La procédure de clôture d'exercice implémentée dans Coprolib' respecte scrupuleusement les règles définies dans le décret du 14 mars 2005 et dans l'arrêté du 14 mars 2005.
Elle s'effectue en deux temps : d'abord une génération des écritures non validées et des états, pour contrôle des comptes et soumission à l'approbation de l'assemblée générale ; puis génération définitive et irréversible après approbation des comptes.

Dans un premier chapitre nous présentons les contrôles et actions préliminaires à la clôture d'exercice proprement dite.

Le chapitre 2 décrit les écritures générées par la clôture d'exercice (étape 1 ou 2), avec en particulier les règles liées à la répartition entre les copropriétaires.

Le chapitre 3 décrit les états de clôture fournis par Coprolib' pour contrôle des comptes et soumission à l'AG d'approbation des comptes ou pour information des copropriétaires.

Enfin un dernier chapitre traite de l'approbation des comptes.

Dans ce tutoriel, on désigne par N l'exercice à clore, N-1 étant donc l'exercice précédent, N+1 l'exercice suivant, etc.

Un certain nombre d'actions exceptionnelles décrites dans ce tutoriel nécessitent d'enregistrer des écritures d'opérations diverses. Pour cela il faut aller dans l'onglet "Comptabilité", menu de gauche "Opérations diverses" et enregistrer une nouvelle opération diverse, en saisissant une date, un montant, un libellé et les 2 comptes concernés (débit, crédit).

Chapitre 1 : Préparation de la clôture, contrôles et actions préliminaires

Avant de lancer la clôture d'exercice proprement dite, il y a un certain nombre de contrôles à faire et d'actions à entreprendre.

Affectation des produits

Dans le plan comptable, vous pouvez spécifier si les comptes de produits 713, 714 et 716 (et leurs éventuels sous-comptes) sont affectés aux opérations courantes ou aux opérations exceptionnelles.

Dans les deux cas ces produits seront répartis entre les copropriétaires en clôture d'exercice, mais ils n'apparaîtront pas de la même façon dans les écritures et dans les états :

• les produits courants viendront en diminution des charges courantes (donc comme des "charges négatives") et ils figureront dans l'annexe n°3
• les produits exceptionnels figureront dans l'annexe n°4

Si vous décidez qu'un produit particulier (ex: indemnité d'assurance, résultat d'une procédure en justice) doit venir alimenter un fonds d'avance, plutôt que d'être réparti entre les copropriétaires en clôture d'exercice, il faut enregistrer une opération diverse en débit sur le compte de produits et en crédit sur le compte d'avances (103xxxx).
Mais attention : ce produit sera réparti entre les copropriétaires selon la clé de répartition définie pour cette avance.

De même si un produit doit servir à financer des travaux, il faut enregistrer une opération diverse en débit sur le compte de produits et en crédit sur le compte de provisions de l'opération concernée (102xxx).
Là aussi, attention : ce produit sera réparti entre les copropriétaires selon la clé de répartition "Charges générales".

Transfert des excédents sur un fonds d'avance

L'AG peut décider d'affecter les excédents des opérations courantes de l'exercice à un fonds d'avance. Dans la page de détail d'un exercice (onglet "Charges courantes"), cliquez sur "Modifier ces informations" et cochez la case correspondant à cette option :

Si vous décidez de ne transférer qu'une partie des excédents sur le fonds d'avance, vous pouvez spécifier le montant maximum à transférer. A défaut, si vous ne spécifiez pas de montant maximum, la totalité des excédents sera transférée.

Vous pouvez faire de même pour les excédents de travaux, en cochant cette option pour chaque opération concernée dans la page de détail de l'opération (onglet "Travaux"). Pour plus de détails, voir le tutoriel "Les travaux" (chapitre 8).

A noter : Cette action n'a pas d'effet en cas d'insuffisance sur les opérations courantes de l'exercice, c'est-dire si les charges réalisées sont supérieures aux provisions appelées.
Dans ce cas l'assemblée peut décider de prélever le solde de l'exercice sur un fonds d'avance (si le montant de ce fonds le permet).
On procédera alors à un remboursement (appel de fonds avec un montant négatif) sur le (ou les) fonds d'avance concerné(s) au premier jour de l'exercice N+1.

