Le fonds de travaux est un dispositif mis en place par la loi ALUR et entrant en vigueur au 1er janvier 2017.

Conjointement avec l'établissement d'un diagnostic technique global et l'établissement d'un plan pluri-annuel de travaux (cf. articles L731-1 à L731-5 du Code de la construction et de l'habitation), il a pour objectif d'inciter les copropriétaires à planifier les travaux importants sur une longue durée.

Le chapitre 1 explique comment configurer le fonds de travaux.

Le chapitre 2 présente les différents méthodes d'abondement du fonds de travaux.

Le chapitre 3 traite de l'utilisation du fonds de travaux pour le financement de travaux spécifiques.

Le chapitre 4 expose le principe de placement des fonds.

Le chapitre 5 traite de quelques cas particuliers.

Chapitre 1 : Constitution du fonds de travaux

D'après le II de l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965, le fonds de travaux est constitué pour tout immeuble à destination partielle ou totale d'habitation, à l'issue d'une période de cinq ans suivant la date de la réception des travaux.

Un cas de dérogation à la constitution du fonds de travaux est prévu au III du même article, dans le cas d'un immeuble de moins de 10 lots par une décision unanime de l'assemblée générale (la formulation de ce texte semble indiquer que la règle de majorité pour cette résolution n'est pas l'unanimité des copropriétaires, comme à l'article 26 de la loi, mais l'unanimité des présents et représentés).

En outre si le diagnostic technique global a été réalisé et qu'il ne fait apparaître aucun besoin de travaux dans les dix prochaines années, le syndicat est dispensé de l'obligation de constituer un fonds de travaux pendant la durée de validité du diagnostic.

Il n'y a pas d'autre dérogation possible. Dans tous les autres cas le fonds de travaux existe de fait. Il n'y a donc pas à décider en assemblée de la constitution du fonds de travaux, mais par contre il faut décider de la méthode d'abondement : comment ce fonds va-t-il être alimenté ? C'est l'objet du chapitre suivant.

Pour configurer le fonds de travaux dans le logiciel, il faut aller dans l'onglet "Travaux", menu de gauche "Fonds de travaux" :

Si on est dans un des cas de dispense prévus par la loi et décrits ci-dessus, il faut cocher la case correspondante. Sinon il faut simplement indiquer la date de création (a priori le 01/01/2017 conformément à la loi) :

Une fois le fonds de travaux créé, un sous-menu à gauche vous permet de naviguer entre les différentes pages relatives à ce fonds de travaux et d'éditer un état de répartition du solde à une date choisie :

La configuration du fonds de travaux (hors cas de dispense) entraîne la création d'un compte 1050001. Ce compte sera crédité lors de l'abondement du fonds (voir chapitre 2) et débité lors de son utilisation (voir chapitre 3).

NB: La loi ALUR qui a introduit le nouveau concept de "fonds de travaux" a oublié d'adapter la nomenclature comptable définie dans l'arrêté du 14 mars 2005 pour prendre en compte ce nouveau concept. Selon nous l'utilisation d'un compte existant n'est pas souhaitable car elle introduit une confusion. En fait les comptes utilisables seraient :
- les comptes de provisions de travaux (102), mais le fonds de travaux n'est pas une provision au sens où il n'est pas affecté à une opération spécifique
- les comptes d'avances (103), mais le fonds de travaux n'est pas une avance au sens où il n'est pas remboursable
- les comptes d'attente (472), mais ces comptes n'ont pas vocation à être permanents
En conséquence nous avons décidé d'étendre la nomenclature comptable en ajoutant un compte "105 - Fonds de travaux" (et "450-5" pour les sous-comptes copropriétaires).

