Coprolib

L'assemblée est l'organe essentiel de décision de la copropriété. De ce fait la gestion des assemblées est très encadrée par la loi, afin de maintenir un difficile équilibre entre la nécessité de prendre des décisions (pour permettre la gestion, l'entretien et la modernisation des immeubles) et la défense des copropriétaires minoritaires. Il est indispensable de respecter ce cadre de façon à ce que les décisions prises soient applicables et ne puissent être contestées par des copropriétaires pointilleux ou opportunistes. Coprolib' vous aide à préparer votre assemblée depuis l'élaboration de l'ordre du jour et à en suivre le déroulement jusqu'à la diffusion du procès-verbal, dans le respect de la réglementation et avec de nombreuses aides.

Chapitre 1 : Les types d'assemblées

La gestion des assemblées est accessible dans l'onglet "Copropriétaires", via le choix "Assemblées" dans le menu de gauche.

Vous voyez qu'il y a deux listes d'assemblées.

La liste du bas est l'historique des assemblées, que vous pouvez enregistrer pour mémoire, mais qui ne seront pas gérées dans le logiciel. Il est utile d'enregistrer une assemblée dans le passé afin de pouvoir faire référence aux décisions prises par cette assemblée, par exemple le vote d'un budget, la création d'une avance ou l'ouverture de travaux.

Dans la suite de ce tutoriel, nous nous intéresserons uniquement à la première liste, celle des assemblées qui sont gérées de A à Z dans le logiciel.

Cliquez sur le bouton "Préparer une nouvelle assemblée".

Lorsque vous créez une nouvelle assemblée, vous devez spécifier :

• la date, l'heure et le lieu de la réunion (telles qu'ils apparaîtront sur la convocation)
• le type d'assemblée (ordinaire, extraordinaire ou spéciale)

L'assemblée générale ordinaire doit être convoquée tous les ans, dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice, pour approbation des comptes de l'exercice clos et vote du budget prévisionnel de l'exercice suivant, et le cas échéant renouvellement du mandat du syndic et des membres du conseil syndical.

Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée pour toute décision qui ne peut attendre la prochaine assemblée ordinaire.

NB : La loi sur la copropriété ne distingue pas entre assemblée générale "ordinaire" et "extraordinaire" (contrairement aux assemblées d'une société ou d'une association par exemple). Nous reprenons ici une tradition instaurée par les syndics professionnels, qui distinguent l'assemblée annuelle obligatoire ("ordinaire") qui est incluse dans les prestations de gestion courante (cf. arrêté du 19 mars 2010) et les autres assemblées ("extraordinaires") pour lesquelles ils peuvent demander des honoraires de prestations supplémentaires.

Une assemblée spéciale peut être convoquée dans les cas suivants :

• existence de parties communes spéciales à certains copropriétaires (un bâtiment par exemple)
• décisions concernant des dépenses d'entretien et de fonctionnement d'équipements ou services collectifs réparties selon une clé spéciale (seulement si le règlement de copropriété le prévoit)
• circonstances tout à fait particulières définies aux articles 27, 28, 35 et 38 de la loi du 10 juillet 1965

Cette assemblée ne concerne pas tous les copropriétaires, mais seulement les propriétaires des lots ayant des tantièmes dans une catégorie de charges spéciales. Par exemple l'assemblée spéciale décidant de la création d'un syndicat secondaire (article 27) pour le bâtiment A sera basée sur la clé "Charges bâtiment A" (que l'on peut créer par duplication de la clé "Charges générales" en mettant à 0 les tantièmes des lots qui n'appartiennent pas au bâtiment A, par exemple).

Une fois l'assemblée créée, vous pouvez accéder à la page de détails de cette assemblée depuis la liste. Dans cette page de détails, le menu de gauche évolue en fonction de l'état de préparation et d'avancement de l'assemblée, et ce menu de gauche permet d'accéder aux différentes étapes de gestion de l'assemblée ainsi qu'aux états associés :

NB: Pour l'assemblée que vous venez de créer, vous n'avez encore tous les choix dans le menu de gauche tels qu'ils apparaissent dans l'image ci-dessus. Le menu de gauche va s'enrichir au fur et à mesure que vous progresserez dans les étapes (préparation, déroulement et procès-verbal) que nous allons dérouler dans la suite de ce tutoriel.

Chapitre 2 : La préparation de l'assemblée

2.1 - Préparation de l'ordre du jour

La première étape est l'élaboration de l'ordre du jour. C'est une étape fondamentale puisqu'il n'est pas valide de voter sur des questions non portées à l'ordre du jour (cf. article 13 du décret du 17 mars 1967). Il est donc recommandé de travailler en étroite coordination avec le conseil syndical pour cette étape de préparation.

L'ordre du jour comporte plusieurs points (numérotés automatiquement en séquence à partir de 1). Pour chaque point, vous pouvez enregistrer un ou plusieurs projets de résolution, chacun avec une règle de vote. Les projets de résolutions sont numérotés automatiquement en séquence à partir de 1 sous chaque point. De plus vous pouvez saisir un texte d'introduction et/ou un texte de conclusion qui apparaîtront respectivement avant et après les projets de résolution dans la convocation.

Il est possible d'avoir des points sans projets de résolution, ce seront alors des points d'information et de débats, mais a priori sans décision soumise au vote.

Lors de la création de l'assemblée, un point n°1 est créé automatiquement : "Désignation du président de séance, du secrétaire, des scrutateurs", avec 3 projets de résolutions. Ce point ne doit pas être modifié (sauf à ajouter ou enlever des projets de résolution relatifs aux scrutateurs, dont le nombre peut être fixé par le règlement de copropriété), ni supprimé, ni déplacé. En effet le déroulement de l'assemblée doit toujours commencer par ce point (cf. article 15 du décret du 17 mars 1967).

Des modèles sont à votre disposition pour gagner du temps et utiliser les formulations et les règles de vote conformes à la réglementation. Vous pouvez partir d'un modèle standard complet (uniquement dans le cas d'une assemblée ordinaire) ou de l'ordre du jour d'une assemblée précédente. Vous pouvez ensuite modifier, supprimer et déplacer les différents points, ou en ajouter de nouveaux.

Voici un exemple (créé à partir du modèle standard, avec ajout de points pour des travaux spécifiques) :

Il est important de bien préciser la règle de vote.
La plupart des décisions de l'assemblée sont prises à la majorité simple définie à l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, à savoir la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés. On ne compte que les voix exprimées, pas les abstentions.
Il existe d'autres règles de majorité pour certaines décisions identifiées par la loi :

• Majorité absolue (article 25) : majorité des voix de tous les copropriétaires (y compris donc les absents)
• Double majorité (article 26) : majorité en nombre de tous les copropriétaires et des 2/3 des voix de tous les copropriétaires
• Unanimité : ceci ne concerne que quelques décisions exceptionnelles (ex: modification de la répartition des charges ou de la destination de l'immeuble).

Le tableau ci-dessous donne des exemples de décisions pour chaque règle de majorité :

Lors d'un vote, chaque copropriétaire a un nombre de voix proportionnel à la somme des tantièmes de charges générales des lots qu'il possède.
Toutefois, si une résolution concerne une catégorie de charges spéciales (ex: charges d'un bâtiment, charges ascenseur...), il faut ici préciser la clé de répartition concernée et le nombre de voix des copropriétaires sera calculé en fonction des tantièmes de leurs lots pour cette clé de répartition.
C'est le cas dans notre exemple ci-dessus pour le point n° 13 concernant des travaux d'ascenseur.

Attention : le principe de calcul des voix en fonction des tantièmes de charges spéciales n'est pas systématique. Depuis la loi n°2018-1021 du 23 novembre 2018, il s'applique automatiquement dans le cas de travaux relatifs à des parties communes spéciales (cf. dernier alinéa du nouvel article 6-2 de la loi du 10 juillet 1965). Mais dans le cas de travaux d'entretien d'un équipement commun, il faut qu'il soit explicitement prévu dans le règlement de copropriété (cf. dernier alinéa de l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965). Si ce n'est pas le cas, les voix sont toujours calculées selon les tantièmes de charges générales, même pour des résolutions concernant des dépenses qui seront réparties selon une catégorie de charges spéciales...

Cas particulier : si le syndicat est propriétaire d'un ou plusieurs lots, il ne possède aucune voix en assemblée pour ces lots (conformément à l'article 16 de la loi du 10 juillet 1965) et donc le total des voix est inférieur au total des tantièmes.

