Ce tutoriel traite de situations assez exceptionnelles : les emprunts du syndicat ou des copropriétaires.
Les textes réglementaires relatifs aux emprunts en copropriété sont les articles 26-4 à 26-8 de la loi du 10 juillet 1965.
Ces situations sont parfois assez complexes à gérer, du fait qu'elles peuvent ne concerner qu'un sous-ensemble des copropriétaires, qu'il faut tenir compte des mutations, qu'un emprunt peut avoir différents types d'affectations (travaux ou produits exceptionnels), qu'il faut gérer l'échéancier de remboursements, qu'il y a un certain nombre d'opérations à effectuer en clôture d'exercice...
Le logiciel Coprolib' vous aide à gérer ces situations.

Chapitre 1 : Les différents types d'emprunts

La gestion des emprunts est accessible dans l'onglet "Travaux", via le choix "Emprunts" dans le menu de gauche.

Cliquez sur le bouton "Enregistrer un nouvel emprunt".

Lorsque vous créez un nouvel emprunt, vous devez spécifier :

• un libellé (qui sert à identifier les comptes de l'emprunt)
• l'assemblée qui a voté la souscription de cet emprunt (facultatif, pour information)
• les informations relatives au prêt (établissement de crédit, date de signature et numéro du prêt)
• les informations relatives à la réception des fonds (montant du prêt, date de réception des fonds et compte bancaire sur lequel les fonds ont été versés)
  Ces informations peuvent être remplies plus tard si les fonds n'ont pas encore été reçus au moment où vous enregistrez l'emprunt.
• la clé de répartition
• une case à cocher : emprunt du syndicat ou des copropriétaires

Nous allons étudier plus en détail ces 2 derniers éléments, en commençant par le dernier.

Il faut bien comprendre la différence entre les deux situations suivantes :

• L'emprunt est souscrit par le syndicat.
• L'emprunt est souscrit par un groupe de copropriétaires.

Dans les 2 cas, les fonds sont versés par l'établissement de crédit directement au syndicat.
Dans le premier cas, le syndicat doit rembourser l'emprunt à l'établissement de crédit, en payant des annuités selon un échéancier de remboursement ; pour couvrir ces remboursements il faut faire des appels de fonds auprès des copropriétaires.
Dans le deuxième cas, les copropriétaires qui ont souscrit l'emprunt le remboursent directement à l'établissement de crédit et donc le syndicat n'est pas concerné par ce remboursement.

Dans les 2 cas, l'emprunt peut ne concerner qu'un sous-ensemble des copropriétaires. C'est la clé de répartition qui définit la quote-part de chaque lot (et donc de chaque copropriétaire) pour le montant du prêt ainsi que pour le montant des appels de fonds de remboursement (dans le cas d'un emprunt souscrit par le syndicat).
Il est possible que cette clé de répartition corresponde à une catégorie de charges déjà définie dans le logiciel (ex: charges générales ou charges ascenseur). Sinon il conviendra de créer dans le logiciel une nouvelle clé de répartition, avec la répartition spécifique relative à cet emprunt. C'est le cas en particulier pour des travaux lorsque seulement certains copropriétaires ont souscrit à l'emprunt pour ces travaux et que les autres copropriétaires financent les travaux par des appels de fonds (voir ci-dessous, à la fin du chapitre 2).

Chapitre 2 : L'affectation des fonds

En général un emprunt est souscrit dans le cadre du financement de gros travaux. C'est donc le type d'affectation le plus fréquent. Le financement par un emprunt peut être combiné avec d'autres moyens de financement (appels de fonds, utiisation d'avances pour travaux, subventions) pour les mêmes travaux.

Toutefois un emprunt peut également être utilisé pour couvrir un problème de trésorerie, par exemple à la suite de travaux ou de procédures en justice. Dans ce cas les fonds sont affectés en produits exceptionnels sur un exercice.

Dans Coprolib', vous définissez l'affectation des fonds via le menu de gauche "Affectation des fonds" :

Vous voyez qu'il est possible de définir plusieurs affectations pour le même emprunt, par exemple pour couvrir deux chantiers différents ou bien une partie pour des travaux et l'autre en produits exceptionnels. Vous pouvez aussi n'affecter qu'une partie du fonds et laisser le reste en attente.

A noter : L'affectation des fonds n'est possible qu'à une date postérieure à la date de signature de l'emprunt.

