Ce tutoriel explique les principes et les mécanismes de gestion des travaux de la copropriété.

Nous ne parlons pas ici des petits travaux (ex: réparations) qui entrent dans le cadre des charges courantes (voir la définition des travaux de maintenance dans l'article 45 du décret du 17 mars 1967), mais plutôt des opérations prévues au I de l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et dont la liste est définie dans l'article 44 du décret du 17 mars 1967.

Chaque opération doit être décidée par une assemblée, avec un budget et des moyens de financement spécifiques (appels de fonds ou autres) également décidés en assemblée.

Comme ces opérations peuvent être pluri-annuelles, des règles particulières et des états spécifiques sont prévus pour gérer les travaux en clôture d'exercice.

Le chapitre 1 décrit les différents types de travaux.

Les chapitres 2, 3 et 4 présentent la gestion d'un budget de travaux (budget initial, budget d'urgence et révisions du budget).

Le chapitre 5 décrit les moyens de financements des travaux (appels de fonds ou autres).

Le chapitre 6 décrit la saisie des dépenses et paiements, associés aux travaux.

Le chapitre 7 décrit le procédure à suivre pour reprendre l'historique de travaux commencés avant le début de la comptabilité dans le logiciel.

Enfin les deux derniers chapitres expliquent ce qui se passe en clôture d'opération et en clôture d'exercice.

Chapitre 1 : Types de travaux

La loi impose de spécifier le type de travaux pour chaque opération :

• Travaux décidés par l'assemblée générale (compte 671xxx)
  C'est le cas général des "gros travaux".
• Travaux urgents (compte 672xxx)
  Pour ce type de travaux, la loi (voir article 37 du décret du 17 mars 1967) vous autorise à démarrer les travaux et appeler jusqu'à un tiers du budget prévisionnel, avec l'accord du conseil syndical, avant même que le budget ne soit voté en assemblée. Vous devez toutefois convoquer au plus tôt une assemblée pour voter le budget et procéder aux appels suivants.
• Etudes et diagnostics (compte 673xxx)
  Ces opérations sont distinguées des autres travaux car il ne s'agit pas à proprement parler de travaux.
  Il peut s'agir par exemple d'une étude pour la refonte du règlement de copropriété, d'un diagnostic amiante, etc.
  Ces opérations ne doivent pas être gérées avec les opérations courantes, et doivent donc avoir leur budget et leur financement propres, décidés par l'assemblée.
• Travaux délégués au conseil syndical en application de l'article 21-1 de la loi du 10 juillet 1965 (compte 674xxx)
  L'article 2 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 stipule que le montant alloué au conseil syndical pour la délégation de pouvoirs confiée par l'assemblée générale (cf. article 21-2 de la loi du 10 juillet 1965) doit être séparé en opérations courantes (compte 65, dans le budget prévisionnel) et en travaux (avec des comptes spécifiques 106, 706 et 674 définis dans l'arrêté du 14 mars 2005 modifié).

Pour chaque opération, le logiciel crée automatiquement un compte de charges spécifique (sous le compte 671, 672, 673 ou 674) selon le type de travaux.
Les dépenses de l'opération seront imputées sur ce compte de charges spécifique (plus précisément sur des sous-comptes de ce compte, voir chapitre 6), ce qui permet au niveau comptable de les distinguer des dépenses de charges courantes.

Pour créer une nouvelle opération, allez dans l'onglet "Travaux".
Dans la suite de ce tutoriel nous prendrons l'exemple de travaux de ravalement :

Chapitre 2 : Budget prévisionnel

Chaque opération a un budget propre.

Une fois que l'opération a été créée, allez dans la page de détail de cette opération et cliquez sur le menu "Budget" pour définir le budget.