Il y a également une exception, prévue au 2ème alinéa du I de l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 : si un copropriétaire a plus de la moitié des tantièmes (pour la clé de répartition concernée par la résolution à voter), son nombre de voix est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires (avec un cas particulier pour les copropriétés ne comportant que 2 copropriétaires, cf. article 41-16 de la loi du 10 juillet 1965). Le logiciel effectue automatiquement ce contrôle et la réduction du nombre de voix.

Enfin pour être complet mentionnons une dernière exception : lors d'un vote pour autoriser le syndic à agir en justice pour obtenir la saisie en vue de la vente d'un lot d'un copropriétaire débiteur vis-à-vis du syndicat, la voix de ce copropriétaire n'est pas prise en compte dans le décompte de la majorité et ce copropriétaire ne peut recevoir mandat pour représenter un autre copropriétaire (voir article 19-2 dernier alinéa). Dans la pratique comme ce type de décision est voté à la majorité simple de l'article 24, il n'y a pas lieu de créer une nouvelle règle de majorité, il suffit lors du vote de considérer que le copropriétaire concerné (s'il est présent ou représenté) est abstentionniste, de même que les copropriétaires pour lesquels il a reçu un pouvoir le cas échéant.

2.2 - Préparation de la lettre de convocation

Choisissez la deuxième étape "Convocation" dans le menu de gauche.

Vous pouvez dans cette page :

• lister les pièces jointes à la convocation
• personnaliser la lettre de convocation
• imprimer une liste d'émargement pour la diffusion de la lettre de convocation
• enregistrer la diffusion de la lettre de convocation (ce qui permet de passer à l'étape suivante)

Continuons avec notre exemple :

Le logiciel propose de générer automatiquement deux formulaires, à joindre à la convocation :

• un formulaire de pouvoir, à remplir par les copropriétaires qui ne pourront être présents et souhaitent être représentés par un mandataire
• un formulaire de vote par correspondance, à remplir par les copropriétaires qui ne pourront être présents ni représentés (voir plus loin au § 3.1)

La liste des pièces jointes est initialisée automatiquement à partir du modèle d'ordre du jour utilisé.
Ainsi puisque le modèle d'assemblée générale ordinaire contient l'approbation des comptes de l'exercice clos et le vote du budget prévisionnel, on retrouve automatiquement en pièce jointe les 5 états de clôture (annexes) définis dans le décret du 14 mars 2005 et dans l'arrêté du 14 mars 2005, ainsi que l'état individuel de répartition des comptes des copropriétaires (rendu obligatoire par le décret du 20 avril 2010).
Notez que ces états sont produits automatiquement par le logiciel (voir onglet "Charges courantes" pour l'exercice clos), ce qui facilite grandement la préparation de l'assemblée.
Pour plus de détails sur ces états, voir le tutoriel "La clôture d'exercice".

De même, pour le point 2, la loi impose que le compte-rendu d'activité du conseil syndical soit joint à la convocation.
La liste des pièces jointes obligatoires (selon le contenu de l'ordre du jour) est définie de façon exhaustive dans l'article 11 du décret du 17 mars 1967.

Vous pouvez bien entendu ajouter d'autres pièces jointes à liste (cf. dans notre exemple, les devis de deux entreprises pour le point 12).

La lettre de convocation est générée automatiquement par le logiciel, à partir de l'ordre du jour et des pièces jointes.
Vous pouvez ajouter un mot d'introduction et/ou un mot de conclusion, via le lien "personnaliser la lettre de convocation".
Cette action vous permet aussi de personnaliser la signature, et de faire apparaître ou cacher les consignes relatives aux votes par correspondance et à la participation à distance (si ces options sont activées, voir plus loin au § 3.1).
Pour imprimer la lettre de convocation (au format PDF), cliquez sur l'état "Convocation" dans le menu de gauche :

2.3 - Envoi de la convocation

La convocation est envoyée par le syndic.
A noter : il faut que le mandat de syndic soit valide à la date d'envoi de la convocation, pas nécessairement à la date de l'assemblée. Par exemple, si le mandat de syndic arrive à expiration le 31 mars, une convocation envoyée le 15 mars pour une assemblée tenue le 15 avril est valide.

La loi prévoit 4 exceptions à la règle ci-dessus :

• après mise en demeure infructueuse du syndic, le président du conseil syndical peut convoquer l'assemblée, conformément aux dispositions de l'article 8 du décret du 17 mars 1967
• dans le même cas, et en l'absence de conseil syndical (ou après mise en demeure infructueuse du président du conseil syndical), tout copropriétaire peut faire une requête en référé auprès du président du tribunal judiciaire pour que celui-ci habilite un copropriétaire ou un mandataire de justice à convoquer l'assemblée (cf. article 50 du décret du 17 mars 1967)
• dans tous les cas où le syndicat est dépourvu de syndic (sauf si cette situation résulte d'une absence de décision d'une assemblée appelée à voter sur ce point), tout copropriétaire peut convoquer une assemblée aux fins de nommer un syndic (et a priori uniquement pour ce point), conformément à l'alinéa 4 de l'article 17 de la loi du 10 juillet 1965
• dans le cas d'un syndicat ne comportant que 2 copropriétaires, des règles particulières sont définies à l'article 41-18 de la loi du 10 juillet 1965

La convocation doit être notifiée à tous les copropriétaires (à la date de l'assemblée).
Cette phrase peut paraître simple, mais elle recouvre plusieurs problèmes, le risque étant qu'en cas d'irrégularité un copropriétaire peut demander la nullité de l'assemblée.

Dans la pratique les principales questions qui se posent sont :

• Qui est considéré comme copropriétaire ?
• Qui est le propriétaire actuel ?
• A quelle adresse doit-on envoyer la convocation ?
• Par quels moyens peut-on envoyer la convocation ?
• Quel est le délai de notification de la convocation ?

Important : Un copropriétaire qui n'a pas été convoqué ou qui a été convoqué irrégulièrement peut introduire une action en nullité de l'assemblée (et donc de l'ensemble des décisions de cette assemblée) dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal (voir § 4.3). Il est donc primordial de respecter scrupuleusement les règles relatives à la convocation.

On peut donner les conseils simples suivants :

• Dans la cas où le copropriétaire est un couple marié sous le régime de la communauté de biens, il faut convoquer "Monsieur ou Madame".
• Dans le cas où le copropriétaire est une indivision, il faut convoquer tous les membres de cette indivision, sauf s'ils ont désigné un mandataire commun pour les représenter.
  (A noter : Conformément à l'article 23 de la loi du 10 juillet 1965 et à l'article 61 du décret du 17 mars 1967, si les indivisaires n'arrivent pas à s'entendre, le syndic peut demander la désignation d'un mandataire commun au président du tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble par ministère d'avocat.)
• Il en va de même dans le cas d'un démembrement de la propriété (usufruit et nue-propriété). Depuis le 1er juin 2020, le nu-propriétaire (s'il est unique) est par défaut le mandataire commun.
• Dans le cas particulier d'un bail avec convention d'usufruit au profit d'une personne morale (en général un bailleur social), l'usufruitier est de droit le mandataire commun, conformément à l'article L253-1-1 du Code de la construction et de l'habitation (toutefois il lui faut un mandat exprès des nus-propriétaires pour participer aux votes du (n) de l'article 25 et de l'article 26 hors (c) !).
• Dans le cas où le copropriétaire est une société (ex: SCI), il faut adresser une seule convocation au siège social de la société, ou au gérant de la société à son adresse personnelle s'il en a fait la demande (mais toujours au nom de la société c/o le gérant !).
• Dans le cas où le copropriétaire est une société d'attribution (cas de mise en copropriété après construction de l'immeuble), il faut adresser une convocation au gérant de la société, et une convocation à chacun des associés (même s'ils n'ont que la jouissance de leur lot et n'en sont pas encore effectivement copropriétaires, ce sont eux qui voteront en assemblée !).
• La convocation doit être adressée au dernier propriétaire connu par le syndic. Les mutations (ventes, successions...) sont notifiées au syndic par le notaire.
• La convocation doit être adressée à la dernière adresse connue. Il est de la responsabilité du copropriétaire d'indiquer un changement d'adresse au syndic.
• Conformément à l'article 9 du décret du 17 mars 1967, le délai minimum de notification est de 21 jours (à compter du lendemain de la date de première présentation en cas de recommandé ou de la date d'émargement), sauf en cas d'urgence (l'urgence doit être justifiée par l'intérêt collectif, elle n'a pas à être justifiée a priori, mais elle devra l'être en cas de contestation).

