Dans la plupart des copropriétés, il existe un "fonds de roulement" destiné à pallier aux problèmes de trésorerie. Techniquement parlant, il s'agit d'une "avance de trésorerie". Comme nous allons le voir dans ce tutoriel, il existe d'autres types d'avances.

Dans un premier chapitre nous définirons précisément les avances et leurs différents types.

Dans les chapitres 2 et 3 nous décrirons le processus de création et d'alimentation d'un fonds d'avance.

Dans un quatrième chapitre nous étudierons différentes façons d'utiliser des avances.

Enfin un dernier chapitre sera consacré au lien entre avances et copropriétaires, en étudiant en particulier le cas des mutations et le cas d'une modification de la clé de répartition.

Chapitre 1 : Différents types d'avance

Il convient tout d'abord de distinguer clairement les termes "avances" et "provisions".

Dans les deux cas il s'agit de sommes appelées aux copropriétaires, en fonction de certaines clés de répartition.
Mais il y a deux différences fondamentales.
La première est que les avances sont remboursables (voir le chapitre 5 sur le lien entre avances et copropriétaires), cf. article 45-1 du décret du 17 mars 1967.
La deuxième différence, qui nous intéresse ici, est une différence de destination :

• Une provision est affectée à une destination particulière : charges courantes (dans le cas des appels de fonds trimestriels), travaux particuliers, remboursement d'un emprunt.
• Une avance n'est pas affectée. Par exemple dans le cas d'une "avance pour travaux" on ne précise pas de quels travaux il s'agit. C'est une réserve que l'on constitue. Le jour où l'on décide de travaux particuliers, on peut décider d'utiliser cette avance (en tout ou partie) pour financer ces travaux : le montant prélevé devient alors une "provision" et il est comptabilisé comme un produit.

Important : Nous ne parlons pas dans ce tutoriel du "fonds de travaux", introduit par la loi ALUR dans l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965, applicable à partir du 1er janvier 2017. En effet ce fonds de travaux n'est pas une "avance" au sens défini ci-dessus, car bien qu'il ne soit pas affecté il n'est pas remboursable aux copropriétaires. Voir le tutoriel "Le fonds de travaux".

Du point de vue de la comptabilité, une avance est associée à un compte de capital (classe 1, subdivision du compte 103).

Il existe 3 types d'avances :

• Avances de trésorerie (compte 1031xxx)
  C'est le classique "fonds de roulement" dont l'objectif est d'éviter des problèmes de trésorerie qui pourraient apparaître dans le cas de paiements non lissés pendant l'année (par exemple la prime d'assurance ou une grosse facture de combustible) ou de règlements tardifs de certains copropriétaires. Si cette avance n'est pas prévue dans le règlement de copropriété, elle peut être décidée par l'assemblée à la double majorité de l'article 26. D'après l'article 35 du décret du 17 mars 1967, le montant de ce fonds ne peut excéder 1/6ème du budget prévisionnel des charges courantes.
• Avances pour travaux (compte 1032xxx)
  D'après l'ancien II alinéa 3 de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, la décision de constituer un fonds d'avances pour travaux futurs doit être soumise au vote de l'assemblée lors de la première désignation du syndic et au moins tous les trois ans. Cette décision se vote à la majorité absolue de l'article 25 (et éventuellement article 25-1).
  Cette disposition a été supprimée de la loi au 1er janvier 2017. En conséquence il est toujours possible de voter une avance pour travaux, mais cela devient une décision prise à la majorité simple de l'article 24 (comme pour les "autres avances", voir ci-dessous). Et bien entendu si une avance pour travaux a déjà été votée avant le 1er janvier 2017, rien n'oblige à la rembourser et il faut continuer à l'appeler selon l'échéancier voté.
• Autres avances (compte 1033xxx)
  Les avances de ce type sont en principe temporaires. Il peut s'agir par exemple d'un "fonds de carence" ou d'une "avance de solidarité" pour pallier les impayés de certains copropriétaires (voir l'article 45-1 du décret du 17 mars 1967). La décision de constituer ce type d'avances se vote à la majorité simple de l'article 24.

Chapitre 2 : Création d'une avance

La création d'une avance doit être décidée par l'assemblée.

L'assemblée décide du montant total de l'avance, de la clé de répartition (entre les copropriétaires) et de l'échéancier des appels de fonds.