Attention : Ce transfert ne s'applique qu'aux excédents calculés sur la clé de répartition de l'avance, pas sur l'ensemble des charges courantes de l'exercice (sauf à décocher la case "Transfert uniquement des excédents affectés sur la clé de répartition de l'avance", ce qui n'est pas recommanndé car pas équitable).

Si le budget ou les dépenses sont ventilés sur plusieurs clés de répartition, vous pouvez procéder de deux façons :

• créer un fonds d'avance par clé de répartition et compléter chaque fonds d'avance avec le montant des excédents de l'exercice pour la clé concernée, en créant des appels de fonds à la date de l'AG d'approbation des comptes
• enregistrer un remboursement des copropriétaires (appel de fonds avec un montant négatif), ventilé sur les différentes clés de répartition, et procéder à un appel de fonds (du même montant, mais sur une clé unique) pour alimenter le fonds d'avance, ces deux appels étant exigibles à la date de l'AG d'approbation des comptes

Dans les deux cas, les écritures correspondantes seront générées après la date d'arrêté des comptes de l'exercice N, et il n'en sera donc pas tenu compte dans les états de clôture.

Apurement des comptes copropriétaires vendeurs

Vous pouvez clore le compte d'un copropriétaire vendeur, à condition que le solde de ce compte soit nul.

Le fait de clore le compte d'un copropriétaire permettra de ne plus faire apparaître ce compte à partir de l'exercice N+1. Et de plus cela fera passer ce copropriétaire dans la liste des anciens copropriétaires, et donc il ne "polluera" plus la liste des copropriétaires.

Il peut arriver qu'un copropriétaire ne soit plus propriétaire d'aucun lot à la fin de l'exercice, mais que le solde de son compte ne soit pas nul.
Cela peut être dû à une erreur lors des calculs de mutation (c'était avant l'utilisation de Coprolib', bien entendu !).
Cela peut arriver également dans le cas d'un copropriétaire mauvais payeur, s'il y a une procédure judiciaire en cours ou si le syndic a fait opposition au moment de la vente mais n'a pas été remboursé de la totalité des créances du syndicat.
Dans tous les cas vous souhaitez apurer le compte de ce copropriétaire, mais il faut distinguer plusieurs cas.

Si le solde du compte est positif, transférez ce solde sur le compte "7141003 - Solde de comptes copropriétaires vendeurs" via une écriture d'opération diverse à la date de mutation (ou au plus tard avant la fin de l'exercice N).
Selon le paramétrage du compte 7141003, le solde en clôture d'exercice sera considéré comme un produit exceptionnel ou affecté en diminution des charges courantes.
Mais dans tous les cas il sera réparti entre les copropriétaires à la clôture d'exercice N.

Si le solde du compte est négatif et si cette somme est définitivement perdue (aucune procédure judiciaire en cours, pas d'opposition sur la vente), transférez ce solde sur le compte "677 - Pertes sur créances irrécouvrables" via une écriture d'opération diverse à la date de mutation (ou au plus tard avant la fin de l'exercice N).
En clôture d'exercice N, le solde du compte 677 sera considéré comme une charge exceptionnelle et réparti entre les copropriétaires.

Si le solde du compte est négatif et qu'il y a une chance de récupérer tout ou partie de cette somme (via une procédure judiciaire ou suite à l'opposition sur la vente), transférez ce solde sur le compte "459 - Copropriétaire - créances douteuses" via une écriture d'opération diverse à la date de mutation (ou au plus tard avant la fin de l'exercice N).
S'il s'avère plus tard que cette somme (ou une partie de cette somme) est définitivement perdue, vous la transférerez du compte 459 au compte 677.
Si vous recevez entretemps un règlement (total ou partiel), enregistrez-le via une opération diverse en débit du compte de banque et en crédit du compte 459.
Enfin si vous estimez que tout ou partie de cette somme sera irrécupérable, mais qu'il faudra attendre assez longtemps (au moins l'exercice suivant) pour en avoir la certitude, vous pouvez demander à l'AG de voter une "dotation pour dépréciation sur créance douteuse". Dans ce cas enregistrez une opération diverse au débit du compte 68 et au crédit du compte 491, ce qui entraînera la répartition de cette charge exceptionnelle (compte 68) entre les copropriétaires en clôture d'exercice N ; puis à la fin de la procédure (dans l'exercice N+1 ou N+2), en même temps que l'écriture de transfert du compte 459 au compte 677, enregistrez une reprise de la dotation pour dépréciation sur créance douteuse via une opération diverse au débit du compte 491 et au crédit du compte 78.