Le courrier adressé à chaque copropriétaire contient : la lettre de convocation (fichier PDF fourni par le logiciel), un formulaire de pouvoir et un formulaire de vote par correspondance (également fournis par le logiciel), et les pièces jointes (fichiers non générés par le logiciel, mais que vous pouvez néanmoins attacher à la liste des pièces jointes).

Ce courrier doit être envoyé par courrier recommandé avec avis de réception (LRAR), par lettre recommandée électronique (LRE, depuis le 24 octobre 2015, cf. article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, sous réserve que le copropriétaire destinataire ait donné son accord préalable, cf. articles 64 à 64-4 du décret du 17 mars 1967) (*) ou remis contre émargement.
La solution de l'émargement est bien entendu plus économique et peut donc être préférée pour les copropriétaires occupant l'immeuble. C'est pourquoi le logiciel offre la possibilité d'imprimer cette liste (lien "imprimer la feuille d'émargement"). Attention toutefois à vous y prendre assez tôt pour la distribution manuelle, de façon à pouvoir respecter le délai de 21 jours s'il y a besoin d'envoyer la convocation en recommandé avec avis de réception aux copropriétaires qui n'auront pas émargé.

(*) Depuis le 4 juillet 2020, la LRE peut être remplacée par "tout procédé électronique mis en œuvre par l'intermédiaire d'un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l'intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications, dans les conditions prévues aux articles 64-5 à 64-9 du décret du 17 mars 1967".

Le logiciel vous permet également de générer un fichier de publipostage compatible avec le format défini par la société Athome ou par la société AR24, qui permet de combiner les envois par courrier recommandé postal et par LRE ou avis électronique.

Depuis le 29 juin 2019, il est possible de mettre en ligne les pièces jointes à la convocation dans un espace en ligne sécurisé (l'espace collaboratif de Coprolib') et d'en informer les copropriétaires dans la lettre de convocation. Dans ce cas la lettre de convocation seule (sans les pièces jointes) peut être adressée aux copropriétaires ayant donné leur accord préalable conformément à l'article 64-1 du décret du 17 mars 1967.

A noter : Dans le cas où l'immeuble ou le groupe d'immeubles comporte une association de locataires, vous devez informer les représentants (3 maximum) désignés par cette association de la tenue de l'assemblée, en leur communiquant la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour, par lettre recommandée avec avis de réception, conformément aux dispositions de l'article 44 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986. Vous pouvez pour cela partir de la lettre de convocation générée par Coprolib' (pour les copropriétaires) et l'adapter. Ces représentants peuvent assister à l'assemblée générale, mais ne prennent pas part aux votes.

Important : Il faut enregistrer la date de d'envoi de la convocation dans le logiciel pour pouvoir passer à l'étape suivante le jour de la réunion (ou pour démarrer une simulation, voir plus loin).

Une fois la convocation envoyée, il n'est plus possible de modifier l'ordre du jour, ni la liste des pièces jointes, ni la date, l'heure ou le lieu de la réunion. Si toutefois vous êtes amené à devoir faire une telle modification, il vous faudra au préalable annuler l'envoi de la convocation. Mais dans ce cas il est préférable d'annuler l'assemblée elle-même (voir plus loin au § 2.8) et de préparer une nouvelle assemblée, en initialisant l'ordre du jour de la nouvelle assemblée à partir de celui de l'assemblée annulée (voir § 2.1).

2.4 - Préparation de la feuille de présence

En cliquant sur "Présence" dans le menu de gauche, vous arrivez sur une page où vous ne pouvez pour l'instant saisir aucune information. En effet l'enregistrement des présences ne se fera que le jour de l'assemblée (voir plus loin au § 3.1). Vous avez néanmoins un certain nombre d'actions possibles pour préparer l'assemblée :

Avant l'assemblée, il faut imprimer une feuille de présence qui servira à recevoir les signature des membres de l'assemblée le jour venu.

Coprolib' génère automatiquement ce document au format PDF. Pour l'obtenir, cliquez sur "Feuille de présence" sous "Etats" dans le menu de gauche.

Cet état contient plusieurs feuilles :

• feuille de présence (pour signature des copropriétaires ou de leurs représentants)
• récapitulatif (pour signature par le président de séance, le secrétaire et le scrutateurs)
• tantièmes par copropriétaire et clé de répartition (pour information, si pendant la réunion il y a des questions sur le nombre de voix des copropriétaires)
• une aide qui reprend les extraits des textes de loi relatifs aux assemblées (articles 22 à 26 de la loi du 10 juillet 1965) pour pouvoir expliquer et éventuellement couper court à certaines discussions pendant la réunion

La première feuille (feuille de présence proprement dite) fait apparaître pour chaque copropriétaire la liste de ses lots et pour chaque lot les tantièmes de charges générales (qui déterminent le nombre de voix du copropriétaire).

Si certains points de l'ordre du jour doivent être votés avec un nombre de voix en fonction d'une autre clé de répartition (ex: les travaux d'ascenseur dans notre exemple), il est utile de faire apparaître aussi les tantièmes (et donc le nombre de voix) dans cette clé de répartition. L'action "Configurer la mise en page de la feuille de présence" permet de choisir quelles clés de répartition apparaissent sur la feuille de présence (une colonne par clé).

A noter : En règle générale, le nombre de voix est égal au nombre de tantièmes. Il y a toutefois une exception, prévue à l'article 22 : si un copropriétaire a plus de la moitié des tantièmes, son nombre de voix est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. Le logiciel effectue automatiquement ce contrôle et la réduction du nombre de voix, et le cas échéant fait figurer cette information dans la feuille de présence.

Cas particulier de la règle ci-dessus : Dans le cas où il n'y a que 2 copropriétaires, la règle de l'article 22 implique que ces 2 copropriétaires ont le même nombre de voix, et donc que toute décision ne pourra être prise qu'à l'unanimité !

2.5 - Préparation des bulletins de vote

Pendant l'assemblée, les votes sont nominatifs. En général le décompte des votes est simple car il y a peu de votants "contre" ou d'abstention. Donc on peut en général se contenter d'un vote à main levée. Toutefois dans le cas d'un scrutin "serré" (et d'un nombre de membres important), il peut être préférable de procéder à un vote par bulletin.

Coprolib' vous permet d'imprimer des bulletins de vote nominatifs : une planche par copropriétaire (avec 6, 8, 10, 12 ou 14 bulletins par planche).

2.6 - Préparation des pouvoirs pour gérer les départs

Coprolib' vous propose un modèle de pouvoir à faire remplir en cas de départ pendant la réunion (voir § 3.6). Ce modèle est un peu différent de celui joint à la convocation. Nous vous recommandons d'en imprimer quelques exemplaires avant la réunion.

Cliquez sur "modèle de pouvoir en cas de départ" dans le bloc "Préparation de la feuille de présence" pour télécharger ce document (au format PDF).

2.7 - Feuille de présence au format Excel

Vous devez anticiper le fait que vous ne disposerez pas forcément d'une connexion Internet sur le lieu de l'assemblée le jour venu. Dans ce cas vous ne pourrez pas enregistrer les informations (présences, résolutions, votes) directement dans Coprolib' pendant l'assemblée. Coprolib' vous offre une solution alternative, sous la forme d'un fichier Excel dans lequel vous pourrez saisir toutes ces informations (en mode "déconnecté"). Cliquez sur "télécharger la feuille de présence au format Excel" pour récupérer ce fichier sur votre ordinateur.

Ce fichier est identique à la feuille de présence (au format PDF) que nous avons vue ci-dessus, avec deux exceptions :

• il est possible de saisir interactivement les présences dans la feuille "Voix"
• il y a une feuille supplémentaire par projet de résolution à l'ordre du jour, pour enregistrer le texte de la résolution et les votes des copropriétaires présents ou représentés

Nous verrons en détail le mode d'emploi de ce fichier Excel au chapitre suivant (voir § 3.9)

Attention : Cette option n'est pas disponible pendant la période d'essai gratuit.

2.8 - Annulation d'une assemblée

A tout moment après l'envoi de la convocation et avant l'ouverture de séance, vous pouvez annuler l'assemblée. Le logiciel vous demandera de saisir le motif d'annulation et une date (facultative). Vous pourrez alors éditer un procès-verbal de carence, via le menu des états PDF "Procès-verbal".