La saisie du budget est décomposée en plusieurs lignes, correspondant à des postes d'imputation différents.
Un sous-compte du compte d'opération est créé automatiquement par le logiciel pour chacun de ces postes.
Dans l'exemple ci-dessus il y aura 3 sous-comptes :

• 6710011 "Ravalement - Réalisation des travaux"
• 6710012 "Ravalement - Architecte"
• 6710013 "Ravalement - Assurance dommage ouvrage"

Cette subdivision du compte de l'opération permet un meilleur suivi analytique des charges.
Mais ce n'est pas son seul intérêt. En effet il est possible de ventiler chaque sous-compte de charges sur une clé de répartition différente.
Dans notre exemple ci-dessus, les 3 sous-comptes sont associés à la clé de répartition des "Charges générales". Mais il arrive fréquemment que les sous-comptes soient associés à des clés différentes (ex: un sous-compte affecté aux "Charges du bâtiment A").

Chapitre 3 : Budget d'urgence

En règle générale, il est nécessaire de voter le budget pour générer les appels de fonds.
Toutefois dans le cas de travaux urgents, la loi (voir article 37 du décret du 17 mars 1967) vous autorise à démarrer les travaux et appeler jusqu'à un tiers du budget prévisionnel, avec l'accord du conseil syndical, avant même que le budget ne soit voté. Vous devez toutefois convoquer au plus tôt une assemblée pour voter le budget et procéder aux appels suivants.

Pour gérer ces situations (et pour débloquer d'autres situations illégales, en particulier en reprise d'historique), le logiciel vous permet de définir un "budget d'urgence", sur la base du devis estimatif des travaux :

Un budget non voté par une assemblée peut néanmoins être considéré comme voté si vous avez choisi l'option "<urgence>".
Cette option vous permet de procéder aux appels de fonds sur la base de ce budget.
Lorsqu'un budget définitif sera voté en assemblée, vous devrez créer une révision du budget (voir chapitre suivant) afin de conserver l'historique des versions du budget.

Chapitre 4 : Révisions du budget

Il peut arriver que l'assemblée décide d'une révision du budget des travaux, au vu de l'avancement (ou du non-avancement !) de ceux-ci.

Dans ce cas, il faut saisir une nouvelle version du budget :

Dans le formulaire on retrouve par défaut les mêmes valeurs que dans la version de budget précédente. Il n'y a qu'à effectuer les modifications à la marge.
Les comptes déjà définis dans le budget précédent ne peuvent pas être modifiés (libellé, clé de répartition). Mais le montant de chaque compte peut être modifié.
De nouveaux comptes peuvent aussi être créés.

Vous voyez que le logiciel conserve tout l'historique des versions du budget (il peut y en avoir plus de 2 !).
La génération des appels de fonds se base toujours sur la dernière version votée (ou d'urgence).

Chapitre 5 : Appels de fonds et autres moyens de financement

Dans la plupart des cas, les travaux sont financés par des appels de fonds provisionnels auprès des copropriétaires. Mais vous pouvez aussi prélever tout ou partie d'une avance pour travaux ou du fonds de travaux. Ou faire appel à une subvention ou un emprunt. Et bien entendu, pour une même opération, vous pouvez combiner ces différents moyens de financements.

Appels de fonds

L'enregistrement d'un appel de fonds se fait en 2 temps.

D'abord vous saisissez l'appel de fonds avec la date d'exigibilité décidée par l'assemblée (ou avec une date d'exigibilité arbitraire dans le cas d'appels en urgence) :

Ensuite vous générez l'appel :

Ce n'est que dans ce deuxième temps que les écritures sont effectivement générées en débit sur les comptes copropriétaires et en crédit sur le compte 102xxx ou 106xxx des travaux). La répartition entre les copropriétaires est basée sur les clés de répartition valides à la date d'exigibilité, et s'applique aux propriétaires des lots à cette date.

A noter : Lors de la création de l'appel, si vous cochez la case "Générer cet appel en même temps que l'appel de charges courantes exigible à la même date", le logiciel générera automatiquement cet appel en même temps que l'appel de fonds provisionnel des charges courantes exigible à la même date. Les 2 rubriques apparaîtront ainsi dans le même document à adresser aux copropriétaires. NB : Même si les appels sont regroupés pour faciliter l'envoi aux copropriétaires, les écritures comptables sur les comptes des copropriétaires sont toujours bien distinctes pour chaque appel.

Utilisation d'une avance pour travaux

L'assemblée peut décider de prélever tout ou partie des fonds d'une avance pour travaux pour financer des travaux particuliers.

La procédure à suivre dans ce cas est décrite dans le tutoriel "Les avances".