Apurement des comptes fournisseurs

Si le compte d'un fournisseur a un solde positif, cela signifie qu'il y a un paiement en attente. Il peut arriver que ce paiement soit abandonné pour différentes raisons (ex: cessation d'activité du fournisseur). Dans ce cas vous pouvez décider d'apurer ce compte en transférant le solde sur le compte "7141004 - Solde de comptes fournisseurs clos" au moyen d'une écriture d'opération diverse à la date de fin de l'exercice N.

De cette façon le solde du compte fournisseur retombera à 0 et il n'y aura pas de report à nouveau sur l'exercice N+1.
Selon le paramétrage du compte 7141004, le solde en clôture d'exercice sera considéré comme un produit exceptionnel ou affecté en diminution des charges courantes.
Mais dans tous les cas il sera réparti entre les copropriétaires à la clôture de l'exercice N.

Vous pouvez faire de même dans le cas d'un compte fournisseur avec un solde négatif. Cela peut arriver si un fournisseur doit de l'argent à la copropriété (avoir, travaux engagés mais non réalisés) mais qu'il ne pourra pas honorer ses engagements (ex: faillite). Dans ce cas il faut transférer ce solde sur le compte "677 - Pertes sur créances irrécouvrables" via une écriture d'opération diverse à la date de fin de l'exercice N.

NB: Comme dans le cas des copropriétaires débiteurs décrit au paragraphe précédent, vous pouvez considérer que tout ou partie de la créance sera récupérée suite à une procédure judiciaire, auquel cas vous laissez ce solde sur le compte du fournisseur (il n'y a pas d'équivalent au compte 459) ; si de plus l'AG décide d'une dotation pour dépréciation sur créance douteuse, vous procéderez comme pour les copropriétaires (voir ci-dessus) mais en passant par le compte 492 au lieu du compte 491.

Apurement des comptes d'attente

Les comptes d'attente (471 et 472) doivent être réservés à des usages très spécifiques (sinistres, gestion des stocks...). Ils ne doivent pas être utilisés comme des "fourre-tout". Et dans tous les cas leur utilisation doit être justifiée point par point en clôture d'exercice (voir plus loin, l'annexe n° 1).

Il peut arriver, suite à la reprise de la comptabilité d'un ancien syndic par exemple, que vous vous trouviez avec un solde non nul sur ces comptes, qui peut parfois dater de très longtemps (reports à nouveau de plusieurs exercices précédents). De ce fait il n'est pas toujours facile de trouver l'explication de ces soldes...

Nous vous engageons néanmoins à soumettre à l'AG un vote sur l'apurement de ces comptes, de façon à repartir sur une situation propre et transparente pour les copropriétaires (et sans surprise pour les nouveaux copropriétaires).

Pour cela si le solde est négatif, transférez-le vers le compte "678 - Charges exceptionnelles" via une écriture d'opération diverse à la date de fin de l'exercice N.
Si le solde est positif, procédez de même à destination du compte "718 - Produits exceptionnels".
Dans les deux cas, ce solde sera réparti entre les copropriétaires en clôture de l'exercice N.

A noter : Si vous avez plusieurs comptes à apurer, ou s'il y a d'autres écritures de charges/produits exceptionnels dans l'exercice, il peut être préférable de créer des sous-comptes des comptes 678 et 718 dans le plan comptable. Cela offrira une meilleure lisibilité dans l'état de cloture Annexe n° 4.

Cas où le syndicat est propriétaire de lots privatifs

Dans ce cas le logiciel gérera automatiquement la répartition des charges affectées (charges courantes, travaux et opérations exceptionnelles) et la régularisation des provisions appelées, en répartissant ces montants sur les autres copropriétaires (selon les tantièmes de charges générales hors lots du syndicat).

De cette façon le solde du compte copropriétaire "SYNDICAT" (4509999) retombera à 0 en clôture d'exercice après répartition.