Dernières nouvelles : L'arrêté du 27 décembre 2016 a modifié l'arrêté du 14 mars 2005 pour introduire une nomenclature comptable spécifique au plan de travaux... qui est exactement celle qui avait été mise en place par anticipation dans Coprolib' ! Et le décret n° 2016-1914 du 27 décembre 2016 a modifié le décret du 14 mars 2005 pour mettre à jour les modèles d'annexes en conséquence...
Pour information, outre les comptes 105 et 450-5, cette modification du plan comptable a introduit un compte "705 - Affectation du fonds de travaux" que nous n'utiliserons pas : il est plus pratique d'utiliser les comptes 102 ou 702 pour l'utilisation du fonds de travaux car cela permet de faire le lien avec l'opération concernée (voir plus loin au chapitre 3).

Chapitre 2 : Abondement du fonds de travaux

Cotisation annuelle (selon la loi)

 La loi prévoit une seule méthode d'abondement du fonds de travaux : l'assemblée définit une cotisation annuelle exprimée en % du budget prévisionnel et qui est appelée aux copropriétaires selon les mêmes modalités que les provisions de charges courantes.

Dans Coprolib', cette configuration "normale" du fonds de travaux se traduit par la saisie des informations suivantes par exercice, dans le sous-menu de gauche "Cotisation annuelle" :

D'après la loi, le taux de cotisation est décidé par l'assemblée et doit être au minimum de 5 %.

L'option "Calcul automatique des appels de cotisation" doit en principe être cochée.

Avec cette configuration, le logiciel va automatiquement calculer les appels de cotisation au fonds de travaux, à la même date que les appels de charges courantes et avec un montant égal au montant total de l'appel de charges courantes multiplié par le taux de cotisation et réparti selon la clé "Charges générales".

Par exemple si vous avez un budget annuel de 20 000 € (ventilé en 10 000 € de charges générales, 5 000 € de charges ascenseur et 5 000 € de charges d'eau froide), chaque appel trimestriel de charges courantes a un montant total de 5 000 € ; et si la cotisation au fonds de travaux est de 5 %, chaque appel de cotisation trimestriel aura un montant de 250 € (réparti selon la clé "Charges générales").

Avec cette méthode de configuration, la planification des appels de cotisation au fonds de travaux est donc entièrement automatique et dynamique par rapport aux modifications du budget et à la planification des appels de charges courantes. C'est la méthode la plus simple, donc à privilégier, et c'est la seule méthode explicitement prévue par la loi.

Précision importante : Dans ce mode automatique, chaque appel de cotisation est calculé en appliquant le taux de cotisation à l'appel de charges courantes auquel il est rattaché. Cela a une conséquence si vous changez le taux de cotisation annuelle en cours d'exercice, après avoir généré un ou plusieurs appels de cotisation dans cet exercice.

Exemple : le taux de cotisation de 2017 est de 5 %. Le budget initial (voté en 2016) de cet exercice est de 20 000 €.    
L'appel de charges courantes du 01/01/2017 est donc de 5 000 € et l'appel de cotisation associé est de 250 €.
L'assemblée du 28 mars 2017 vote un taux de cotisation de 10 %. En modifiant le taux dans le logiciel, l'appel du 01/01/2017 n'est pas modifié et les 3 appels de cotisation suivants passent à 500 €. Donc au final la cotisation appelée sur 2017 sera de 250 + (3 x 500) = 1750 €.
Si vous voulez un résultat différent (par exemple modifier le prochain appel de cotisation pour le passer à 750 € pour "rattraper" l'écart sur le premier appel), il faut passer en mode "appels de fonds spécifiques" (voir ci-dessous).

Appels de fonds spécifiques

Vous pouvez également décider d'alimenter le fonds de travaux par des appels de fonds spécifiques, avec des dates et des montants spécifiques non liés au budget prévisionnel. Par exemple vous pouvez faire un seul appel de cotisation par an (alors qu'il y a 4 appels de charges courantes) ou vous pouvez spécifiez un montant fixe plutôt qu'un montant exprimé en pourcentage du budget.

Notez bien que ces méthodes ne sont pas prévues par la loi (mais elles ne sont pas non plus explicitement interdites !). Toutefois elles doivent avoir été décidées explicitement par l'assemblée (vote à la majorité de l'article 25 et 25-1).