Cas particulier : travaux financés en partie par un emprunt contracté par certains copropriétaires seulement

Nous vous proposons 2 méthodes pour gérer ce cas :

Méthode 1

L'idée est de n'appeler les provisions pour travaux qu'aux copropriétaires non concernés par l'emprunt, de sorte qu'il n'y ait aucune écriture relative aux travaux sur les comptes des autres copropriétaires.

Pour cela il faut procéder comme suit :
- créer 2 clés de répartition "Tantièmes avec emprunt" et "Tantièmes sans emprunt", en partant de la clé "Charges générales" (ou de la clé de charges spéciales utilisée pour la répartition des travaux, si ces travaux ne sont pas répartis en charges générales) et en mettant à 0 l'une ou l'autre des 2 clés pour chaque lot
- créer un emprunt sur la clé "Tantièmes avec emprunt"
- affecter le montant de cet emprunt aux travaux (voir ci-dessus)
- générer un ou plusieurs de fonds de provisions pour travaux sur la clé "Tantièmes sans emprunt" pour un montant égal au budget des travaux moins l'emprunt

Cette méthode est délicate car elle oblige à des calculs de répartition hors comptabilité (et hors logiciel !) et elle devient rapidement complexe si les travaux concernés sont eux-mêmes ventilés sur plusieurs clés de répartition...

Méthode 2 (recommandée)

L'idée est d'appeler les provisions pour travaux à tous les copropriétaires, et de compenser ces appels par des écritures d'affectation de l'emprunt sur les comptes des copropriétaires concernés.

Pour cela il faut procéder comme suit :
- générer un ou plusieurs de fonds de provisions pour travaux sur la clé (ou les clés) des travaux pour un montant égal au budget total des travaux
- à chaque appel, enregistrer une écriture d'opérations diverses (onglet "Comptabilité") au débit du compte 712xxxx de l'emprunt et au crédit des comptes des copropriétaires concernés par l'emprunt, ventilée selon la clé de répartition de l'emprunt

De cette façon sur les comptes des copropriétaires concernés par l'emprunt apparaîtront 2 écritures qui se compenseront (ou pas, si la quote-part de l'emprunt est différente de la quote-part des provisions pour travaux).

Chapitre 3 : Le remboursement de l'emprunt

Comme vous l'avez compris, ce chapitre ne concerne que les emprunts souscrits par le syndicat, pas les emprunts souscrits directement par des copropriétaires.

Remboursement des annuités d'emprunt

Choisissez "Remboursement du prêt" dans le menu de gauche.

Vous devez enregistrer l'échéancier de remboursement tel qu'il vous a été communiqué par l'établissement de crédit. Pour cela vos pouvez saisir les échéances une par une, ou bien cliquer sur le lien "créer un échéancier de remboursements" qui permet de créer toutes les échéances en une seule fois :

A noter : La création de l'échéancier de remboursement n'est possible qu'à partir du moment où les fonds ont été reçus.

Une fois l'échéancier créé, vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier une échéance :

Vous pouvez préciser pour chaque échéance de remboursement le montant des intérêts inclus dans cette échéance. Cette information n'est pas utilisée en comptabilité. Vous pouvez toutefois la renseigner afin de pouvoir imprimer en fin d'année un justificatif des intérêts d'emprunts versés par chaque copropriétaire (susceptibles de déductions fiscales pour les copropriétaires-bailleurs ou les copropriétaires utilisant leur lot à des fins professionnelles).

Appels de fonds pour le remboursement des annuités d'emprunt

Choisissez "Appels de fonds" dans le menu de gauche.

Pour couvrir le remboursement des annuités d'emprunt, il faut faire des appels de fonds auprès des copropriétaires.

Comme pour le remboursement, vous pouvez saisir les appels un par un ou créer un échéancier d'appels :

En général l'échéancier des appels de fonds est "parallèle" à l'échéancier des remboursements, avec un décalage de quelques jours pour éviter les problèmes de trésorerie.
Mais il est possible de planifier les appels de fonds de façon tout à fait différente. C'est l'assemblée qui décide de l'emprunt qui doit définir les modalités d'appels de fonds pour le remboursement.

Vous devrez ensuite générer les appels de fonds au fur et à mesure, comme pour les autres appels de fonds (charges courantes, travaux ou avances) :

Chapitre 4 : La comptabilité des emprunts

Les règles comptables relatives aux emprunts du syndicat sont décrites dans le décret du 14 mars 2005 et l'arrêté du 14 mars 2005. Il faut toutefois préciser que ces textes ne couvrent pas toutes les situations (emprunts des copropriétaires, affectation en produits exceptionnels, mutations...). Comme toujours, Coprolib' respecte les textes de loi et propose une solution pragmatique pour les situations non prévues dans ces textes.