Cela correspond aux différentes situations où l'assemblée n'est plus en mesure de se tenir à la date/heure prévue ou dans le lieu prévu.

Cela peut arriver aussi de façon exceptionnelle quand aucun copropriétaire n'est présent ou représenté !

Dans ces différents cas, vous annulez l'assemblée, diffusez pour information un procès-verbal de carence (par courrier simple ou par courriel), et préparez une nouvelle assemblée que vous pouvez initialiser à partir de l'ordre du jour de l'assemblée annulée (voir § 2.1).

Attention : cette nouvelle assemblée nécessite une nouvelle convocation qui doit respecter les mêmes délais et modalités que toute convocation. Par contre il n'est pas forcément nécessaire de joindre à cette nouvelle convocation les pièces qui étaient jointes à la première si l'ordre du jour est inchangé et les pièces toujours valides, puisque les copropriétaires en ont déjà été notifiés (sauf bien entendu en cas de mutation intervenue entretemps, auquel cas il faut notifier toutes les pièces jointes au nouveau copropriétaire...).

Chapitre 3 : La tenue de l'assemblée

3.1 - Enregistrement des présences et des mandats

Au fur et à mesure de l'arrivée des membres de l'assemblée, ceux-ci doivent signer la feuille de présence (voir § 2.4 ci-dessus). Dans le cas où un copropriétaire est représenté par un mandataire, celui-ci doit fournir le pouvoir signé (à archiver avec la feuille de présence) et indiquer son nom et son adresse à côté de sa signature sur la feuille de présence.

NB: S'il a été prévu des bulletins de vote nominatifs (voir § 2.5 ci-dessus), ceux-ci sont remis aux membres de l'assemblée au moment où ils signent la feuille de présence.

Dans Coprolib', on saisit les présences et les pouvoirs :

Pour un copropriétaire présent, on coche la case dans la colonne "Présent" et on peut choisir le représentant dans la colonne "Représentant". Cela peut être utile si le copropriétaire n'est pas une personne seule, mais un couple marié, une indivision ou une société par exemple. Cela suppose qu'on ait renseigné les informations des différentes personnes associées à ce copropriétaire. Dans ce cas on sélectionne la personne qui est présente le jour de l'assemblée.

Pour un copropriétaire absent mais ayant fourni un pouvoir en règle, on coche la case dans la colonne "Pouvoir" et on doit choisir le représentant dans la colonne "Représentant". Ce représentant peut être un des copropriétaires (auquel cas on le sélectionne dans la liste déroulante) ou une personne extérieure à la copropriété (auquel cas on clique sur l'icône d'aide à droite de la liste déroulante et on saisit les nom, prénom et adresse du mandataire).

L'article 22 stipule que le syndic ne peut pas être mandataire. Le logiciel effectue ce contrôle.

De plus l'article 22 énonce une règle pour éviter qu'une personne cumule trop de mandats. Le logiciel effectue également ce contrôle, en vous demandant confirmation au-delà de 3 mandats reçus. L'icône d'aide en haut de la colonne "Représentant" permet d'accéder à un état Excel de contrôle détaillé du nombre de pouvoirs reçus par mandataire.

Pour les copropriétaires absents non représentés, on coche la case dans la colonne "Absent". Ou plus simplement une fois que tous les présents et représentés ont été enregistrés, on clique sur l'action "Compléter" au-dessus de la colonne "Absent", ce qui a pour effet de cocher la case "Absent" pour tous les autres copropriétaires.

NB: Il n'y a pas de quorum pour tenir une assemblée. Il suffit qu'au moins un copropriétaire soit présent ou représenté. En fait dans la pratique il en faut au moins 2, car le syndic est en général présent et il faut aussi un président de séance (qui doit être un des copropriétaires, mais qui ne peut pas être le syndic, cf. article 22 et § 3.2 ci-dessous).

Pouvoirs avec mandataire non désigné (pouvoirs "en blanc")

Si un copropriétaire a donné un pouvoir "en blanc" (c'est-à-dire sans mandataire désigné), le syndic n'a pas le droit d'attribuer ce pouvoir. Les pouvoirs en blanc sont distribués par le président du conseil syndical, ou à défaut par un membre du conseil syndical, avant le début de la réunion, ou par le président de séance une fois qu'il a été désigné.

Depuis le 29 juin 2019, ces règles sont stipulées dans l'article 15-1 du décret du 17 mars 1967 mais elles étaient déjà bien établies depuis longtemps par la jurisprudence.

Dans le cas où le pouvoir en blanc est distribué par le président (ou un membre) du conseil syndical, cochez la case "Pouvoir" dans le tableau d'enregistrement des présences, puis sélectionnez "<pouvoir en blanc>" dans la colonne "Représentant" et sélectionnez le représentant désigné par le président (ou le membre) du conseil syndical.

Dans le cas où le pouvoir en blanc est distribué par le président de séance, cochez la case "Absent" dans le tableau d'enregistrement des présences, puis vous enregistrerez un mouvement d'arrivée après avoir ouvert la réunion et voté la première résolution qui désigne le président de séance. En effet dans ce cas le copropriétaire est considéré comme absent en début de réunion (tant que le président de séance n'a pas été désigné).

Votes par correspondance

Depuis le 25 novembre 2018, les copropriétaires ont la possibilité de voter par correspondance, conformément à l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965. Pour cela ils doivent faire parvenir au syndic (éventuellement par courriel) un formulaire rempli avec leurs consignes de vote et signé, au moins 3 jours francs avant la date de la réunion. Un arrêté du 2 juillet 2020 définit le format de ce formulaire et les mentions devant obligatoirement y figurer.

Important : A titre dérogatoire, même avant la parution de l'arrêté d'application cité ci-dessus, le vote par correspondance est autorisé pour les assemblées tenues pendant la période du 1er juin 2020 au 1er juillet 2021, conformément aux dispositions des articles 22-2 et 22-3 de l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020.

Coprolib' propose de pré-enregistrer les votes par correspondance avant le jour de la réunion :

Lors du pré-enregistrement, vous saisissez sur chaque résolution le vote indiqué par le copropriétaire ("pour", "contre" ou "abstention"). Une colonne particulière permet d'indiquer que le vote est nul sur une résolution (à utiliser si le copropriétaire n'a coché aucune case ou bien a coché plusieurs cases sur la même ligne) ; dans ce cas le copropriétaire sera considéré comme défaillant pour cette résolution.

Les votes pré-enregistrés seront utilisés pour pré-remplir le formulaire d'enregistrement des votes d'une résolution lors du déroulement de la réunion, et ils pourront éventuellement être modifiés à ce moment-là (voir § 3.4).

Le jour de la réunion, vous pouvez aussi cocher la case "Présent" dans le tableau d'enregistrement des présences, puis sélectionner "<vote par correspondance>" dans la colonne "Représentant".

Ces copropriétaires seront considérés comme présents pour toute la réunion. Et ils seront repérés par une icône particulière  dans le tableau des présences et dans les formulaire d'enregistrement des votes (voir § 3.4).

NB: Pour les copropriétaires concernés, il n'y a pas de signature sur la feuille de présence, mais à la place une mention manuscrite indiquant la date de réception du formulaire de vote.

NB (dispositions applicables à partir du 1er juin 2020) : Si une résolution non prévue à l'ordre du jour est ajoutée lors de la réunion (ce qui est un motif de contestation possible) ou si le texte d'une résolution est modifié par rapport à celui figurant dans la convocation, les copropriétaires ayant voté par correspondance devront être considérés comme "défaillants" (donc ayant la possibilité de contester cette décision dans le délai prévu à l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965) et il ne sera pas tenu compte de leur vote pour cette résolution. Une case à cocher permet de traiter ce cas dans le formulaire d'enregistrement des votes (voir § 3.4).

Participation par un moyen de communication électronique

Depuis le 29 juin 2019, il est possible pour un copropriétaire de participer à une assemblée sans être présent physiquement, par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique, à condition que ces moyens aient été autorisés par une assemblée générale et que le copropriétaire ait informé le syndic de l'utilisation de ces moyens au moins 3 jours avant la date de la réunion (voir l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 et les articles 13-1, 13-2 et 14 du décret du 17 mars 1967). Dans ce cas il n'y a pas de signature sur la feuille de présence, mais à la place une mention manuscrite indiquant le mode de présence virtuelle. Cochez la case "Présence virtuelle" dans la page d'enregistrement des présences. Ces copropriétaires seront repérés par une icône particulière  dans le tableau des présences et dans les formulaire d'enregistrement des votes (voir § 3.4).