En synthèse, vous pouvez au choix :

• faire un transfert direct des fonds prélevés de l'avance sur le compte de provisions des travaux
• effectuer un remboursement des fonds prélevés de l'avance, puis procéder à un appel provisionnel de travaux

Utilisation du fonds de travaux

L'assemblée peut décider de prélever tout ou partie du fonds de travaux pour financer des travaux particuliers.

La procédure à suivre dans ce cas est décrite dans le tutoriel "Le fonds de travaux".

Autres financements

L'assemblée peut décider de souscrire à un emprunt au nom du syndicat pour financer des travaux particuliers. Ou bien un groupe de copropriétaires peut décider de souscrire à un emprunt au nom de ces copropriétaires. La procédure à suivre dans ces deux cas est décrite dans le tutoriel "Les emprunts".

Actuellement le financement de travaux par une subvention n'est pas géré automatiquement par le logiciel.
Si vous êtes dans cette situation, contactez le support pour voir comment procéder via des écritures d'opérations diverses.

Enfin il est également possible de financer des travaux en saisissant une écriture d'opération diverse en débit sur un compte d'attente (ex: 472) ou un compte de produits (ex: 713 - indemnité d'assurance) et en crédit sur le compte de provisions de l'opération (102xxx ou 106xxx). Attention toutefois, ce schéma d'écriture n'est équitable que si les produits ainsi affectés et les travaux ainsi financés sont répartis selon les tantièmes généraux. Sinon il faut passer par un fonds d'avance (réparti selon la clé de répartition appropriée).

Chapitre 6 : Enregistrement des charges

L'enregistrement des dépenses liées aux travaux suit les mêmes règles et le même mode opératoire que pour les dépenses de charges courantes, y compris les cas particuliers (avoirs, factures non parvenues, acomptes) mais pas de charges constatées d'avance.

Pour plus de détails sur la saisie des dépenses, voir le chapitre 6 du tutoriel "Les charges courantes".

Vous devez sélectionner le compte de charges parmi les sous-comptes qui ont été définis dans le budget de l'opération :

De même vous enregistrez les paiements associés à ces dépenses, comme pour les charges courantes.

Dans le cas de dépenses pour travaux, le logiciel génère automatiquement une écriture de débit du compte de provisions (102xxx ou 106xxx) de l'opération vers le compte de produits (702xxx ou 706xxx) de l'opération. Il peut donc arriver exceptionnellement que le compte 102xxx (ou 106xxx) devienne ainsi débiteur (ce qui n'est pas réglementaire, vous ne devez pas dépenser plus que les provisions !), auquel cas vous devez rapidement procéder à un appel de fonds.

Chapitre 7 : Reprise d'historique

Comme les travaux sont pluri-annuels, il peut arriver que vous ayez à reprendre dans votre comptabilité des travaux commencés avant le premier jour géré en comptabilité avec le logiciel Coprolib'.

Prenons un exemple. Vous démarrez la comptabilité dans Coprolib' au 01/01/2019.
Des travaux ont été votés en 2018 et éventuellement commencés, mais ils ne sont pas clos à la fin de l'exercice 2018.

Dans ce cas vous devez enregistrer les appels de fonds (et autres financements) et les dépenses effectués avant le 01/01/2019, de façon à ce que les comptes de l'opération soient exacts.

NB: Ces actions ne généreront aucune écriture (puisqu'elles ne se rapportent à aucun exercice comptable défini dans le logiciel).

Dans notre exemple au chapitre précédent nous avons saisi une dépense antérieure au 01/01/2019 (acompte architecte).
Complétons cet exemple avec un appel de fonds antérieur au 01/01/2019 :

Dans le bilan d'ouverture de l'exercice 2019, vous devez enregistrer le solde de l'opération au 31/12/2018 dans le compte 12, et reporter ce solde dans le compte de provision des travaux 102xxx au 01/01/2019.
Le logiciel génère ces écritures automatiquement.
Dans l'onglet "Comptabilité", menu de gauche "Bilan d'ouverture 2019", cliquez sur le lien "Calculer" à côté du compte 12 :

On retrouve bien le calcul du solde de l'opération (18000 € appelés - 800 € dépensés) reporté dans le compte 12.
Et dans le grand livre on peut vérifier qu'on a bien une écriture de transfert de 17200 € du compte 12 vers le compte 102001 au 01/01/2019.