Dans ce cas il faut décocher la case "Calcul automatique des appels de cotisation" dans le formulaire de configuration de la cotisation annuelle au fonds de travaux (pour chaque exercice concerné). Vous pouvez ensuite créer des appels de fonds dans le sous-menu de gauche "Appels de fonds".

Notez bien qu'il est toujours possible de créer des appels de fonds spécifiques, même en configuration automatique. Simplement ces appels de fonds spécifiques viendront en plus des appels de fonds automatiques alignés sur le budget des charges courantes.

Pour chaque appel de fonds spécifique, vous saisissez la date d'exigibilité et le montant (réparti selon la clé "Charges générales").

Autres origines des fonds

Dans certains cas particuliers, vous pouvez souhaiter alimenter le fonds de travaux à partir d'autres sources, par exemple des recettes récurrentes (ex: loyer) ou exceptionnelles (ex: subvention) ou les excédents d'un exercice clos et approuvé...

Encore une fois, notez bien que ces méthodes ne sont pas prévues par la loi (mais elles ne sont pas non plus explicitement interdites !). Par contre a priori elles ne dispensent pas de la cotisation. Et dans tous les cas elles doivent avoir été décidées explicitement par l'assemblée (vote à la majorité de l'article 25 et 25-1 selon nous, par homogénéité avec les décisions relatives à la cotisation).

D'un point de vue pratique, il suffit de saisir une écriture d'opération diverse au débit du compte d'origine (ex: compte de produit 7142) et au crédit du compte du fonds de travaux (1050001), en spécifiant bien la clé selon laquelle ces produits affectés sont répartis.

NB: Dans le cas du transfert d'excédents des opérations courantes en clôture d'exercice, attention à bien respecter la ventilation des excédents selon les différentes clés de répartition et à enregistrer une écriture d'opération diverse par clé concernée.

Chapitre 3 : Utilisation du fonds de travaux

Le fonds de travaux peut être utilisé pour financer des travaux, selon décision de l'assemblée prise à la majorité de l'article 25 (et 25-1), quelle que soit la majorité relative à la décision des travaux financés.

NB: Si les charges relatives aux travaux votés sont réparties selon une clé spéciale autre que la clé "Charges générales" et si le règlement de copropriété le prévoit, pour ce vote les copropriétaires ont un nombre de voix égal à leurs tantièmes selon cette clé de répartition spéciale.

Dans Coprolib', une fois que vous avez enregistré l'opération votée dans l'onglet "Travaux" et saisi son budget, vous enregistrez le financement de cette opération. Outre les appels de fonds spécifiques, le logiciel vous propose de saisir un financement par une avance, un emprunt ou le fonds de travaux. Dans ce dernier cas il faut préciser le montant du financement et la clé de répartition utilisée :

Inversement vous pouvez partir de la page "Fonds de travaux" et dans le sous-menu de gauche choisir "Utilisation des fonds" et enregistrer une nouvelle utilisation des fonds en indiquant à quelle opération (travaux) elle est affectée et en précisant là aussi la clé de répartition utilisée :

D'un point de vue comptable, l'utilisation du fonds de travaux pour financer une opération génère une écriture de transfert du compte 1050001 (fonds de travaux) vers le compte 102xxx (provisions de l'opération).

Dans le cas où vous avez plusieurs clés de répartition dans votre copropriété (charges générales et charges spéciales, ex: par bâtiment ou par équipement), il est important de bien comprendre que :
- la cotisation au fonds de travaux est appelée aux copropriétaires selon la clé "Charges générales"
- l'utilisation du fonds de travaux pour le financement d'une opération est répartie selon la clé propre à cette opération
- la quote-part d'un lot à un moment donné est le résultat arithmétique de ces différentes écritures appliquées avec ces différentes clés de répartition

Le corollaire de cela étant que la quote-part d'un lot ne peut jamais devenir négative. En conséquence la connaissance du solde total du fonds de travaux ne suffit pas à déterminer la capacité de financement d'une future opération.