Toutefois il peut rester des écritures sur ce compte qui ne seront jamais soldées, par exemple des appels de cotisation au fonds de travaux. Il convient donc, avant de procéder à la clôture d'exercice, de transférer ces montants vers un compte de charges (courantes ou exceptionnelles) de façon à les répartir entre les copropriétaires lors de la clôture.
Pour cela il faut :
- créer une clé de répartition "Charges générales (hors lots du syndicat)" en dupliquant la clé "Charges générales" et en excluant les lots appartenant au syndicat
- créer un compte de charges (ex: sous-compte du 677) associé à cette clé
- saisir une écriture d'opération diverse au débit du compte du copropriétaire "SYNDICAT" (4509999) et au crédit du compte de charges créé ci-dessus

Saisie des relevés de compteurs

Afin de pouvoir faire les calculs de répartition des charges liées à la consommation d'eau froide, d'eau chaude ou de chauffage, il faut enregistrer le relevé des compteurs en fin d'exercice. La différence entre les index en fin d'exercice et les index précédents déterminera la consommation de chaque lot et donc la participation (quote-part) de chaque lot aux charges de consommation d'eau.

Pour plus de détails, consultez le tutoriel "Les charges d'eau froide, d'eau chaude et de chauffage".

Clôture des travaux

Le traitement des travaux en clôture d'exercice est différent selon qu'il s'agit de travaux clôturés dans l'exercice ou de travaux non clôturés à la fin de l'exercice (voir chapitre 2).

En conséquence si une opération a été terminée avant la fin de l'exercice, vous devez le déclarer explicitement via l'action "Clore cette opération".

Ouverture de l'exercice suivant

Pour pouvoir clore l'exercice N, il faut que l'exercice N+1 soit ouvert, de façon à y écrire les reports à nouveau (voir chapitre 2).

Il faut également saisir le budget prévisionnel des opérations courantes de l'exercice N+1 de façon à la soumettre au vote de l'AG (voir plus loin, annexe 3).

Il est même recommandé d'ouvrir l'exercice N+2 et de saisir le budget prévisionnel des opérations courantes de l'exercice N+2 de façon à la soumettre au vote de l'AG (voir plus loin, annexe 3)

Chapitre 2 : Arrêté des comptes

La première étape de la clôture d'exercice est l'arrêté des comptes.

Dans l'onglet "Charges courantes", naviguez (précédent/suivant) jusqu'à l'exercice N et cliquez sur le lien "Clore cet exercice" :

Une fois que vous aurez confirmé cette action, les comptes de l'exercice N seront arrêtés et les données de cet exercice ne seront plus modifiables.
Vous pourrez éditer les états de clôture qui seront utilisés pour le contrôle des comptes (avant AG, voir chapitre 3) et qui seront envoyés en pièce jointe avec la convocation d'AG.
Si en contrôlant les comptes vous détectez une erreur ou un besoin d'ajustement, vous pourrez annuler la clôture, modifier les données et lancer à nouveau la clôture.
La clôture ne sera définitive et irréversible qu'après approbation des comptes par l'AG (voir chapitre 4).

L'arrêté des comptes implique un certain nombre d'écritures qui sont décrites ci-après.

En particulier il s'agit de répartir entre les copropriétaires les montants suivants :

• le solde des opérations courantes (provisions - dépenses réalisées)
• le solde des travaux clôturés dans l'exercice (financement - dépenses réalisées)
• les charges et produits exceptionnels de l'exercice

et de reporter sur l'exercice N+1 le solde des opérations pluri-annuelles (travaux non clôturés, emprunts) en passant par le compte 12.

Opérations courantes

Le principe est de répartir entre les copropriétaires le résultat (excédents ou insuffisances) des opérations courantes de l'exercice N.

Ce résultat est calculé comme :

• la somme des provisions appelées sur l'exercice (qu'on retrouve au crédit du compte 701)
• moins la somme des charges courantes réalisées dans l'exercice (sur les comptes de charges courantes 6xxxxxx)
• plus la somme des produits courants réalisés dans l'exercice (sur les comptes de produits 71xxxxx affectés aux opérations courantes)

Plus précisément chacune des écritures utilisées dans le calcul du résultat (appel de fonds, charge, produit) est associée à une clé de répartition.
On calcule donc un sous-résultat pour chaque clé de répartition.
On applique ensuite la clé de répartition (tantièmes par lot) pour chaque sous-résultat et on détermine ainsi un résultat (excédent ou insuffisance) par lot.
Enfin on considère les propriétaires de chaque lot et on en déduit un résultat (excédent ou insuffisance) par copropriétaire.

On génère alors pour chaque copropriétaire une écriture de remboursement des provisions (en crédit) et une écriture d'affectation des charges/produits de l'exercice (en débit).