Important : Si vous modifiez les dépenses ou appels de fonds antérieurs au premier jour comptable, n'oubliez pas de revenir dans la page "Bilan d'ouverture" et de refaire le calcul du solde du compte 12. En effet ce calcul n'est jamais automatique.

Chapitre 8 : Clôture d'opération

Une fois que les travaux sont entièrement réalisés et que toutes les dépenses ont été enregistrées, vous pouvez clore l'opération.
Cette action n'est possible que si tous les appels de fonds ont été générés.

Une fois l'opération close, vous ne pouvez plus saisir ou modifier aucune dépense associée, ni saisir ou modifier des moyens de financement de l'opération (appels de fonds, etc.). Toutes les données associées à l'opération sont figées.

Par contre vous pouvez continuer à saisir des paiements pour les dépenses associées à l'opération. Cette fonctionnalité est intéressante dans le cas par exemple d'une retenue de garantie de 5 % que vous ne payez qu'un an après la fin des travaux. Dans ce cas vous pouvez clore l'opération dans l'exercice pendant lesquels les travaux ont effectivement été terminés, et continuer à payer dans les exercices suivants.

NB : Si un emprunt a été souscrit pour financer les travaux, le remboursement de l'emprunt peut bien entendu continuer après la clôture des travaux.

Le fait qu'une opération soit close ou non détermine la façon dont elle est traitée en clôture d'exercice (voir chapitre suivant).

Comme pour toutes les actions dans le logiciel, en cas d'erreur de saisie, il est possible d'annuler l'action de clôture, en cliquant sur le lien "Ré-ouvrir l'opération". Toutefois la ré-ouverture n'est plus possible après la clôture de l'exercice dans lequel l'opération a été close.

Option : Transfert des excédents sur un fonds d'avance

L'AG peut décider d'affecter les excédents d'une opération à un fonds d'avance. Dans ce cas, dans la page de détails de l'opération, avant de clore cette opération, cliquez sur "Modifier ces informations" et cochez la case correspondant à cette option :

Si vous décidez de ne transférer qu'une partie des excédents sur le fonds d'avance, vous pouvez spécifier le montant maximum à transférer. A défaut, si vous ne spécifiez pas de montant maximum, la totalité des excédents sera transférée.

A noter : Cette action n'a pas d'effet si le solde de l'opération est négatif, c'est-dire si les charges réalisées sont supérieures au financement de l'opération.

Attention : Si le budget ou les charges de l'opération sont ventilés sur plusieurs clés de répartition, ce transfert ne s'applique qu'aux excédents calculés sur la clé de répartition de l'avance (sauf à décocher la case "Transfert uniquement des excédents affectés sur la clé de répartition de l'avance", ce qui n'est pas recommanndé car pas équitable).

Chapitre 9 : Clôture d'exercice

En clôture d'exercice (voir le tutoriel "La clôture d'exercice"), on traite de façon différente les opérations closes dans l'exercice et celles qui ne le sont pas.

Pour bien comprendre les écritures générées en clôture d'exercice (qui sont un peu lourdes pour respecter les dispositions de l'arrêté du 14 mars 2005), on rappelle ici les 4 comptes concernés :

• Le compte 671xxx (ou 672xxx ou 673xxx ou 674xxx) contient (en débit) les charges de l'opération (dépenses) dans l'exercice en cours.
• Le compte 702xxx (ou 706xxx) contient (en crédit) les provisions de l'opération qui ont été utilisées dans l'exercice en cours.
  Dans le logiciel les provisions sont utilisées automatiquement lors d'une dépense (voir chapitre 6 ci-dessus), donc le contenu de ce compte reflète (en positif) le contenu du compte de charges 671xxx (en négatif).
• Le compte 102xxx (ou 106xxx) contient (en crédit) les provisions de l'opération qui n'ont pas été dépensées (tous exercices confondus).
  Ce compte doit être vidé en clôture d'exercice, et éventuellement reporté sur l'exercice suivant (via un passage par le compte 12).
• Le compte 12 est un compte transitoire dans lequel on porte en clôture d'exercice le solde des opérations non closes et qui est vidé dès l'ouverture de l'exercice suivant.