Ceci peut être illustré par l'exemple schématique ci-dessous :

Dans cet exemple, nous avons appelé 2 trimestres de cotisation du fonds de travaux, représentant un total de 2 500 € répartis en tantièmes de charges générales. Puis nous utilisons le fonds de travaux à hauteur de 1 000 € pour financer des travaux du bâtiment A. La quote-part des lots du bâtiment B n'est pas affectée par cette opération. Le solde total du fonds de travaux est bien de 1 500 €. Mais la capacité d'utilisation va dépendre de la clé utilisée :
- bâtiment A : 250 €
- bâtiment B : 1 250 €
- charges générales : 500 €

Un autre cas particulier est le cas de création d'un lot (par exemple suite à la vente de parties communes). Le nouveau lot a évidemment une quote-part de 0 € dans le fonds de travaux. On ne peut donc pas utiliser directement le fonds de travaux en appliquant une clé de répartition dans laquelle ce nouveau lot a des tantièmes...

Il peut donc arriver que la quote-part du fonds de travaux soit suffisante pour financer des travaux sur certains lots mais pas sur tous. Pour traiter proprement et efficacement ce type de situation, Coprolib' vous permet de définir pour des travaux donnés un mode de financement "mixte" en combinant appel de fonds et utilisation du fonds de travaux. Pour cela, quand vous créez un appel de fonds provisionnel sur des travaux, vous pouvez cocher la case "Compensation par utilisation du fonds de travaux selon possibilité lot par lot" :

Dans ce cas le logiciel utilisera en priorité le fonds de travaux et complétera automatiquement par un appel de fonds pour les lots ayant une quote-part insuffisante.

En reprenant l'exemple schématique ci-dessus, si on crée un appel provisionnel de travaux de 800 € réparti en tantièmes de charges générales avec cette option, on aura le traitement suivant :
- pour chaque lot du bâtiment B, on prélève 80 € sur le fonds de travaux et la quote-part de ces lots retombe à 170 €
- pour chaque lot du bâtiment A, on prélève 50 € sur le fonds de travaux (la quote-part de ces lots retombe à 0 €) et on complète par un appel de 30 € sur le compte du copropriétaire

Chapitre 4 : Placement des fonds

D'après l'article 18 II alinéa 4 de la loi du 10 juillet 1965, les sommes reçues au titre de la cotisation au fonds de travaux doivent être placées sans délai sur un compte bancaire rémunéré.

Si ce n'est pas déjà fait, il vous faut donc ouvrir un compte bancaire (au nom du syndicat) de type Livret A (*). Les sommes versées par les copropriétaires sont encaissées sur le compte de dépôt. En général les copropriétaires paient en même temps la cotisation au fonds de travaux et l'appel provisionnel des charges courantes, voire un appel de travaux. Il n'est donc pas évident d'identifier la part relative à la cotisation au fonds de travaux. Le plus simple est d'effectuer un virement global du compte de dépôt vers le compte sur livret en fonction de la trésorerie disponible. Peu importe si le montant du compte sur livret est supérieur aux sommes versées pour le fonds de travaux. De toute façon il est logique de placer tous les fonds disponibles quelle que soit leur origine comptable (avance de trésorerie, avance pour travaux, autre avance, fonds de travaux, produits reçus en attente d'affectation,...) de façon à tirer profit au maximum de ce placement. Inversement si la situation du compte de dépôt devient critique, il faut bien entendu transférer (provisoirement) une partie du compte livret vers le compte de dépôt. Il ne faut surtout pas chercher à faire coïncider le solde bancaire du compte sur livret avec le solde d'un compte comptable ! Tout cela relève du bon sens et de la bonne gestion.

