Ce tutoriel traite d'un sujet un peu particulier : la comptabilisation des immobilisations et amortissements.
Il s'agit de situations (rares) où la copropriété réalise l'achat d'un matériel mais souhaite étaler la charge correspondante sur plusieurs années pour ne pas pénaliser les copropriétaires actuels.
Dans ce tutoriel nous prendrons l'exemple de l'achat d'un tracteur de pelouse, amorti sur 5 ans.
Chapitre 1 : Décision d'assemblée
Dans tous les cas un achat important doit être décidé par l'assemblée. Il est alors très important que la résolution soit clairement rédigée.
Si la résolution d'assemblée est du style "L'assemblée décide d'acheter un tracteur de pelouse pour un budget maximal de 4000 €, ce montant étant financé par un appel de fonds spécifique auprès des copropriétaires exigible le 01/07/2019", la provision de 4000 € sera due en totalité par les copropriétaires au 01/07/2019, et l'éventuel excédent (de 301 € si la dépense réelle est de 3699 € par exemple) sera réparti entre les copropriétaires à la date de l'assemblée qui approuvera les comptes de l'exercice 2019.
Si l'on veut mettre en place un mécanisme d'immobilisation et d'amortissement, il faut bien rédiger la résolution soumise au vote de l'assemblée, par exemple : "L'assemblée décide d'acheter un tracteur de pelouse pour un budget maximal de 4000 €, cet achat étant financé par un appel de fonds spécifique auprès des copropriétaires exigible le 01/07/2019 et constituant une avance (remboursable au vendeur en cas de mutation), la charge réelle étant comptabilisée sous forme d'amortissement de 1/5 tous les ans à partir du 31/12/2019.".
Dans ce dernier cas la charge réelle est bien étalée sur 5 ans et chaque année elle est répartie sur les copropriétaires à la date de l'assemblée qui approuve les comptes de l'exercice clos (et financée par l'avance constituée le 01/07/2019). Ainsi en cas de mutation le copropriétaire vendeur ne peut pas s'estimer lésé.
Chapitre 2 : Création d'une avance
Même si la charge est étalée sur 5 ans, il faut assez de trésorerie pour payer le fournisseur immédiatement !
Si vous avez assez de trésorerie, pas de problème. Sinon, comme dans l'exemple de résolution votée présenté au chapitre 1, la première étape est de créer une avance (type "Autres avances") et de réaliser un appel de fonds de 4000 € sur cette avance, exigible au 01/07/2019. Le syndic aura alors assez de trésorerie pour réaliser l'achat à l'automne 2019 comme prévu. Et les montants avancés par les copropriétaires leur seront remboursables en cas de vente.
Voir le tutoriel "Les avances".
Chapitre 3 : Configuration d'un compte d'attente
Le législateur n'a pas jugé utile de prévoir des comptes d'immobilisation et d'amortissement dans le plan comptable de la copropriété (voir l'article 7 de l'arrêté du 14 mars 2005).
La solution que nous proposons est de créer pour chaque immobilisation gérée :
- un sous-compte du compte "471 - Compte en attente d'imputation débiteur", pour l'affectation de la dépense (immobilisation)
- un sous-compte du compte "605 - Matériel" (ou autre compte de charges courantes), pour affecter la dotation annuelle (amortissement)
Pour cela rendez-vous dans l'onglet "Comptabilité", menu de gauche "Plan comptable" et choisissez le filtre "Afficher les comptes d'attente", puis cliquez sur "Créer un sous-compte" en face du compte 471 :
Puis choisissez le filtre "Afficher les comptes de charges et de produits", puis cliquez sur "Créer un sous-compte" en face du compte 605 :
Chapitre 4 : Enregistrement de la dépense
Quand vous achetez le tracteur de pelouse (pour un montant réel disons de 3699 €), vous enregistrez la dépense normalement (date d'engagement, montant, libellé, fournisseur...). Simplement, au lieu de l'affecter à un compte de charges (6xx), vous cliquez sur le lien "Autres affectations possibles" et vous l'affectez au compte d'attente correspondant à l'immobilisation :
De même vous enregistrez le paiement normalement, comme pour une dépense de charges courantes.
Au final la seule différence est que l'écriture liée à la dépense a été portée au débit du compte 4710001 au lieu d'un compte 6xx. A ce moment le solde du compte 4710001 reflète donc bien la valeur immobilisée.
NB: Vous pouvez à ce moment-là rembourser l'éventuel excédent avancé par les copropriétaires (dans notre exemple 301 €), en enregistrant un appel d'un montant de -301 € (négatif) sur l'avance correspondante.
Chapitre 5 : Amortissement annuel
Pour cette étape il va falloir passer par la page des opérations diverses (onglet "Comptabilité", menu de gauche "Opérations diverses").
Tous les ans à la date de fin d'exercice (pendant 5 ans à compter du 31/12/2019), vous enregistrez une écriture d'opération diverse au crédit du compte d'immobilisation (4710001) et au débit du compte d'amortissement (6050001) :
NB: Dans notre exemple le montant de l'amortissement est de : 3699 x 1/5 = 739,80 €.
De plus si vous avez financé l'achat initial par une avance (voir chapitre 2), vous enregistrez une autre écriture d'opération diverse, du même montant, cette fois-ci au débit du compte de l'avance et au crédit du compte 6050001. Le compte 6050001 sera soldé et l'amortissement ne générera aucune charge à répartir dans cet exercice.
Sinon le montant transféré sur le compte 6050001 entrera bien dans les charges courantes affectées de chacun des 5 exercices.
Conclusion
La gestion des immobilisations et amortissements demande un traitement comptable particulier. Avec Coprolib' ce traitement est simplifié, les écritures sont générées proprement et les risques d'erreur limités.