Il est important de noter que, même si les écritures de répartition portent la date de fin d'exercice, le calcul se fait à la date de l'AG d'approbation des comptes.
Donc on considère les propriétaires des lots à cette date (cf. article 6-2 du décret du 17 mars 1967).
Prenons un exemple : on clôt l'exercice 2019 au 31/12/2019. L'AG d'approbation des comptes est prévue au 15/02/2020. Mais il y a une mutation au 12/01/2020.
Dans les calculs de répartition on prendra bien, pour les lots concernés par cette mutation, le nouveau propriétaire.

Une conséquence de la règle ci-dessus est que, tant que l'AG d'approbation n'a pas eu lieu, si une mutation intervient alors que vous avez déjà arrêté les comptes, vous ne pouvez pas valider cette mutation. Il faut d'abord annuler la clôture d'exercice, valider la nouvelle mutation et relancer la clôture d'exercice de façon à ce que les calculs de répartition tiennent compte de la nouvelle mutation.

Cas particulier : Si l'AG décide d'affecter les excédents des opérations courantes de l'exercice à un fonds d'avance (voir chapitre 1), les calculs ci-dessus seront bien effectués et les écritures de répartition seront bien générées, mais il y aura pour chaque copropriétaire une écriture supplémentaire de transfert du résultat vers le compte d'avances (103xxxx).

Travaux

Voir le tutoriel "Les travaux" (en particulier les chapitres 8 et 9).

Le traitement de chaque opération dépend de la situation de l'opération à la date de fin de l'exercice N.

Si l'opération est clôturée dans l'exercice N, on répartit le solde (excédent ou insuffisance) entre les copropriétaires, selon les mêmes règles que pour les opérations courantes (propriétaires des lots à la date de l'AG d'approbation des comptes). Le solde est calculé comme la différence entre les financements de l'opération (appels de fonds, prélèvement d'un fonds d'avance, emprunt, subvention) et les dépenses réalisées (imputées sur le compte 67xxxx de l'opération). On applique la clé de répartition associée à chaque moyen de financement et à chaque dépense.

Cas particulier : Si l'AG décide d'affecter les excédents d'une opération à un fonds d'avance (voir chapitre 1), les calculs ci-dessus seront bien effectués et les écritures de répartition seront bien générées, mais il y aura pour chaque copropriétaire une écriture supplémentaire de transfert du solde vers le compte d'avances (103xxxx).

Si l'opération n'est pas clôturée dans l'exercice N, on reporte le solde de l'opération (calculé comme ci-dessus) sur le compte 12 à la date de fin de l'exercice N. Puis on reporte ce solde sur le compte 102xxx des provisions de l'opération (ou 712xxx pour les emprunts) à la date de début de l'exercice N+1.

Les opérations dans le premier cas apparaissent dans l'annexe n° 4. Celles dans le deuxième cas apparaissent dans l'annexe n° 5 (avec solde du compte 12 dans l'annexe n° 1). Voir plus loin la description de ces états de clôture.

Emprunts

Voir le tutoriel "Les emprunts" (en particulier le chapitre 4).

Les emprunts affectés en produits exceptionnels sont répartis entre les copropriétaires, avec les mêmes règles que pour les opérations courantes (propriétaires des lots à la date de l'AG d'approbation des comptes) en appliquant la clé de répartition associée à l'emprunt.

Les emprunts non affectés, ou affectés à des travaux non clôturés dans l'exercice N, sont reportés sur le compte 12 à la date de fin de l'exercice N. Puis on les reporte sur le compte 712xxx de l'emprunt à la date de début de l'exercice N+1.

S'il y a un écart entre le remboursement de l'emprunt à l'établissement de crédit (compte 661xxx) et les appels de fonds de remboursement auprès des copropriétaires (compte 704xxx), cet écart est reporté sur le compte 12 à la date de fin de l'exercice N. Puis il est à nouveau reporté sur le compte 704xxx de l'emprunt à la date de début de l'exercice N+1.

Charges et produits exceptionnels

Ces charges et produits sont répartis entre les copropriétaires selon les clés suivantes :

(*) selon le paramétrage de l'affectation des produits dans le plan comptable
(**) cas d'une avance utilisée en produit exceptionnel, voir le tutoriel "Les avances"
(***) cas d'un emprunt affecté en produit exceptionnel, voir le tutoriel "Les emprunts"

Les règles de répartition sont les mêmes que pour le solde des opérations courantes (propriétaires des lots à la date de l'AG d'approbation des comptes).