(*) Il est fortement recommandé de choisir un support défiscalisé de type Livret A (Livret Bleu au Crédit Mutuel). Les autres produits de placements sont soumis à l'impôt, ce qui induit une situation complexe (et ingérable en pratique) : le syndicat des copropriétaires est en effet considéré du point de vue fiscal comme un établissement payeur et doit notamment adresser chaque année à l'administration fiscale pour chaque copropriétaire la déclaration n° 2561 et verser au Trésor Public les sommes retenues pour cette déclaration... De toute façon l'objet du syndicat étant la conservation de l'immeuble et l'administration des parties communes (cf. article 14 de la loi du 10 juillet 1965), il n'est pas autorisé en principe à effectuer des placements financiers spéculatifs.

NB: A ce jour, le plafond du livret A est fixé à 76 500 € pour les syndicats de copropriétaires. A compter du 1er avril 2020, ce plafond peut ête porté à 100 000 € pour les copropriétés de plus de 100 lots (voir décret n° 2020-93 du 5 février 2020).

Les produits financiers issus du placement du fonds de travaux sont acquis au syndicat. Ils ne doivent donc pas être répartis sur les comptes des copropriétaires. Il n'est pas clair si l'assemblée a le droit de les affecter à autre chose qu'au fonds de travaux... (cf. article 35-1 du décret du 17 mars 1967). Le plus simple est de les affecter systématiquement au fonds de travaux, via une écriture d'opération diverse à la date de réception des intérêts sur livret, au débit du compte 502xxxx (Livret) et au crédit du compte 1050001 (fonds de travaux).

Chapitre 5 : Cas particuliers

Clé de répartition spécifique pour la cotisation

L'article 10 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 stipule que les cotisations du fonds de travaux sont réparties comme les charges relatives à la conservation, l'entretien et l'administration des parties communes, ce qui exclut la catégorie des charges relatives aux équipements et services (ex: ascenseur, chauffage, eau froide) mais laisse quand même une possibilité de ventilation entre parties communes générales et spéciales (bâtiments, parkings...). Si on ventile le fonds de travaux selon différentes clés de répartition, on se retrouve au final avec un fonds de travaux par bâtiment et potentiellement des taux de cotisation différents. D'où une complexité supplémentaire. Sans parler de la répartition des produits financiers issus du placement de ces fonds...

Nous avons opté pour une méthode simple : appeler la cotisation selon la clé "Charges générales" (ie. les tantièmes de propriété des parties communes générales).

Il est possible dans des cas très particuliers de spécifier une autre clé. Dans ce cas il faut contacter le Support pour activer cette configuration particulière. Par exemple dans la cas où il y a un bâtiment et des parkings extérieurs, on peut envisager un fonds de travaux alimenté selon la clé "Charges bâtiment" (excluant les parkings) car tous les travaux seront répartis selon cette clé.

Lots appartenant au syndicat

Dans le cas où le syndicat est propriétaire de lots privatifs, la quote-part de l'appel de cotisation pour les lots du syndicat est automatiquement répartie entre les autres lots selon la clé "Charges générales" (en excluant les lots du syndicat). Le logiciel ne génère donc pas d'écriture sur le compte du copropriétaire "SYNDICAT". Et chaque copropriétaire cotise pour ses propres lots et une partie de la quote-part des lots du syndicat.

Exemple : M. Dupont est propriétaire du lot n°1 représentant 100 / 1000èmes, et le syndicat est propriétaire du lot n°2 représentant 10 / 1000èmes.
Lors d'un appel de cotisation de 500 €, le lot n°1 acquiert une quote-part du fonds de travaux de 50 € et le lot n°2 acquiert une quote-part de 5 €. Et dans cet appel le compte du copropriétaire Dupont est débité de 50,00 + (5,00 x 100 / 990) = 50,51 €.

Si ce mode de fonctionnement vous pose problème, il est également possible de définir une clé "Charges générales hors lots du syndicat" et d'appeler la cotisation selon cette clé. Mais cela nous semble moins conforme à l'esprit de la loi, et plus complexe à gérer pour l'utilisation du fonds de travaux et dans le cas de mutation des lots du syndicat.