NB : Si vous utilisez un emprunt pour financer vos travaux, consultez le tutoriel "Les emprunts" pour comprendre ce qui se passe avec les emprunts (affectations des fonds et remboursements) en clôture d'exercice.

Opérations non closes dans l'exercice

Le logiciel procède aux étapes suivantes :

• A la date de fin de l'exercice N, le contenu du compte 102xxx (ou 106xxx) est d'abord mouvementé vers le compte 702xxx (ou 706xxx), qui contient donc maintenant toutes les provisions (utilisées ou non) de l'opération.
• A la date de fin de l'exercice N, le solde des provisions utilisées de l'opération (contenu du compte 702xxx ou 706xxx moins contenu du compte 67xxxx) est ensuite mouvementé du compte 702xxx ou 706xxx vers le compte 12.
• A la date de début de l'exercice N+1, ce solde est reporté du compte 12 vers le compte 102xxx (ou 106xxx).
• A la date de fin de l'exercice N, le montant des emprunts affectés à l'opération est mouvementé du compte 712 vers le compte 12.
• A la date de début de l'exercice N+1, ce solde est reporté du compte 12 vers le compte 712.

Comme on le voit, il aurait été facile de faire plus simple (par exemple reporter directement le compte 102xxx dans le compte 12 sans passer par le compte 702xxx, ou bien ne pas utiliser du tout le compte 12 et se contenter d'un report à nouveau du compte 102xxx). Mais en procédant ainsi, on respecte à la lettre les dispositions de l'arrêté comptable (en particulier l'article 10), ce qui ne peut pas nous être reproché.

Les opérations non closes dans l'exercice figurent de façon détaillée dans l'état de clôture Annexe n° 5, généré par le logiciel :

Opérations closes dans l'exercice

Pour ces opérations on calcule le solde : somme des provisions (appels de fonds ou avances) et autres financements moins somme des dépenses.

Le logiciel procède aux étapes suivantes, à la date de fin de l'exercice N :

• Le contenu du compte 102xxx (ou 106xxx) est mouvementé vers le compte 702xxx (ou 706xxx), qui contient donc maintenant toutes les provisions (utilisées ou non) de l'opération.
• Les provisions sont remboursées aux copropriétaires, par débit du compte 702xxx (ou 706xxx) et crédit des comptes 450xxxx.
• Les emprunts affectés à l'opération sont reversés aux copropriétaires, par débit du compte 712 et crédit des comptes 450xxxx.
• Les dépenses réalisées sont réparties entre les copropriétaires, par crédit du compte 702xxx (ou 706xxx) et débit des comptes 450xxxx.
• Les excédents de l'opération sont transférés depuis les comptes copropriétaires vers un compte d'avance (103xxxx) si cette option a été choisie (voir chapitre 8).

Pour la répartition des provisions entre les copropriétaires, on se base sur les clés de répartition utilisées pour ces provisions (appels de fonds ou prélèvement de fonds d'avance).
Pour la répartition des emprunts entre les copropriétaires, on se base sur la clé de répartition associée à chaque emprunt.
Pour la répartition des dépenses entre les copropriétaires, on se base sur les clés de répartition associées aux comptes de charges sur lesquels les dépenses sont imputées.
Dans les trois cas la répartition est effectuée entre les copropriétaires à la date de l'assemblée qui approuve les comptes de l'exercice clos.

Les opérations closes dans l'exercice figurent de façon détaillée dans l'état de clôture Annexe n° 4, et en synthèse dans l'Annexe n° 2 (partie basse).
Ces deux états sont générés par le logiciel :

Conclusion

Le schéma de synthèse ci-dessous reprend la chronologie des opérations décrites dans ce tutoriel :

Le logiciel automatise toutes les étapes de ce processus (y compris le cas des budgets d'urgence qui ne figure pas dans le schéma ci-dessus), et vous permet de planifier et de suivre vos travaux en toute sécurité et en conformité avec la réglementation (écritures et états comptables).