Comptes et écritures comptables

Pour chaque emprunt, Coprolib' crée automatiquement les comptes suivants :

• Compte de produits : 712xxxx

  Lors de la réception des fonds, ce compte est crédité du montant versé, avec en contrepartie le compte bancaire.

• Compte des annuités de remboursements : 661xxxx

  Ce compte est débité avec le montant de chaque annuité de remboursement à l'établissement de crédit, avec en contrepartie le compte bancaire.

• Compte des appels de fonds pour remboursement : 704xxxx

  Ce compte est crédité avec le montant de chaque appel de fonds pour remboursement, avec en contrepartie les comptes des copropriétaires (selon la clé de répartition).

Les deux derniers comptes ne sont utilisés que pour un emprunt du syndicat, puisque dans le cas d'un emprunt des copropriétaires il n'y a pas de remboursement à gérer.

Réception des fonds

Nous avons vu au chapitre 1 que les champs "Date de réception des fonds" et "Compte bancaire" figurent dans le formulaire des informations générales de l'emprunt. Lorsque ces champs sont renseignés, le logiciel génère automatiquement à la date de réception des fonds une écriture du montant total du prêt au crédit du compte 712xxxx et au débit du compte de banque (512xxxx).

Si les fonds sont reçus en plusieurs fois, cette méthode marche pas. Il faut alors laisser vide ces 2 champs et enregistrer des opérations diverses (onglet "Comptabilité") correspondant à chaque versement.

Caution et frais de dossier

Le traitement des frais accessoires (frais de dossier, caution) n'est pas décrit dans le décret et l'arrêté comptables. Nous vous proposons une solution simple.

Les frais de dossier sont dûs à la signature du prêt. Ils peuvent donc être simplement comptabilisés comme une dépense affectée aux copropriétaires concernés.
Dans la pratique cela revient à enregistrer une dépense affectée au compte d'attente "471 - Compte d'attente débiteur", puis à enregistrer à la même date une opération diverse du même montant au crédit du compte 471 et au débit des comptes copropriétaires concernés en sélectionnant la contrepartie "<450xxxx Ventilation sur les comptes copropriétaires>" et en appliquant la clé de l'emprunt pour cette répartition.

La caution peut également être due à la signature du prêt, auquel cas on applique la même technique que pour les frais de dossier ci-dessus.

Mais la caution peut aussi être due par annuité (en % du capital), auquel cas il suffit de l'intégrer dans les annuités de remboursement (voir chapitre 3 ci-dessus).

Enfin tout ou partie de la caution pourra être restitué à la fin du prêt, auquel cas il faudra à ce moment enregistrer une dépense avec un montant négatif, affectée aux copropriétaires concernés et répartie selon la clé de l'emprunt.

Clôture d'exercice

En clôture d'exercice, il faut distinguer selon l'affectation de l'emprunt :

• Produits exceptionnels

  Le montant affecté est réparti (en crédit) entre les copropriétaires à la clôture d'exercice, selon la clé de répartition de l'emprunt.
  Il apparaît dans la partie basse de l'état Annexe n°2 (compte 712 à droite).

• Travaux (voir aussi le tutoriel "Les travaux")

  S'il s'agit de travaux clos dans l'exercice clos, le montant affecté est réparti (en crédit) entre les copropriétaires à la clôture d'exercice, selon la clé de répartition de l'emprunt ; il en va de même des provisions constituées à partir des appels de fonds ou des avances pour travaux (chacune selon sa propre clé de répartition). Et en contrepartie les charges réalisées pour ces travaux sont réparties (en débit) entre les copropriétaires, selon la clé de répartition des travaux.
  Ces informations apparaissent également dans les états de clôture Annexe n°2 et Annexe n°4.
  De plus, dans le cas d'un emprunt du syndicat, on retrouve dans la partie basse de l'état Annexe n°2 le montant remboursé (compte 661 à gauche) et le montant des appels (compte 704 à droite).

  Si les travaux ne sont pas clos, le montant affecté est reporté sur l'exercice suivant (via une écriture sur le compte 12 pour équilibrer l'état financier, Annexe n°1).
  Dans ce cas aucune information relative à l'emprunt ne figure dans les états Annexe n°2 et Annexe n°4.
  Les emprunts affectés apparaissent dans la rubrique travaux de l'état de clôture Annexe n°5 (colonne D pour les emprunts reçus, colonne F pour les emprunts à recevoir).