Transfert d'une avance pour travaux

Si vous avez déjà constitué une avance pour travaux (mentionnée au II alinéa 3 de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, avant le 1er janvier 2017), la mise en place du fonds de travaux va faire double emploi avec cette avance. En effet l'objectif est le même : mettre de l'argent de côté régulièrement afin de pouvoir l'utiliser pour financer des travaux votés dans les prochaines années. Même si la méthode diffère : l'avance n'était pas obligatoire, le fonds de travaux l'est ; l'avance était remboursable, le fonds de travaux ne l'est pas.

Notez bien que rien dans la loi ne vous empêche de maintenir votre avance pour travaux et même de continuer à l'alimenter par des appels de fonds décidés en assemblée. Et rien ne vous oblige à la rembourser aux copropriétaires au moment où vous mettez en place le fonds de travaux.

Vous pouvez bien entendu transférer directement le solde de votre avance pour travaux vers le fonds de travaux, via une écriture d'opération diverse du compte 103xxxx vers le compte 1050001 (en spécifiant bien la clé de répartition de l'avance pour travaux). Notez bien que cela ne vous dispense pas des appels de cotisation au fonds de travaux.

Enfin dans le cas où vous souhaiteriez transférer "progressivement" une avance existante vers le nouveau fonds de travaux, nous vous recommandons de procéder comme suit :
- voter le taux de cotisation annuelle au fonds de travaux (ex: 5 %)
- voter le remboursement aux copropriétaires de l'avance pour travaux, à la même fréquence que les appels de cotisation au fonds de travaux et avec les mêmes montants
En procédant ainsi, à chaque appel de cotisation au fonds de travaux, il y aura sur les comptes des copropriétaires 2 écritures qui se compenseront, et ce jusqu'à ce que l'avance soit soldée.

Reprise d'un fonds de travaux antérieur au 1er janvier 2017

Si vous aviez décidé de constituer un fonds de travaux avant le 1er janvier 2017 (un vrai "fonds de travaux" au sens de la loi ALUR, pas une "avance pour travaux" !), alors que cette fonctionnalité n'était pas encore disponible dans le logiciel, vous avez dû utiliser un moyen détourné pour mettre en place comptablement ce fonds de travaux.

Pour cela vous avez probablement utilisé un des comptes suivants :
- un compte de provisions de travaux (102xxx), en créant une opération dans l'onglet "Travaux"
- un compte d'avances (103xxxx), en créant une avance dans l'onglet "Copropriétaires"
- un compte d'attente (472xxxx), créé directement dans l'onglet "Comptabilité", menu de gauche "Plan comptable"

Au 1er janvier 2017, il vous faut configurer proprement le fonds de travaux (voir chapitres 1 et 2 ci-dessus) et enregistrer une écriture d'opération diverse pour transférer le solde de l'ancien compte (102xxx, 103xxxx ou 472xxxx) vers le nouveau compte (1050001), en spécifiant bien la clé de répartition utilisée pour ce transfert. A priori il s'agit de la clé "Charges générales", mais si vous aviez constitué le fonds de travaux selon une autre clé, il faut spécifier cette autre clé. De même si vous aviez déjà utilisé le fonds de travaux pour des travaux répartis selon différentes clés, il faut créer une nouvelle clé reflétant la quote-part au 31/12/2016 de chacun des lots et enregistrer l'écriture d'opération diverse avec cette clé.

Si cela vous paraît compliqué, n'hésitez pas à contacter le Support et nous vous aiderons pour cette reprise un peu particulière.

Conclusion

Coprolib' vous permet de configurer simplement le fonds de travaux, conformément à la loi, tout en introduisant assez de souplesse pour répondre aux besoins spécifiques de certaines copropriétés.

Des règles comptables spécifiques ont été mises en place dans le logiciel, de façon à ne pas mélanger le fonds de travaux avec les provisions pour travaux ni avec les avances. Et de façon également à bien gérer la quote-part attachée à chaque lot lors de l'abondement du fonds de travaux et lors de son utilisation, ainsi que dans la présentation des informations demandées lors d'une mutation.