Reports à nouveau

A la suite de l'arrêté des comptes et des calculs de répartition décrits ci-dessus, Coprolib' génère des écritures de report à nouveau sur les comptes de classe 1, 4 et 5 qui ont un solde non nul à la fin de l'exercice N. Ces écritures sont générées au premier jour de l'exercice N+1, sans contrepartie.

Important : Tant que les comptes de l'exercice ne sont pas approuvés, il n'y a pas d'écriture de report à nouveau sur les comptes des copropriétaires (450xxxx). De ce fait les appels et relevés de comptes copropriétaires ne tiendront pas compte des écritures de répartition. C'est le cas typiquement du premier appel de fonds trimestriel des provisions pour charges courantes de l'exercice N+1. Ce mode de fonctionnement est recommandé par la Commission Relative à la Copropriété (cf. point n°2 de la recommandation CRC n°6) afin de ne pas induire les copropriétaires en erreur en anticipant sur le contrôle des comptes et les décisions de l'AG, et également pour prendre en compte le cas où une nouvelle mutation interviendrait entre l'arrêté des comptes et l'AG d'approbation des comptes.

Ecritures de contre-passation

A la suite de l'arrêté des comptes et des reports à nouveau, Coprolib' génère également des écritures de contre-passation au premier jour de l'exercice N+1, dans les cas suivants :

• débit du compte de charges (6xxxxxx) et crédit du compte 486, pour les dépenses avec charges constatées d'avance
• débit du compte 487 et crédit du compte de produits (71xxxxx), pour les recettes avec produits constatés d'avance
• débit du compte fournisseur (408xxxx) et crédit du compte de charges (6xxxxxx), pour les dépenses correspondant à des factures non parvenues en fin d'exercice N

Pour plus de détails permettant de comprendre ces écritures, nous vous invitons à consulter le tutoriel "Les charges courantes" (voir les cas particuliers décrits au chapitre 6).

Chapitre 3 : Etats réglementaires, information des copropriétaires et contrôle des comptes

La loi définit 6 états réglementaires à joindre à la convocation de l'AG qui approuvera les comptes de l'exercice clos :

• 5 annexes prévues par le décret du 14 mars 2005
• un état individuel de répartition des comptes des copropriétaires prévu à l'article 11 (II - 5°) du décret du 17 mars 1967 (modifié par l'article 7 du décret du 20 avril 2010)

A noter : Dans les états annexes 2 et 3 du premier exercice géré dans Coprolib', les colonnes correspondant à l'exercice précédent sont vides car le logiciel ne dispose pas de ces informations. Si vous souhaitez faire apparaître ces informations, il faut éditer les états au format Excel (changez le format des états dans "Mon compte", "Mes préférences") et les compléter manuellement dans Excel avant de les imprimer.

Coprolib' fournit également 4 autres états qui peuvent être utilisés pour le contrôle des comptes et l'information des copropriétaires :

• un relevé général des dépenses (voir le tutoriel "Les charges courantes")
• le relevé des compteurs d'eau, avec la répartition des charges associées (voir le tutoriel "Les charges d'eau froide, d'eau chaude et de chauffage")
• un décompte individuel par copropriétaire (avec l'appel de régularisation une fois que les comptes de l'exercice clos ont approuvés)
• un état des charges courantes affectées par copropriétaire (avec la quote-part de TVA et de charges récupérables)

Etat financier (annexe n° 1 du décret du 14 mars 2005)

Cet état présente sur une première page une synthèse de la trésorerie (partie haute du tableau) et des créances et dettes du syndicat (partie basse) :

A noter : le compte 12 (en haut à droite) reprend le solde des opérations pluri-annuelles (travaux, emprunts) non clôturées à la fin de l'exercice N (voir plus loin Annexe n° 5).

Une deuxième page présente le détail des comptes copropriétaires, avant et après répartition des excédents/insuffisance en clôture d'exercice.
Ce détail permet de justifier la ligne "45 - Copropriétaires" (créances/dettes après répartition) du tableau principal :

Enfin si les comptes d'attente (471 et 472) ont un solde non nul, le détail de ces comptes est présenté sur une troisième page de cet état.