On retrouve ces informations dans le logiciel :

La clé de répartition est en général les tantièmes de charges générales. Mais on peut faire référence à d'autres catégories de charges. Par exemple on peut avoir un fonds d'avance pour travaux du bâtiment A qui fait référence à la clé de répartition "Charges Bâtiment A" et un fonds d'avance pour travaux du bâtiment B qui fait référence à la clé de répartition "Charges Bâtiment B".

On peut aussi pour une avance créer une clé de répartition spécifique (qui n'est pas utilisée par ailleurs dans la répartition des charges). Par exemple une avance de trésorerie peut être répartie avec comme clé : 1 pour chaque lot principal (ce qui revient à dire que tous les copropriétaires contribuent avec la même quote-part). Dans ce cas il faut créer la clé de répartition spécifique de la même manière que les autres clés dans la page "Lots et clés de répartition" accessible via l'onglet "Immeuble".

Important : Dans la phase de reprise des données de votre copropriété, vous devez créer toutes les avances existantes au premier jour comptable ouvert dans le logiciel. Vous devez alors renseigner le montant initial du fonds d'avance dans le bilan d'ouverture du premier exercice géré dans le logiciel (onglet "Comptabilité", menu de gauche "Bilan d'ouverture") sur le compte 103xxxx de chaque avance.

Chapitre 3 : Constitution du fonds de l'avance

Le fonds est constitué par un ou plusieurs appels de fonds.

Dans le logiciel, vous pouvez créer les appels de fonds un par un (comme les appels de fonds des travaux par exemple).

Vous pouvez aussi créer un échéancier d'appels, de la forme "6 appels de 1000 € tous les 3 mois à partir du 01/05/2010" :

L'assemblée peut décider d'une augmentation (ou diminution) du fonds, auquel cas il faut générer des appels (ou remboursements) supplémentaires.
Un remboursement est un appel avec un montant négatif. Par exemple :

Chapitre 4 : Utilisation d'une avance

D'après l'article 10 de l'arrêté du 14 mars 2005, l'assemblée peut décider d'affecter tout ou partie du fonds à une charge particulière.
En principe cette utilisation dépend du type d'avance :
- une avance pour travaux (compte 1032) ne peut être utilisée que pour financer des travaux.
- une avance de trésorerie (compte 1031) ou autre (1033) peut être utilisée (exceptionnellement) pour couvrir toute dépense courante ou imprévue.
Coprolib' permet une plus grande souplesse en autorisant tous les types d'utilisation pour tous les types d'avances.

Nous décrirons ici deux cas d'utilisation, les plus fréquents.

1er cas : Utilisation d'une avance de trésorerie pour couvrir une dépense imprévue

On souhaite prélever une partie du fonds de l'avance pour l'affecter comme produit pour les opérations courantes ou pour une opération exceptionnelle.

Dans ce cas, conformément à l'article 10 de l'arrêté du 14 mars 2005, il faut débiter le compte 1031 ou 1033 du montant affecté et créditer le compte 703 de ce montant.

Le logiciel permet d'automatiser cette action (cliquez sur "Utilisation des fonds" dans le menu de gauche de la page de l'avance) :

Si on affecte le montant prélevé de l'avance aux opérations courantes, le logiciel génère une écriture de débit du compte d'avance (1031xxx ou 1033xxx) et un crédit du sous-compte 7031xxx correspondant à l'avance. Ce sous-compte est affecté aux opérations courantes avec la clé de répartition de l'avance. Donc en clôture d'exercice le montant prélevé de l'avance sera bien réparti entre les copropriétaires conformément à la clé de répartition utilisée pour la constitution du fonds de l'avance. Ce montant apparaît en partie haute (à droite, tableau des produits) du compte de gestion générale (état de clôture n° 2) ainsi que l'état de clôture n° 3.

Si on affecte le montant prélevé de l'avance aux opérations exceptionnelles, le logiciel génère une écriture de débit du compte d'avance (1031xxx ou 1033xxx) et un crédit du sous-compte 7032xxx correspondant à l'avance. Ce sous-compte est affecté aux opérations exceptionnelles avec la clé de répartition de l'avance. Donc en clôture d'exercice le montant prélevé de l'avance sera bien réparti entre les copropriétaires conformément à la clé de répartition utilisée pour la constitution du fonds de l'avance. Ce montant apparaît en partie basse (à droite, tableau des produits) du compte de gestion générale (état de clôture n° 2) ainsi que l'état de clôture n° 4.

2ème cas : Utilisation d'une avance de travaux pour financer des travaux

Supposons qu'on dispose d'une avance de 6000 € et qu'on décide d'en utiliser une partie (2000 €) pour financer des travaux particuliers.