• Reste non affecté
  Si la totalité du fonds n'a pas été affectée, le reste à affecter (solde du compte 712) est reporté sur l'exercice suivant (via une écriture sur le compte 12 pour équilibrer l'état financier, Annexe n°1).
  Cette écriture apparaît comme une opération exceptionnelle dans l'état de clôture Annexe n°5.

De plus dans le cas d'un emprunt du syndicat, si l'emprunt n'est pas encore clos, les remboursements et appels associés figurent en opérations exceptionnelles dans l'état de clôture Annexe n°5. Et si le solde du remboursement n'est pas nul à la fin de l'exercice, c'est-à-dire si à cette date le total des remboursements d'annuités à l'établissement de crédit est différent du total appelé aux copropriétaires pour couvrir ces annuités, ce solde est reporté sur l'exercice suivant (via une écriture du compte 704xxxx sur le compte 12 pour équilibrer l'état financier, Annexe n°1).

Enfin l'état financier, Annexe n°1, de clôture d'exercice fait apparaître sur sa dernière ligne le reste dû (reste à rembourser à la date de fin de l'exercice) des emprunts en cours.

Synthèse

Le schéma ci-dessous reprend de façon synthétique les différents cas exposés plus haut :

Chapitre 5 : Reprise d'historique

Il peut arriver que vous ayez à reprendre dans votre comptabilité des emprunts en cours au premier jour géré en comptabilité avec le logiciel Coprolib'.

Dans ce cas il vous faut enregistrer ces emprunts normalement, avec la date de réception des fonds et avec l'affectation des fonds.

Prenons un exemple. Vous démarrez la comptabilité dans Coprolib' au 01/01/2019.
Un emprunt a été souscrit en 2018 pour des travaux qui ont été éventuellement commencés, mais ne sont pas clos à la fin de l'exercice 2018.

Dans le bilan d'ouverture de l'exercice 2019, vous devez enregistrer le solde l'emprunt au 31/12/2018 dans le compte 12, et reporter ce solde dans le compte de produits de l'emprunt 712xxxx au 01/01/2019 (et le cas échéant dans les comptes 661xxxx et 704xxx pour respectivement le remboursement du prêt et les appels de remboursement).
Le logiciel génère ces écritures automatiquement. Dans l'onglet "Comptabilité, menu de gauche "Bilan d'ouverture 2019", cliquez sur le lien "Calculer" à côté du compte 12 :

On retrouve bien le calcul du solde de l'emprunt (22000 €) reporté dans le compte 12, de même que le solde des travaux de ravalement (ici 17200 €, par exemple un appels de fonds complémentaire à l'emprunt pout financer ces travaux, voir le tutoriel "Les travaux").
Et dans le grand livre on peut vérifier qu'on a bien une écriture de transfert de 22000 € du compte 12 vers le compte 7120001 au 01/01/2019.

Important : Si vous modifiez l'affectation de fonds d'emprunts antérieurs au premier jour comptable, n'oubliez pas de revenir dans la page "Bilan d'ouverture" et de refaire le calcul du solde du compte 12. En effet ce calcul n'est jamais automatique.

Chapitre 6 : Les mutations

Dans le cas d'une mutation (ex: vente d'un lot), se pose la question du remboursement des annuités résiduelles (c'est-à-dire postérieures à la date de mutation) des emprunts en cours. Conformément à l'article 26-8 de la loi du 10 juillet 1965, deux solutions sont possibles :

• Les annuités résiduelles deviennent exigibles à l'ancien propriétaire à la date de la mutation. Il doit donc régler cette somme au syndicat le jour de la vente et l'information correspondante figure sur l'état daté envoyé au notaire (1ère partie A/ 5).
• Les annuités résiduelles seront affectées au nouveau propriétaire, selon l'échéancier des appels de remboursement planifiés. L'information correspondante figure sur l'état daté envoyé au notaire (3ème partie A/ 2).

Par défaut, Coprolib' applique la première règle ci-dessus. Toutefois il est possible, lors de la validation de la mutation, de forcer l'application de la deuxième règle (qui résulte d'un accord entre le vendeur et l'acquéreur lors de la vente).

Conclusion

La gestion des emprunts est complexe et parfois source d'incompréhensions (en particulier de la part des copropriétaires). Coprolib' apporte une plus grande clarté dans cette gestion, en automatisant les calculs dans les différentes situations et en vous assistant dans le suivi de vos emprunts.