De plus, et indépendamment de la communication audio et/ou vidéo, les copropriétaires participant à distance peuvent se connecter à Coprolib' via l'espace collaboratif et rejoindre la réunion pour participer aux votes (voir § 3.5).

Important : A titre dérogatoire, en l'absence d'autorisation par une assemblée précédente, la participation par un moyen de communication électronique choisi par le syndic est autorisée pour les assemblées tenues pendant la période du 1er juin 2020 au 1er juillet 2021, conformément aux dispositions de l'article 22-5 de l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020.
Dans ce cas il faut cocher la case correspondant à cette option dans le formulaire des informations de l'assemblée :

Dans ce formulaire, une autre option permet de tenir les assemblées sans aucune présence physique, conformément aux dispositions des articles 22-2 et 22-3 de l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 applicables aux assemblées tenues pendant la période du 1er juin 2020 au 1er juillet 2021. Dans ce cas aucun lieu de réunion n'est indiqué dans la convocation et un délai de 8 jours est accordé pour la signature du procès-verbal (voir § 4.2).

3.2 - Début de séance

Une fois les présences enregistrées et l'heure venue, il faut ouvrir la séance. Dans Coprolib' on choisit "Réunion" dans le menu de gauche, on clique sur "ouvrir la séance" et on saisit l'heure de début de réunion. Une fois la séance ouverte, il n'est plus possible de modifier les présences. Toutefois tant qu'on n'a pas voté le premier point de l'ordre du jour, il est possible d'annuler l'ouverture de séance pour apporter une correction à la feuille de présence. Par contre en cas de départ ou d'arrivée d'un membre de l'assemblée après le vote du premier point, il faut passer par la procédure décrite au § 3.6 ci-dessous.

Le fait d'ouvrir la séance fait apparaître 2 nouveaux choix dans le menu de gauche : votes et procès-verbal.

Le premier point de l'ordre du jour est systématiquement : désignation du président de séance, du secrétaire et des scrutateurs.
Il doit être voté en plusieurs résolutions :
- désignation du président de séance,
- désignation du secrétaire de séance,
- désignation des scrutateurs (une résolution pour chaque candidat).
Par défaut le secrétaire est le syndic (cf. article 15 du décret du 17 mars 1967). Il n'y a donc lieu de voter que s'il y a un autre candidat pour cette fonction. Dans ce cas il faut d'abord mettre au vote une résolution désignant le syndic comme secrétaire (s'il est candidat), et si cette résolution est rejetée voter une deuxième résolution désignant l'autre candidat comme secrétaire.
Le syndic et ses proches (conjoint, descendants, etc., voir la liste complète à l'article 22) ne peuvent pas être président de séance.
La désignation de scrutateur(s) n'est pas obligatoire, sauf stipulations particulières du règlement de copropriété.
D'après la jurisprudence, les fonctions de secrétaire (si autre que le syndic), de président et de scrutateur ne peuvent être tenues que par un copropriétaire, même si la loi n'est pas explicite à ce sujet. Suite à un arrêt de la Cour de Cassation du 13 novembre 2013, elle ne peuvent être tenues par le représentant d'un copropriétaire. Cet arrêt s'appuie sur l'article 22 qui autorise un copropriétaire à déléguer son droit de vote à un mandataire, mais pas les autres droits du copropriétaire (dont celui d'avoir une fonction en assemblée).
Enfin une même personne ne peut pas cumuler plusieurs de ces fonctions.

NB: La jurisprudence récente est plus tolérante vis-à-vis de la fonction de secrétaire de séance (quand ce n'est pas le syndic), et semble vouloir autoriser toute personne à cette fonction, même non copropriétaire ni mandataire. Attention toutefois à vérifier s'il y a des restrictions prévues dans le règlement de copropriété sur ce sujet. Dans tous les cas cette fonction reste non cumulable avec la fonction de président ou de scrutateur.

NB: Dans le cas particulier où l'assemblée est tenue sans aucune présence physique et seulement via le vote par correspondance, conformément aux dispositions des articles 22-2 et 22-3 de l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 :
- Il n'y a pas de vote pour le président de séance. Le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance. Il faudra simplement noter dans le procès-verbal le nom du président de séance désigné conformément à ces dispositions.
- Le secrétaire de séance est par défaut le syndic. Il n'y a pas de vote pour le secrétaire de séance, sauf si le syndic ne souhaite pas exercer cette fonction ou si le conseil syndical demande à ce qu'une autre personne soit candidate pour cette fonction. Dans ce cas il faut que la personne candidate soit identifiée nominativement dans le projet de résolution.
- Il n'y a de vote pour un ou plusieurs scrutateurs que si cette désignation est obligatoire conformément au règlement de copropriété. Dans ce cas il faut que les personnes candidates soient identifiées nominativement dans le projet de résolution.

Important : Le non-respect des prescriptions de la loi ou du règlement de copropriété concernant la désignation du président de séance, du secrétaire et/ou des scrutateurs est une cause d'annulation de l'assemblée (et donc de toutes les décision prises dans cette assemblée !). Il faut donc être très vigilant sur ce point.

3.3 - Déroulement de l'ordre du jour

On traite ensuite chaque point de l'ordre du jour, dans l'ordre.

Pour chaque point on peut saisir 0, 1 ou plusieurs résolutions et pour chaque résolution des votes (voir ci-après). Les textes de résolution sont pré-remplis à partir des projets de résolution saisis dans l'ordre du jour, mais ils peuvent ici être modifiés.

Il n'est pas possible d'ajouter des points à l'ordre du jour. Par contre il est possible d'en "sauter".

Il est également possible de modifier l'ordre dans lequel les points sont traités. Par exemple le copropriétaire M. Martin doit quitter la réunion au plus tard à 22:00 et demande à ce que le point n° 14 concernant l'autorisation d'effectuer des travaux dans ses parties privatives soit traité plus tôt, avant son départ. Dans ce cas le président de séance doit demander à l'assemblée de voter cette modification (à la majorité simple, article 24). On enregistre cette nouvelle résolution à la fin du point en cours de traitement. Puis on utilise les flèches à droite de chaque ligne pour déplacer le point concerné vers le haut.

En cliquant sur un point à partir de la page "Réunion" (voir écran ci-dessus), on accède directement à ce point dans la page "Votes".

Dans la page "Votes", on passe d'un point à l'autre par les liens "Précédent" et "Suivant" :

Si on sort de la page "Votes" et qu'on clique à nouveau sur "Votes" dans le menu de gauche, on revient au dernier point traité.

Enfin si on s'aperçoit d'une erreur, on peut revenir à un point déjà traité et cliquer sur l'action "ré-ouvrir ce point". Il sera alors possible de modifier ce point (en ajoutant une résolution par exemple, ou en modifiant un vote). Il faudra alors re-parcourir les points suivants (sans apporter de modification, simplement en cliquant sur le lien "Suivant") pour qu'ils soient à nouveau considérés comme traités.

NB: S'il s'agit juste de modifier le texte d'une résolution, il n'est pas nécessaire de ré-ouvrir le point. Dans ce cas l'action "Modifier" suffit.

3.4 - Saisie des résolutions et votes

Pour chaque point de l'ordre du jour, on peut saisir un commentaire d'introduction et un commentaire de conclusion, qui résument les exposés et les débats et contiennent les réserves exprimées par les copropriétaires opposants. Ces commentaires figureront dans le procès-verbal, respectivement avant et après les résolutions relatives à ce point.

Pour chaque point de l'ordre du jour, on peut saisir 0, 1 ou plusieurs résolutions.

S'il y a plusieurs décisions à prendre, il est préférable de les décomposer en plusieurs résolutions. Par exemple pour l'élection des membres du conseil syndical, on aura une résolution pour chaque candidat. Pour des travaux ou des marchés, on aura une première résolution pour le choix du fournisseur ; et on pourra avoir une résolution séparée pour le budget et le financement des travaux.

Pour chaque résolution, on saisit le libellé de la résolution (il faut être précis). S'il y avait un projet de résolution, on part de ce texte, mais on peut l'adapter, en fonction de ce qui est discuté lors de la réunion.

Puis on enregistre les votes des membres de l'assemblée. On a un tableau avec une ligne par copropriétaire présent ou représenté. En général, pour être efficace, on demande "qui vote contre ?" et coche les cases dans la colonne "Contre" ; puis on demande "qui s'abstient ?" et on coche les cases dans la colonne "Abstention" ; et pour terminer on clique sur l'action "Compléter" au-dessus de la colonne "Pour", ce qui a pour effet de cocher la case dans cette colonne pour les autres copropriétaires.