On procédera en 2 étapes comme suit :

1. On crée un appel de fonds d'un montant de -2000 € (négatif) pour cette avance et on génère cet appel de fonds. Cela revient donc à rembourser les copropriétaires concernés de leur quote-part.

2. On crée un appel de fonds d'un montant de 2000 € (positif) pour les travaux auxquels le montant est affecté et on génère cet appel de fonds. On a ainsi transformé l'avance en provision.

Pourquoi procéder ainsi plutôt qu'une simple écriture entre 2 comptes (1032xxx et 102xxx) comme dans le premier cas ci-dessus ?
Et bien c'est pour une raison d'équité : dans l'étape 1 le remboursement est effectué en appliquant la clé de répartition associée à l'avance (par exemple "Charges générales").
Dans l'étape 2, l'appels de fonds provisionnel est réalisé en appliquant la clé de répartition associée aux travaux (exemple : "Charges d'ascenseur").
On voit bien que si on ne procédait pas comme cela, un copropriétaire qui ne paie pas de charges d'ascenseur serait lésé puisqu'on lui prendrait la part d'avance à laquelle il a contribué pour financer des travaux qui ne le concernent pas !

Nous vous conseillons d'utiliser cette procédure dans tous les cas (même si c'est la même clé de répartition qui est appliquée aux 2 étapes) : les écritures sont plus claires et on voit bien le détail de la contribution de chaque copropriétaire. C'est d'ailleurs la méthode préconisée dans la Recommandation n° 6 de la Commission Relative à la Copropriété.

Néanmoins si vous le souhaitez, dans le cas où les clés de répartition sont identiques, le logiciel vous permet de faire un prélèvement de fonds comme dans le 1er cas ci-dessus, ce qui générera une écriture du compte de l'avance 1032 vers le compte de provision des travaux 102.

Chapitre 5 : Avances et copropriétaires

Nous étudierons ici 2 cas : la mutation d'un lot et une modification de la clé de répartition.

1er cas : Mutation d'un lot

Nous avons mentionné plus haut que les avances, contrairement aux provisions, sont remboursables. Ceci implique donc que lors de mutation d'un lot (exemple : vente du lot du propriétaire A au propriétaire B), la quote-part associée à ce lot doit en principe être remboursée à A par la copropriété et que le même montant doit être appelé à B.

Heureusement il n'est pas nécessaire de procéder à ces opérations car le notaire propose une option qui permet de transférer automatiquement ce montant de A vers B.

C'est pourquoi, sur l'état daté remis par le syndic au notaire, doivent figurer les quotes-parts des avances pour les lots qui font l'objet de la mutation.

Du point de vue de la comptabilité de la copropriété et donc du logiciel, il n'y a rien à faire de particulier. C'est le notaire qui doit ajouter au montant de la vente la quote-part des avances pour les lots objets de la mutation (ou trouver un arrangement entre les deux parties), et c'est donc une affaire entre A et B qui ne concerne pas la copropriété.

2ème cas : Modification de la grille de répartition des charges

Il peut arriver de façon exceptionnelle que l'assemblée décide d'une modification des clés de répartition. Ce cas se produit par exemple quand un lot est supprimé ou subdivisé, ou quand un nouveau lot est créé (suite à la vente de parties communes).

Prenons le cas de la création d'un nouveau lot. Dans ce cas on définit une nouvelle grille de répartition avec de nouveaux tantièmes pour les différentes clés de répartition. Et on souhaiterait que les fonds d'avance soient "redistribués" selon ces nouveaux tantièmes.

Pour cela il faut procéder comme suit en 2 étapes, pour chaque avance concernée :

1. On crée un appel de fonds d'un montant négatif pour la totalité du fonds de l'avance et on génère cet appel de fonds, à la date de la veille du changement de grille. Cela revient donc à rembourser les copropriétaires concernés de leur quote-part, en appliquant l'ancienne grille de répartition.

2. On crée un appel de fonds d'un montant positif pour la totalité du fonds de l'avance et on génère cet appel de fonds, à la date du changement de grille. De cette façon on recalcule la quote-part de chaque copropriétaire avec la nouvelle grille.

Les copropriétaires pour lesquels la différence entre les 2 opérations est positive n'ont rien à faire (leur compte est légèrement crédité).

Les copropriétaires pour lesquels la différence entre les 2 opérations est négative (c'est le cas du propriétaire du nouveau lot dans notre exemple) doivent payer cette différence.