Compte de gestion générale (annexe n° 2 du décret du 14 mars 2005)

Cet état reprend de façon synthétique (dans un seul tableau assez "monstrueux" mais spécifié ainsi par le décret du 14 mars 2005 !) des informations que l'on retrouve dans l'annexe 3 (pour les opérations courantes) et dans l'annexe 4 (pour les travaux et opérations exceptionnelles clôturés dans l'exercice) :

A noter : Dans cet état on ne reprend aucune information concernant les travaux et opérations exceptionnelles non clôturés dans l'exercice N, même s'il y a eu des appels de fonds ou des charges réalisées dans l'exercice N. Par contre on reprend toutes les informations (provisions et charges) des travaux et opérations exceptionnelles clôturés dans l'exercice N, même si ces écritures sont antérieures à l'exercice N.

Compte de gestion pour opérations courantes (annexe n° 3 du décret du 14 mars 2005)

Cet état permet de :

• comparer le réalisé de l'exercice N au budget prévisionnel de cet exercice
• comparer le réalisé de l'exercice N au réalisé de l'exercice N-1
• présenter le budget de l'exercice N+1 (pour premier vote s'il n'a jamais été voté, ou pour révision)
• présenter le budget de l'exercice N+2 (pour premier vote)

Compte de gestion pour travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles réalisés dans l'exercice clos (annexe n° 4 du décret du 14 mars 2005)

Dans cet état on retrouve uniquement les travaux et opérations exceptionnelles clôturés dans l'exercice N.
On a un groupement par opération, et un sous-groupement par clé de répartition.
Si une opération est pluri-annuelle, on reprend bien tout l'historique, y compris donc les écritures (provisions, charges) antérieures à l'exercice N.

Dans l'exemple ci-dessous, on a une seule opération (diagnostic technique global), dont le budget et les charges sont répartis selon la clé "Charges générales", et dont le solde est à 0 :

A noter : La colonne "Dépenses" représente des charges (en positif) ou des produits (en négatif).

On retrouve les sommes appelées et dépensées pour ces travaux terminés dans le tableau du bas de l'annexe 2.

Les opérations figurant dans ce tableau (et également dans l'annexe 2) sont celles enregistrées dans Coprolib' dans les rubriques suivantes :

(*) voir le tutoriel "Les emprunts"
(**) selon le paramétrage de l'affectation des produits dans le plan comptable

Etat des travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés (annexe n° 5 du décret du 14 mars 2005)

Dans cet état on retrouve uniquement les travaux et opérations exceptionnelles votés mais non clôturés dans l'exercice N.
On a un groupement par opération.
Si une opération est pluri-annuelle, on reprend bien tout l'historique, y compris donc les écritures (provisions, charges) antérieures à l'exercice N.

Dans l'exemple ci-dessous, on a une seule opération (travaux de traitement anti-rouille sur les fers dans les caves), dont le budget a été voté en 2014, pour laquelle il n'y a eu pour l'instant aucun appel de fonds ni aucune charge réalisée ni payée :

A noter : Dans Coprolib', la plupart des opérations exceptionnelles (hors travaux) sont rattachées à un exercice et figurent donc dans l'annexe 4 (voir ci-dessus).
Les seuls cas d'opération exceptionnelle pluri-annuelle (hors travaux) figurant dans l'annexe 5 concernent les emprunts (voir le tutoriel "Les emprunts") :

• cas d'un emprunt dont une partie du montant n'a pas été affectée (compte 712xxxx).
• cas d'un emprunt dont pour lequel il y a un décalage entre les remboursements effectués (compte 661xxxx) et les appels de fonds associés (compte 704xxxx).

Répartition des charges par copropriétaire

Cet état fait apparaître, pour chaque copropriétaire, et pour chaque clé de répartition, les provisions appelées et les charges réalisées (pour les opérations courantes sur la première feuille, et pour les travaux et opérations exceptionnelles sur les feuilles suivantes) :

Etats de clôture individuels par copropriétaire

Quand on choisit "Clôture" dans le menu de gauche, on a la possibilité de générer des états individuels de clôture. Ces documents sont assez gros (une ou plusieurs pages par copropriétaire) et de ce fait assez longs à générer (quelques minutes). C'est pourquoi, contrairement aux autres états de clôture (annexes) accessibles dans le menu de gauche, ils ne sont pas fabriqués à chaque fois que vous cliquez sur le lien "Etat", mais une seule fois à la demande et ils sont ensuite stockés de façon à être téléchargés rapidement chaque fois que vous cliquez sur le lien "Etat". De plus ce mécanisme permet de les publier dans l'espace collaboratif, sur le même principe que les appels de fonds, chaque copropriétaire ne voyant bien entendu que les pages qui le concernent. Enfin ils peuvent être diffusés par e-mail, individuellement ou en masse.

