Ce tutoriel traite des situations où la copropriété constitue un stock (clés, badges, télécommandes...) en effectuant des achats groupés et en revendant les items unitairement aux copropriétaires (ou à d'autres tiers, par exemple des locataires) au fur et à mesure de leurs besoins. Le traitement comptable est un peu particulier car il ne faut pas affecter la dépense aux charges courantes (et donc la répartir entre tous les copropriétaires) mais bien désynchroniser la dépense (achat groupé) de la revente (unitaire) en utilisant pour cela un compte d'attente dont le solde (toujours débiteur) indiquera la valeur du stock.
NB: On pourrait se contenter d'affecter les dépenses d'achat sur un compte de charges courantes (par exemple "606 - Fournitures"), et de comptabiliser la revente via une écriture d'opération diverse au crédit de ce même compte de charges. L'inconvénient de cette méthode est que la totalité de l'achat est réparti sur les copropriétaires en clôture de l'exercice de cet achat, même si tous les items n'ont pas été revendus dans cet exercice ; et le produit de la revente bénéficie alors aux copropriétaires de l'exercice de la revente. En cas de mutation, les copropriétaires vendeurs pourraient considérer qu'ils sont lésés. La solution que nous proposons évite ce risque.
Chapitre 1 : Configuration d'un compte d'attente
Le législateur n'a pas jugé utile de prévoir des comptes de stocks dans le plan comptable de la copropriété (voir l'article 7 de l'arrêté du 14 mars 2005).
La solution que nous proposons est de créer un sous-compte du compte "471 - Compte en attente d'imputation débiteur" pour chaque stock géré.
Pour cela rendez-vous dans l'onglet "Comptabilité", menu de gauche "Plan comptable" et choisissez le filtre "Afficher les comptes d'attente", puis cliquez sur "Créer un sous-compte" en face du compte 471 :
Chapitre 2 : Enregistrement des achats groupés
Quand vous achetez un lot de badges, vous enregistrez la dépense normalement (date d'engagement, montant, libellé, fournisseur...). Simplement, au lieu de l'affecter à un compte de charges (6xx), vous cliquez sur le lien "Autres affectations possibles" et vous l'affectez au compte d'attente correspondant au stock de badges :
De même vous enregistrez le paiement normalement, comme pour une dépense de charges courantes.
Au final la seule différence est que l'écriture liée à la dépense a été portée au débit du compte 4710001 au lieu d'un compte 6xx. Le solde du compte 4710001 reflète donc bien la valeur du stock de badges.
Chapitre 3 : Revente à un copropriétaire (ou autre tiers)
Pour cette étape il va falloir passer par la page des opérations diverses (onglet "Comptabilité", menu de gauche "Opérations diverses"). Quand un copropriétaire vous commande un badge, enregistrez une écriture d'opération diverse au crédit du compte de stock (4710001) et au débit du compte copropriétaire (450xxxx) :
Dans le cas où vous revendez plusieurs badges simultanément à différents copropriétaires, vous pouvez enregistrer une seule écriture d'opération diverse avec en contrepartie le compte "<450xxxxx - Ventilation sur plusieurs comptes copropriétaires>".
Pour enregistrer le règlement de cette commande par le copropriétaire, il suffit ensuite de saisir un encaissement dans la page de ce copropriétaire.
NB: Si la commande provient d'un autre tiers (par exemple un locataire), mettez l'écriture au débit du compte "461 - Débiteurs divers" au lieu d'un compte copropriétaire (450xxxx). Dans ce cas, le règlement devra aussi être enregistré via une écriture d'opération diverse, cette fois-ci au crédit du compte 461 et au débit du compte de banque. Si le règlement suit immédiatement la commande, une autre possibilité est de saisir une seule écriture d'opération diverse, au crédit du compte 4710001 et au débit du compte de banque.
Chapitre 4 : Cas particuliers
Variation des prix d'achat
Prenons un exemple. Vous achetez un lot de 20 badges à 30 € pièce. Vous en revendez 15 aux copropriétaires. Il vous reste un stock de 5 badges, pour un montant de 150 €.
Vous rachetez un nouveau lot de 15 badges, mais cette fois-ci au prix unitaire de 25 € (soit le prix a baissé, soit vous avez trouvé un fournisseur qui les vend moins chers !).
Vous avez maintenant en stocks 20 badges, représentant un montant de 150 + 15 x 25 = 525 €.
En conséquence vous devez considérer que le prix moyen d'achat est de 525 / 20 = 26,25 €. Et donc les prochaines commandes des copropriétaires seront à ce prix.
Important : Le logiciel ne vous fournit pas ce calcul (il ne connaît pas le nombre de badges en stock). C'est donc à vous de faire attention dans ce cas particulier.
Variation du stock
Il peut arriver que des éléments du stock disparaissent ou soient détériorés. Ou par exemple dans le cas de clés, que la serrure soit changée et que les clés en stock deviennent inutilisables et donc perdent toute valeur.
Dans tous ces cas il faut comptabiliser la perte en enregistrant une écriture d'opération diverse pour transférer le montant correspondant depuis le compte de stock 471xxxx vers un compte de charges qui sera ensuite réparti sur les comptes des copropriétaires.
On peut choisir un compte de charges courantes (par exemple 606). On peut aussi choisir le compte "678 - Charges exceptionnelles".
NB: Pour une meilleure lisibilité dans les documents comptables (tableaux de clôture d'exercice), cela peut être une bonne idée de créer un sous-compte (du 606 ou du 678) pour chaque stock géré, par exemple "6060001 - Inventaire Stock de badges".
Affectation en fournitures par bâtiment
On peut imaginer d'autres affectations que l'affectation à un copropriétaire. Par exemple on peut constituer un stock d'ampoules, global pour la copropriété, et affecter les ampoules au fur et à mesure de leur utilisation, soit au bâtiment, A soit au bâtiment B.
Dans ce cas on créera 2 sous comptes du compte "606 - Fournitures", l'un associé à la clé de répartition "Charges Bâtiment A" et l'autre associé à la clé de répartition "Charges Bâtiment B". Et au moment de l'utilisation d'une ampoule on saisira une écriture d'opération diverse au crédit du compte de stock 471xxxx et au débit du compte de charges 6060001 ou 6060002.
L'exemple ci-dessus est un peu caricatural, mais il illustre une méthode qui peut être appliquée dans un grand nombre de situations très variées.
Bilan d'ouverture
Dans le bilan d'ouverture du premier exercice géré en comptabilité dans Coprolib', vous devez entrer sur le compte de stock 471xxxx un solde débiteur (colonne "Actif") correspondant à la valeur d'achat des items en stock.
Conclusion
La gestion des stocks demande un traitement comptable particulier. Avec Coprolib' ce traitement est simplifié, les écritures sont générées proprement et les risques d'erreur limités.