A noter : si une personne représente plusieurs copropriétaires, elle vote indépendamment pour chacun de ces copropriétaires. Dans notre exemple, M. Cohen peut voter "Pour" en son nom propre, mais il pourrait voter "Contre" en tant que représentant de M. et Mme Deschamps (en fonction des consignes de vote qui lui ont été données par le mandant).

Le logiciel effectue en temps réel le calcul du résultat et l'affiche au-dessus du tableau ("POUR" en vert ou "CONTRE" en rouge) :

Cas particulier : Résolution multi-candidats

Dans le cas d'une mise en concurrence entre plusieurs candidats (par exemple pour des travaux, ou pour le mandat de syndic), on coche la case "Votes multiples pour mise en concurrence (un vote par candidat)". Il y aura alors un vote pour chaque candidat, et on retiendra le candidat qui a obtenu le plus de voix avec la majorité requise.

Cas particulier : Votants par correspondance considérés comme défaillants

Dans le cas où la résolution n'était pas prévue à l'ordre du jour ou si le texte en a été modifié par rapport à celui figurant dans la convocation, on coche la case "Copropriétaires votant par correspondance considérés comme défaillants". Dans ce cas les copropriétaires votant par correspondance ne participent pas au vote et la ligne correspondante est grisée dans le tableau d'enregistrement des votes. De plus ces copropriétaires apparaissent avec une mention particulière sous le résultat de la résolution dans le procès-verbal (cf. article 17 du décret du 17 mars 1967).

NB: L'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, si on le prend au pied de la lettre, ne conduit à considérer comme défaillants que les copropriétaires ayant voté "pour" la résolution concernée. Il nous semble plus logique de considérer comme défaillants tous les copropriétaires ayant voté par correspondance (en particulier dans le cas d'une résolution ajoutée lors de la réunion) ; toutefois si vous souhaitez appliquer le texte de loi littéralement, vous ne devez pas cocher cette option globale, mais marquer individuellement comme défaillant chaque copropriétaire ayant voté "pour" (voir ci-dessous).

Il est également possible d'indiquer qu'un copropriétaire votant par correspondance doit être considéré comme "défaillant" individuellement (par exemple s'il n'a pas rempli correctement le formulaire de vote pour cette résolution).

Cas particulier : Articles 25-1 et 26-1

Dans le cas d'un vote à la majorité absolue de l'article 25, et conformément aux dispositions de l'article 25-1, si la résolution a été rejetée mais a obtenu au moins 1/3 du total des voix du syndicat, il faut procéder immédiatement à un second vote (de la même résolution), cette fois-ci à la majorité simple de l'article 24.

Coprolib' gère cette règle et vous propose cette action :

Attention : L'article 19 du décret du 17 mars 1967 précise que si le point à voter concerne l'approbation d'un contrat, d'un devis ou d'un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, l'assemblée ne peut procéder à un second vote à la majorité de l'article 24 qu'après avoir voté sur chacune des candidatures à la majorité de l'article 25.

Avant le 1er juin 2020

Au lieu de revoter immédiatement, l'assemblée peut aussi décider (par un vote à la majorité de l'article 24) que la question sera inscrite à l'ordre du jour d'une assemblée ultérieure qui pourra statuer à la majorité de l'article 24, à condition que cette nouvelle assemblée soit convoquée dans un délai de 3 mois après celle où la résolution n'a pas été adoptée. Dans ce cas le délai minimum de convocation de la nouvelle assemblée est réduit à 8 jours (sauf si d'autres questions sont ajoutées à l'ordre du jour de cette nouvelle assemblée) et il n'est pas nécessaire de joindre à la nouvelle convocation toutes les pièces (devis...) qui étaient déjà jointes à la convocation de l'assemblée précédente.

A noter (une petite subtilité) : l'article 25-1 s'applique à toutes les situations décrites dans l'article 25, ou dans d'autres articles faisant explicitement référence à la règle de majorité de l'article 25, mais il ne s'applique pas aux situations décrites dans d'autres articles comme relevant d'une majorité définie de la même façon qu'à l'article 25 mais sans référence explicite à cet article ! Ainsi l'article 25-1 s'applique bien aux cas suivants : seuil de mise en concurrence (Art. 21), adhésion à une union de syndicats (Art. 29). Mais il ne s'applique pas aux cas suivants : scission de copropriété (Art. 28), reconstruction en cas de destruction totale ou partielle (Art. 38).

Depuis le 1er juin 2020

A compter du 1er juin 2020, la possibilité de revote à majorité simple dans une 2ème assemblée disparaît. De plus toutes les décisions relevant de la même majorité que celle de l'article 25 bénéficient de la "passerelle" de l'article 25-1. Enfin la nouvelle rédaction de l'article 25-1 semble indiquer que le 2ème vote immédiat est obligatoire (et pas seulement possible) si les conditions sont réunies.

De la même façon, pour les résolutions votées à la double majorité de l'article 26, et conformément aux dispositions de l'article 26-1, un 2ème vote immédiat a lieu si la résolution a au moins recueilli l'approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. Pour ce 2ème vote on applique la majorité absolue de l'article 25 (mais sans la "passerelle" de l'article 25-1 !).

3.5 - Votes des participants à distance

Indépendamment de la communication audio et/ou vidéo, les copropriétaires participant à distance peuvent se connecter à Coprolib' via l'espace collaboratif et rejoindre la réunion pour participer aux votes :

Un clic sur le lien "Participer aux votes" amène à la page de vote pour l'assemblée en cours, dans laquelle pour l'instant aucune résolution n'est ouverte au vote :

Les participants à distance connectés sont repérés par une icône  au lieu de  dans le tableau des présences et dans les formulaires d'enregistrement des votes.

Dans le formulaire de vote d'une résolution, le secrétaire de séance peut ouvrir le vote à distance et le fermer :

Dans l'intervalle de temps où le vote à distance est ouvert, les participants à distance connectés, après avoir cliqué sur "Rafraîchir cette page", peuvent enregistrer leur(s) vote(s) :

Un participant à distance peut voter pour plusieurs copropriétaires s'il a reçu des pouvoirs. Ces votes sont indépendants.

De son côté, le secrétaire de séance peut rafraîchir le vote à distance pour tenir compte de la saisie par les participants à distance connectés :

Et passer au vote suivant si le vote est complet...

NB: Le secrétaire de séance peut corriger les votes des participants à distance si besoin, par exemple en cas de problème de connexion internet.

3.6 - Enregistrement des mouvements (départs / arrivées) des membres de l'assemblée

Il peut arriver qu'un membre de l'assemblée parte en cours de réunion, ou au contraire qu'un copropriétaire absent en début de réunion arrive en retard, au cours de la réunion.

Il est important d'enregistrer ces mouvements sur la feuille de présence, de façon à prendre en compte les copropriétaires effectivement présents (ou représentés) au moment de chaque vote pour le calcul des résultats.

Si un mouvement de départ n'est pas enregistré (par exemple un copropriétaire qui part sans le signaler), on sera obligé de considérer qu'il est présent jusqu'à la fin de l'assemblée et qu'il a voté dans le même sens que la majorité.

Dans Coprolib' il y a 2 pages dans lesquelles vous pouvez enregistrer les mouvements :

Dans la page "Résolutions et votes"

Dans le déroulement d'un point, on peut enregistrer un mouvement avant l'examen du point, ou après une résolution :

Cette méthode est la plus propre puisqu'elle s'inscrit dans le déroulement naturel de la réunion. De plus un état Excel de contrôle est disponible après chaque mouvement pour vérifier que les règles de cumul des pouvoirs de l'article 22 sont bien respectées (comme c'était le cas dans la page "Présence" pour le contrôle des pouvoirs en début de réunion).

Dans la page "Enregistrement des présences"

On choisit "Présence" dans le menu de gauche et on a accès aux actions "Départ" et "Arrivée" pour chaque copropriétaire :

Les informations relatives à ces mouvements figureront dans le procès-verbal (voir § 4.1).

Dans le cas particulier d'un copropriétaire non présent physiquement mais via un moyen de communication électronique, si un incident technique survient dans la communication, il faut enregistrer un mouvement de départ en cochant la case "Départ dû à un incident technique de communication", de façon à ce que cette information figure dans le procès-verbal conformément à l'article 17 du décret du 17 mars 1967. Si plus tard la communication est rétablie, il faudra enregistrer un mouvement d'arrivée à ce moment-là.

