétaire :

(2) Pour les documents, le champ CO_ADRESSE qui est multi-lignes suffit en général. Les 6 champs supplémentaires permettent d' "éclater" cette adresse en plusieurs éléments, ce qui utile pour certaines applications mais pas dans l'exemple décrit dans le présent tutoriel.

(3) Seulement si l'option "gestion multi-bâtiments" est activée pour votre copropriété

Une fois le fichier Excel généré, enregistrez-le sous le dossier de travail de votre mailing, par exemple : "NOTIFICATION PV AG 28-05-2016 - Mailing.xls".

A noter : Bien sûr vous pouvez ajouter dans le fichier Excel généré automatiquement par Coprolib vos propres colonnes, correspondant aux informations individuelles nécessaires pour un mailing donné.

Chapitre 2 : Fusion et publipostage dans Word

Document « modèle »

Il faut tout d'abord préparer un document Word « modèle » dans lequel les informations propres à chaque copropriétaire sont remplacées par un champ de fusion.

Vous pouvez cliquer ici pour télécharger un exemple de document Word « modèle ».

En général vous aurez un ou deux documents « modèles » de base, toujours les mêmes pour tous vos courriers, avec votre mise en page personnelle. Par exemple "MODELE COURRIER.docx".
Copiez ce document « modèle » de base dans le dossier de travail de votre mailing, et renommez-le, par exemple : "NOTIFICATION PV AG 28-05-2016 - Modèle.docx".

Modifiez ce fichier sous Word pour mettre le texte spécifique à ce courrier.
Vous pouvez également ajouter un champ de fusion :

Enregistrez ce fichier dans votre dossier de travail. C'est votre modèle pour ce nouveau mailing.

Fusion et publipostage dans Word

Dans Word, il faut maintenant aller dans le menu de publipostage, et cliquer sur "Sélection des destinataires" et "Utiliser une liste existante" :

Recherchez le fichier "NOTIFICATION PV AG 28-05-2016 - Mailing.xls" de votre dossier de travail dans l'explorateur de fichiers et cliquez sur "Ouvrir".

Suivant la version de Word que vous utilisez, vous aurez une des fenêtres suivantes :

ou :

Vous pouvez ensuite si vous le souhaitez filtrer le fichier Excel en cliquant sur le menu "Modifier la liste des destinataires". Vous pouvez exclure certaines lignes, soit en les cochant/décochant une par une, soit en appliquant une règle de filtrage, par exemple pour exclure les lignes avec adresses incorrectes :

Enfin vous pouvez choisir dans le menu "Terminer et fusionner" et "Modifier des documents individuels" :

>Word fabrique alors un nouveau fichier avec une page par copropriétaire.
Il est encore possible de corriger manuellement certaines pages si nécessaire.
Puis enregistrez ce fichier dans votre dossier de travail, par exemple : "NOTIFICATION PV AG 28-05-2016.docx", et imprimez-le.