Les copropriétaires-bailleurs ont la possibilité de récupérer auprès de leurs locataires une partie des charges courantes qui leur sont affectées. L'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 décrit la procédure de provisions pour charges et de régularisation annuelle des charges entre bailleur et locataire. Le décret du 26 août 1987 définit la liste des charges récupérables dans le cadre des logements loués à titre d'habitation principale.
A noter : certains travaux d'économie d'énergie concernant les parties communes de l'immeuble peuvent être en partie récupérables (cf. article 23-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 et arrêté du 23 novembre 2009).
Important : Pour les baux autres que les baux d'habitation, ce sont les clauses du bail qui font foi (cf. article L145-40-2 et article R145-35 du Code de commerce, depuis le 1er septembre 2014) et donc les charges récupérables peuvent être définies au cas par cas, certains baux pouvant même aller jusqu'à mettre à la charge du locataire les travaux (hors grosses réparations) ou les frais d'administration de la copropriété...
Il n’existe aucune disposition législative ou réglementaire imposant au syndic de transmettre à un copropriétaire-bailleur le décompte des charges récupérables sur son locataire.
Toutefois, avant l'assemblée qui décide de l'approbation des comptes, le syndic doit tenir à la disposition des copropriétaires le détail des dépenses de l'exercice clos, de façon à ce que les copropriétaires-bailleurs puissent eux-mêmes faire le calcul des charges récupérables vis-à-vis de leurs locataires.
Dans la pratique, les copropriétaires-bailleurs ont tendance à demander au syndic de faire le calcul à leur place (c'est vrai que c'est parfois compliqué !).
Le logiciel Coprolib' permet de calculer automatiquement les charges récupérables concernant les baux d'habitation et de les fournir aux copropriétaires-bailleurs.
Chapitre 1 : Configuration du calcul des charges récupérables dans le logiciel
Dans le logiciel Coprolib', il est possible de définir pour chaque compte de charges si ce compte est ou non récupérable (avec un pourcentage). Cette configuration des comptes est pré-définie de façon à être en conformité avec le décret. Toutefois il est possible de l'adapter dans certains cas particuliers où le décret prévoit plusieurs situations possibles. Cela concerne les comptes suivants :
- 604 - Achats produits d'entretien et petits équipements
- 605 - Matériel
- 606 - Fournitures
- 614 - Contrats de maintenance
- 615 - Entretien et petites réparations
Ces comptes sont pré-configurés avec la valeur "récupérable à 100%", ce qui correspond à la grande majorité des situations.
Mais pour le compte 614 par exemple, selon le type d'équipement auquel se réfère le contrat de maintenance, les charges peuvent être ou non récupérables.
Donc si certains contrats de maintenance se réfèrent à des équipements pour lesquels les charges ne sont pas récupérables (ou le sont partiellement), il faudra créer une subdivision du compte 614 (comptes 6140001, 6140002, etc.) pour chaque contrat et préciser pour chaque sous-compte le % de récupération des charges.
Dans le cas particulier des contrats de maintenance d'ascenseur, le contrat d'entretien "normal" est récupérable à 100% et le contrat d'entretien "étendu" est récupérable à 73%.
A noter : la téléphonie de l'ascenseur n'est pas récupérable !
- 613 - Locations mobilières
- 616 - Primes d'assurance
- 634 - Autres impôts et taxes
Ces comptes sont pré-configurés avec la valeur "récupérable à 0%", ce qui correspond à la grande majorité des situations.
Toutefois il peut arriver que certaines taxes soient récupérables (ex: taxe de balayage, taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères).
Là encore si le syndicat est soumis à d'autres taxes récupérables, il convient de subdiviser le compte 634 et de configurer le % récupérable sur chaque sous-compte.
A noter : la taxe de balayage (compte 632) est récupérable à 100%.
- 641 - Salaires
- 642 - Charges sociales et organismes sociaux
- 643 - Taxe sur les salaires
Le décret stipule que les rémunérations (charges sociales et fiscales comprises) sont récupérables :
- à hauteur de 75% pour un gardien ou concierge (catégorie B) assurant l’entretien des parties communes ainsi que la sortie des poubelles
- à hauteur de 40% pour un gardien ou concierge (catégorie B) n’assurant que l’une ou l’autre de ces tâches
- à hauteur de 100% pour un employé d’immeuble (catégorie A) assurant l’entretien des parties communes ou la sortie des poubelles (ou les deux)
Les comptes concernés (641, 642x et 643) sont pré-configurés avec la valeur "récupérable à 75%". Cette valeur doit donc être modifiée dans les deux derniers cas décrits ci-dessus.
A noter : la médecine du travail (compte 6441) n'est pas récupérable.
Autre cas particulier (plus rare) : Les dépenses de personnel d’encadrement technique chargé du contrôle direct du gardien, du concierge ou de l’employé d’immeuble (lorsque ce dernier assure les services d'entretien des parties communes et d'élimination des rejets) sont récupérables à 10%.
Pour modifier la configuration du pourcentage des charges récupérables sur un compte, rendez-vous dans l'onglet "Comptabilité", menu de gauche "Plan comptable" et choisissez l'action "Modifier" sur le compte concerné.
Attention : Le plan comptable est défini par exercice. Si vous avez plusieurs exercices ouverts en cours, il faut cocher la case "Recopier ce compte à l'identique dans les autres exercices ouverts".
NB: Si vous avez besoin de paramétrer en charges récupérables un autre compte de charges (soit parce que vous êtes concernés par des baux autres que des baux d'habitation, soit parce que vous n'êtes pas soumis à la législation française), contactez le Support pour demander le déblocage des comptes de charges que vous souhaitez modifier.
Chapitre 2 : Information des copropriétaires
L'état "Relevé général des dépenses" (dans l'onglet "Charges courantes") fait apparaître une colonne "Récupérable" :
L'état "Charges affectées" fait apparaître une colonne "Récupérable" :
Cet état peut étre édité pour un seul copropriétaire dans le menu de gauche de la page de ce copropriétaire, ou pour l'ensemble des copropriétaires dans l'onglet "Charges courantes", menu de gauche "Clôture" sur un exercice clos.
Une option permet d'afficher un détail par compte de charges, de façon à ce que le copropriétaire puisse faire des calculs détaillés en fonction des caractéristiques de chaque bail (en particulier pour les baux autres que les baux d'habitation).