Cliquez sur "Générer cet état" (ou "Modifier la présentation de l'état" s'il a déjà été généré) pour choisir les options de mise en page de l'état et générer le fichier PDF.

Décompte individuel par copropriétaire

Cet état contient une feuille par copropriétaire, avec pour chaque type de charges (charges courantes, travaux et opérations exceptionnelles) et pour chaque clé de répartition, les provisions appelées, les charges réalisées et le solde (excédent ou insuffisance) reporté sur le compte du copropriétaire :

Une fois que les comptes ont été approuvés, cet état permet (en option) d'avoir une deuxième page par copropriétaire avec l'appel de fonds de régularisation.

Etat individuel des charges affectées par copropriétaire

Cet état contient une feuille par copropriétaire, avec le détail par clé de répartition et par lot de la quote-part du copropriétaire sur les charges courantes de l'exercice :

Ce document intéresse particulièrement les copropriétaires-bailleurs car il fait apparaître le détail de leurs charges récupérables (voir le tutoriel "Les charges récupérables").
Il intéresse également les copropriétaires assujettis à la TVA (voir le tutoriel "La TVA") car il fait apparaître la TVA sur les charges affectées.

Chapitre 4 : Approbation des comptes

Conformément à l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic doit convoquer une assemblée générale dans les 6 mois après la fin de l'exercice, pour approbation des comptes de l'exercice clos et vote du budget prévisionnel.

La convocation à cette assemblée doit indiquer les modalités de consultation des documents comptables du syndicat auprès du syndic dans les jours précédant la réunion (cf. article 9 du décret du 17 mars 1967). Ces modalités ont en principe été définies par une assemblée générale antérieure (cf. article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965).

L'ordre du jour de cette assemblée comporte les points suivants (pour ce qui concerne la clôture d'exercice et l'approbation des comptes) :

• approbation des comptes de l'exercice clos (N)
• vote du budget de l'exercice en cours (N+1), si ce budget n'a jamais été voté ou s'il y a besoin de réviser ce budget
• vote du budget de l'exercice suivant (N+2)

En outre le projet de résolution du point concernant l'approbation des comptes doit bien préciser le montant du solde (excédents/insuffisances par clé de répartition) qui sera réparti entre les copropriétaires, ainsi que les éventuelles décisions à prendre concernant l'affectation des produits et l'apurement de certains comptes (copropriétaires vendeurs, fournisseurs clos, comptes d'attente) et le cas échéant le transfert des excédents vers un fonds d'avance. Ces décisions seront prises sous la forme de résolutions distinctes (votes distincts à l'intérieur de ce même point de l'ordre du jour) pour une plus grande transparence.

Coprolib' vous aide dans la préparation de l'assemblée, en proposant un modèle d'ordre du jour (et de la liste des pièces jointes à la convocation). Pour plus de détails, voir le tutoriel "Les assemblées".

Pour l'information des copropriétaires-bailleurs ou de ceux qui sont assujettis à la TVA, nous vous conseillons également de joindre à la notification du procès-verbal de l'AG le relevé général des dépenses et/ou l'état individuel des charges affectées.

Enfin une fois les comptes approuvés par l'assemblée générale, vous pouvez clore définitivement l'exercice :

Coprolib' conserve bien entendu toutes les données des exercices clos et vous pouvez consulter ces données en ligne. Nous vous conseillons néanmoins d'archiver les états de clôture sous forme électronique (fichiers PDF ou Excel), et éventuellement sous forme papier, afin de pouvoir en disposer à tout moment.

Conclusion

La clôture d'exercice est certainement l'opération la plus complexe que vous aurez à gérer. De plus cette opération n'étant effectuée qu'une fois par an, il est normal que vous vous posiez à chaque fois des questions (même si vous aviez compris le processus la fois précédente !). N'hésitez donc pas à revenir à ce tutoriel le moment venu.

Comme pour les autres fonctionnalités du logiciel, Coprolib' vous guide dans les différentes situations que vous pouvez rencontrer, même les plus complexes, en conservant une interface utilisateur simple et intuitive, et vous garantit de respecter la législation en vigueur.