A noter : Dans le cas d'un départ, la personne peut partir en laissant un pouvoir à une autre personne (avec contrôle de la règle de cumul des pouvoirs de l'article 22), auquel cas elle est considérée comme représentée pour la suite de la réunion. Si elle part sans laisser de pouvoir, elle sera considérée comme absente non représentée pour la suite de la réunion. Il est même possible qu'une personne parte et revienne un peu plus tard... Toutes ces situations sont gérées par le logiciel.

Si vous vous apercevez que vous avez oublié de saisir un mouvement en cours de réunion, il faut naviguer via le lien "Précédent" (ou via le menu "Réunion") jusqu'au point pendant lequel a eu lieu le mouvement, puis enregistrer le mouvement au moment concerné (au début du point ou après une résolution). Vous devrez ensuite re-parcourir les résolutions de ce point et des points suivants pour valider les votes en tenant compte de ce mouvement : pour chaque résolution il faudra cliquer sur "Modifier / Voter" et, s'il s'agit d'une arrivée, saisir le vote du nouvel arrivant ; puis enregistrer la résolution et passer au point suivant.

Si vous avez enregistré un mouvement par erreur, vous pouvez annuler cet enregistrement. Le point dans lequel le mouvement était enregistré sera ré-ouvert et vous devrez ensuite re-parcourir les résolutions de ce point et des points suivants pour valider les votes en tenant compte de l'annulation de ce mouvement.

Enfin, si vous constatez une erreur dans la saisie des présences initiales (à partir de la feuille de présence en début de réunion), vous pouvez corriger cette erreur en allant dans le menu "Présence" et en cliquant sur "Corriger" en face du copropriétaire concerné. Si, du fait de cette correction, le copropriétaire passe de "présent ou représenté" à "absent" ou l'inverse, tous les points de l'ordre du jour seront ré-ouverts et vous devrez re-parcourir tous les points et toutes les résolutions pour tenir compte du vote du copropriétaire concerné.

3.7 - Résolutions liées au déroulement de l'assemblée

L'assemblée peut être amenée à prendre des décisions relatives à son déroulement, en dehors de l'ordre du jour. Nous en avons déjà vu un cas : la modification de l'ordre dans lequel sont traités les points de l'ordre du jour (voir § 3.3). Voici d'autres exemples :

• donner à une personne extérieure à la copropriété (et non mandataire) l'autorisation d'assister à la réunion
• changer de lieu en cours de réunion (ex: fermeture de la salle)
• ajourner la réunion et reporter la suite à une autre date/heure (ex: heure tardive et ordre du jour pas épuisé)
• désigner un nouveau secrétaire de séance suite au départ du secrétaire de séance
• désigner un nouveau président de séance suite au départ du président de séance

Toutes ces décisions sont prises à la majorité simple de l'article 24.

Pour les enregistrer, on crée une nouvelle résolution à la fin du point en cours de traitement et on procède comme pour les autres résolutions.

3.8 - Fin de séance

Une fois l'ordre du jour épuisé, le président clôt la séance. Dans Coprolib' on choisit "Réunion" dans le menu de gauche, on clique sur "clore la séance" et on saisit l'heure de fin de réunion. Une fois que la séance est close, il n'est plus possible de créer ou supprimer une résolution, ni de modifier les votes. Par contre, tant que le procès-verbal n'a pas été diffusé (voir § 4.3), il est toujours possible de modifier le texte d'une résolution ainsi que les commentaires d'introduction et de conclusion des différents points. Bien entendu, en cas d'erreur, on peut toujours annuler la clôture de la séance pour apporter les corrections nécessaires, puis clore à nouveau la séance.

Si tous les points n'ont pas été traités, on peut néanmoins clore la séance. Mais il faut au préalable parcourir tous les points (par le lien "Suivant" dans la page "Votes") sans saisir de résolution (on peut saisir un commentaire), jusqu'au dernier.

3.9 - Mode de fonctionnement sans connexion Internet

Dans les paragraphes précédents, nous avons considéré que vous saisissiez les présences, les départs/arrivées, les résolutions et les votes dans Coprolib' pendant la réunion.

Cela suppose que vous disposiez à ce moment-là d'une connexion Internet. Si vous n'avez pas de connexion Internet pendant la réunion, vous devez saisir ces informations au brouillon et les reporter plus tard dans Coprolib' afin de générer le procès-verbal.

Toutefois, pour vous faciliter les choses, Coprolib' vous propose 2 outils :

• un état PDF "Procès-verbal - Minute" (menu de gauche) à imprimer avant la réunion et à remplir de façon manuscrite pendant la réunion
• un outil Excel qui permet de saisir les présences, les départs/arrivées, les résolutions et les votes pendant la réunion, afin de calculer le résultat de chaque vote

Procès-verbal Minute

L'état "Procès-verbal - Minute" a la même structure que le procès-verbal (voir ci-après § 4.1), et reprend les projets de résolution et les commentaires figurant dans l'ordre du jour. Après chaque projet de résolution, la rubrique de présentation des résultats du vote est laissée vide, de façon à pouvoir être remplie manuellement le jour de l'assemblée. L'objectif en effet est de pouvoir imprimer cet état avant l'assemblée, de façon à pouvoir le compléter manuellement le jour de l'assemblée et le faire signer à la fin.

Outil Excel

Attention : L'outil Excel n'est pas disponible pendant la période d'essai gratuit.

Choisissez "Présence" dans le menu de gauche de la page de l'assemblée et cliquez sur l'action "télécharger la feuille de présence au format Excel" (voir § 2.7). Vous récupérez un fichier Excel qui reprend les mêmes informations que la feuille de présence (PDF) mais qui permet en outre l'enregistrement des présences, des résolutions et des votes.

Ce fichier Excel contient (en plus de l'état PDF) une feuille de vote par projet de résolution à l'ordre du jour.

Dans la feuille "Voix", vous enregistrez les présences et les pouvoirs avant le début de séance.
Puis dans chaque feuille de vote, vous saisissez le texte de la résolution et le vote des copropriétaires.
Le calcul des résultats se fait automatiquement via des formules Excel.
En cas de départ/arrivée d'un copropriétaire avant le vote d'une résolution, vous indiquez cette information dans la colonne "Mouvement (avant ce vote)" de la feuille de ce vote.
Dans le cas où une nouvelle résolution est soumise au vote (ou dans le cas d'un deuxième vote de l'article 25-1), il faut dupliquer (copier/coller) la feuille de vote correspondant à la dernière résolution et ajuster l'en-tête de la nouvelle feuille.

Comme vous le voyez, ce mode de fonctionnement est un peu moins ergonomique que la saisie en directe dans Coprolib' ; mais il vous permet néanmoins d'enregistrer toutes les informations nécessaires au procès-verbal (à reporter manuellement dans le procès-verbal minute et à re-saisir plus tard dans Coprolib') et d'effectuer les calculs de voix (en fonction des présences en début de réunion et des mouvements en cours de réunion) et les résultats de votes, ce qui est une aide précieuse pour la tenue de la réunion.

3.9 - Simulation du déroulement d'une assemblée

Toutes les actions que nous avons vues plus haut dans ce chapitre (enregistrement des présences, début de la réunion, saisie des votes et résolutions, ...) ne sont disponibles qu'à partir du jour de l'assemblée.

Toutefois un mode "simulation" est accessible dès que vous avez envoyé la convocation, et vous permet de vous familiariser avec le mode opératoire de ces différentes actions, sans que les résultats soient enregistrés définitivement.

Vous pouvez ainsi dérouler plusieurs scénarios : "et si on doit échanger l'ordre des points 12 et 13..."," et si M. X part en cours de réunion...", "et si je me suis trompé dans la saisie du point 2 alors qu'on en est au point 8...", etc.

Pour activer le mode "simulation", cliquez sur le lien dans le bloc "Enregistrement des présences" :

Vous pouvez à tout moment de la simulation y mettre fin en cliquant sur l'action en haut de page :

Lorsque vous quittez la simulation, les présences et les votes sont effacés, mais vous avez la possibilité de conserver les textes des résolutions et les commentaires que vous avez saisis durant la simulation. Cela peut vous permettre de gagner du temps lorsque vous enregistrerez le déroulement de la réunion en mode "normal" le jour de l'assemblée, si vous préférez partir de cette simulation plutôt que de l'ordre du jour.

Chapitre 4 : Après l'assemblée

4.1 - Génération du procès-verbal

Le contenu du procès-verbal est fixé par la loi (voir article 17 du décret du 17 mars 1967).

Coprolib' produit automatiquement un document PDF qui respecte scrupuleusement ces consignes réglementaires.

Ce document est produit à partir des informations suivantes :

• feuille de présence au début de la réunion
• mouvements (départs / arrivées) des copropriétaires en cours de réunion
• heures de début et de fin de réunion
• commentaires des points de l'ordre du jour
• résolutions et votes des points de l'ordre du jour

Pour obtenir ce document, choisissez "Procès-verbal" dans le menu de gauche. Cliquez sur "Générer le procès-verbal". Vous pourrez finaliser le procès-verbal en ajoutant un mot d'introduction et/ou de conclusion, et en configurant la page de signatures.

Important : Le document PDF généré par le logiciel peut être diffusé tel quel aux copropriétaires (voir § 4.3) pourvu que les noms des signataires soient mentionnés sur la dernière page.

4.2 - Signature du procès-verbal

Vous devez imprimer le procès-verbal et le faire signer par le président de séance, le secrétaire de séance et les éventuels scrutateurs.

Il faut de même faire signer la dernière page de la feuille de présence, après avoir complété manuellement les totaux (nombre de présents ou représentés et nombre de voix).

Important : Avant le 4 juillet 2020, la loi (article 17 du décret du 17 mars 1967) imposait que le procès-verbal soit signé à la fin de la séance. Cela supposait qu'il ait été rédigé pendant la séance, ce que Coprolib' permet de faire comme nous l'avons vu ci-dessus. Mais dans la pratique il est courant que le procès-verbal soit rédigé en partie pendant la séance et en partie le lendemain ou les jours suivants, ce qui peut compliquer l'étape de signature si les signataires ne sont pas tous à la même adresse.

Depuis le 4 juillet 2020, un délai de 8 jours est accordé après la tenue de l'assemblée pour la signature du procès-verbal. Dans tous les cas il faut le faire signer au plus vite.

NB: Ce délai de 8 jours pour la signature du procès-verbal était déjà accordé de façon dérogatoire du 1er juin 2020 au 1er juillet 2021 dans le cas particulier où l'assemblée est tenue sans aucune présence physique, conformément aux dispositions des articles 22-2 et 22-3 de l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020.

4.3 - Diffusion du procès-verbal et délai de contestation

Conformément à l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965, le procès-verbal (sans ses annexes) doit être diffusé par le syndic dans un délai de 1 mois (*) après la date de l'assemblée. Dans la pratique il est recommandé de le faire au plus tôt, de façon à ce que le délai de contestation soit le plus court possible (voir ci-dessous) et que les travaux ou procédures votés ne soient pas retardés. En effet les décisions votées sont applicables, même en cas de contestation, tant qu'elles n'ont pas été invalidées par un jugement ; mais dans la pratique il est recommandé de ne pas démarrer des travaux ou procédures votés tant que ce délai de contestation n'a pas expiré.

(*) Ce délai était de 2 mois jusqu'au 24/11/2018. La loi ELAN, en vigueur depuis le 25/11/2018, a réduit ce délai à 1 mois.

Toujours selon l'article 42, les copropriétaires opposants ou défaillants disposent d'un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal pour contester les décisions de l'assemblée. Le point de départ de ce délai est donc propre à chaque copropriétaire, puisqu'il dépend de la notification faite à chacun.

NB: Pour calculer précisément le délai de contestation, on part du lendemain du jour de la première présentation du recommandé et on ajoute 2 mois en gardant le même quantième (cf. article 641 du Code de procédure civile). Par exemple si le recommandé a été présenté le 27 mai, le délai de contestation court à partir du 28 mai et expire le 29 juillet à 0h00.

L'article 18 du décret du 17 mars 1967 parle bien de "notification". Le seul mode de notification possible (pour les copropriétaires opposants ou défaillants) est donc la lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou la lettre recommandée électronique (LRE) (**), conformément aux articles 64 et 64-2 du décret du 17 mars 1967. Un remise par huissier est aussi possible. Par contre une lettre simple ou même une remise contre émargement n'ont aucune valeur, et le délai de contestation ne court pas tant que la notification n'a pas été faite dans les règles !

(**) Depuis le 4 juillet 2020, la LRE peut être remplacée par "tout procédé électronique mis en œuvre par l'intermédiaire d'un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l'intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications, dans les conditions prévues aux articles 64-5 à 64-9 du décret du 17 mars 1967".

A noter : Pour les autres copropriétaires, une lettre simple (ou un courriel) suffit. Toutefois il est fortement conseillé de notifier le procès-verbal à tous les copropriétaires par LRAR ou LRE, pour éviter tout risque d'erreur.

A noter également, 2 cas particuliers où la loi impose une notification du procès-verbal à tous les copropriétaires :

• dans le cas où l'assemblée n'a pas pu élire de conseil syndical, de façon à ce que tous les copropriétaires en soient informés et puissent éventuellement demander la désignation du conseil syndical par le juge conformément aux dispositions de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965
• dans le cas où l'assemblée a décidé de souscrire à un emprunt collectif, de façon à ce que tous les copropriétaires puissent notifier le syndic dans un délai de 2 mois de leur volonté de participation à cet emprunt, conformément aux dispositions de l'article 26-4 de la loi du 10 juillet 1965

Le logiciel vous permet de générer un fichier de publipostage compatible avec le format défini par la société Athome ou par la société AR24, qui permet de combiner les envois par courrier recommandé postal et par LRE ou avis électronique.

Qu'entend-on par "copropriétaires opposants ou défaillants" ?

• Un copropriétaire "défaillant" est un copropriétaire absent non représenté, même pour une partie de la réunion (ex: un copropriétaire qui arrive après le vote de la première résolution est défaillant).
• Un copropriétaire "opposant" est un copropriétaire qui a voté (ou dont le mandataire a voté) dans le sens opposé à une décision de l'assemblée. Donc dans le cas d'une résolution adoptée (résultat "POUR"), sont opposants les copropriétaires qui ont voté "Contre". Et dans le cas d'une résolution rejetée (résultat "CONTRE"), sont opposants les copropriétaires qui ont voté "Pour".

NB (dispositions applicables à partir du 1er juin 2020) : Sont également considérés comme défaillants les copropriétaires ayant voté par correspondance, dans le cas où ils ont voté favorablement pour une résolution dont le texte a été amendé lors de la réunion, ou si une résolution non prévue à l'ordre du jour a été ajoutée lors de la réunion.

Dans la page "Procès-verbal", Coprolib' vous indique la liste des copropriétaires opposants ou défaillants :

Enfin dans cette même page vous pouvez enregistrer l'envoi du procès-verbal (date de diffusion). Une fois cette date enregistrée, vous ne pouvez plus rien modifier des informations de l'assemblée. Bien entendu, en cas d'erreur, on peut toujours annuler l'envoi du procès-verbal pour apporter les corrections nécessaires, puis le diffuser à nouveau.

4.4 - Archivage du procès-verbal et de ses annexes

Conformément à l'article 33 du décret du 17 mars 1967, vous devez archiver les documents suivants :

• procès-verbal (original signé)
• avis de réception de la notification du procès-verbal
• convocation et avis de réception de la convocation (et feuille d'émargement le cas échéant)
• feuille de présence (signée), pouvoirs (signés) et formulaires de votes par correspondance

Selon ce même article, vous devez transmettre une copie de ces documents à tout copropriétaire qui en fait la demande.
NB: Les frais de délivrance de ces copies peuvent être facturés au copropriétaire demandeur, si cela est prévu dans le contrat du syndic (cf. dernière ligne du § 9.3 du contrat-type).

4.5 - Informations des occupants de l'immeuble

La loi ALUR du 24 mars 2014 a ajouté dans l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 un alinéa concernant les missions du syndic : "assurer l'information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l'assemblée générale, selon des modalités définies par décret".
Le décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015 est venu préciser les modalités de cette information.
Ce décret s’applique aux assemblées générales convoquées à compter du 1er avril 2016.

Conclusion

L'assemblée générale est un moment très important dans la vie de la copropriété. La préparation de l'assemblée et son déroulement suivent des règles très précises. Coprolib' vous assiste et vous permet de gérer au mieux vos assemblées, en automatisant les tâches complexes, en assurant tous les contrôles relatifs à la réglementation et en produisant automatiquement les documents nécessaires.