Ce tutoriel vous intéresse si votre immeuble est équipé d'un compteur général et de compteurs divisionnaires d'eau froide et/ou d'eau chaude ou d'un équipement de chauffage commun destiné aux lots privatifs. En effet dans ce cas vous souhaitez répartir les charges d'eau froide et/ou eau chaude et/ou chauffage entre les copropriétaires en fonction de leur consommation respective, et non pas en fonction des tantièmes de charges générales.

A noter : Ce tutoriel peut également s'appliquer pour d'autres fluides (ex: électricité dans des caves ou garages) bien que cette situation soit beaucoup moins fréquente.

Le chapitre 1 explique comment configurer le logiciel pour définir les clés de répartition des charges liées à la consommation d'eau froide.

Le chapitre 2 présente la gestion des charges d'eau froide dans le budget prévisionnel et les appels de fonds.

Le chapitre 3 explique le principe des relevés de compteurs, et de calcul des charges d'eau froide.

Dans le chapitre 4 nous étudions des cas particuliers (exemple : certains copropriétaires ont un contrat individuel de fourniture d'eau froide).

Dans le chapitre 5 nous compliquons un peu les choses en distinguant les dépenses de location et d'entretien des compteurs.

Enfin le chapitre 6 expose le cas plus complexe des charges de chauffage, qui incluent des charges de consommation de combustible ou d'énergie et des charges d'entretien des équipements de chauffage, et dont la répartition doit tenir compte de la consommation des lots privatifs en eau de chauffage et en eau chaude sanitaire.

Chapitre 1 : Types de compteurs, comptes de charges et clés de répartitions

La première chose à faire est de configurer le logiciel pour qu'il permette de gérer les compteurs d'eau froide.

Pour cela, allez dans l'onglet "Immeuble", menu de gauche "Gestion des compteurs" et enregistrez un nouveau type de compteur : "Eau froide".

Vous voyez qu'il est possible d'avoir plusieurs types de compteur. Le cas le plus fréquent est le cas des compteurs d'eau froide. Mais on peut aussi avoir des compteurs d'eau chaude situés en sortie d'une chaudière commune, ou des compteurs d'électricité pour des garages par exemple. On peut même envisager des cas plus complexes, par exemple avec plusieurs bâtiments où chaque bâtiment a un compteur général et des compteurs divisionnaires en aval (pour les lots de ce bâtiment). La règle générale est qu'il faut enregistrer un type de compteur pour chaque compteur général.

A noter : le type de compteur détermine l'unité de consommation qui sera affichée (eau froide/chaude en m³, électricité en kWh).

A noter également : le mode de saisie des relevés par défaut est "Index". Ne le changez pas. Il convient dans la quasi-totalité des cas (voir chapitre 4 pour des cas particuliers).

Nous allons maintenant continuer avec l'exemple le plus simple : les compteurs d'eau froide.

Pour rappel, l'installation de compteurs divisionnaires d'eau froide est obligatoire dans tous les immeubles construits à partir du 1er janvier 2007 (cf. article L135-1 du Code de la Construction et de l'Habitation et décret n° 2007-796 du 10 mai 2007). Pour les immeubles plus anciens, cette installation peut être votée par l'assemblée à la majorité absolue de l'article 25 (et éventuellement article 25-1).

Lors de l'enregistrement d'un nouveau type de compteur, une clé de répartition "Consommation : <libellé du compteur>" est créée. Cette clé sera utilisée pour la répartition des charges par lot (et donc par copropriétaire) en clôture d'exercice, en fonction des relevés de compteurs (voir chapitre suivant).

Il faut maintenant identifier les comptes de charges sur lesquels s'appliquera cette répartition. Dans notre cas, ce sera simplement le compte "601 - Eau". Mais on aurait pu avoir par exemple une subdivision de ce compte.

Il faut donc aller dans l'onglet "Comptabilité", menu de gauche "Plan comptable" et modifier le compte 601 :

Le compte "601 - Eau" est donc maintenant associé à la clé de répartition "Consommation : Eau froide". Les dépenses imputées sur ce compte seront donc, en clôture d'exercice, réparties sur les lots en fonction de cette clé dynamique, selon les règles définies dans le chapitre 3 ci-après.

Chapitre 2 : Budget prévisionnel et appels de fonds

On a vu que la configuration des comptes permettait de choisir une clé de répartition qui sera appliquée en clôture d'exercice, sur la base des relevés de compteurs.

Il est clair que, tant que le relevé de compteurs n'a pas été effectué, cette clé de répartition n'est pas utilisable. En particulier pour l'élaboration du budget prévisionnel (donc en début d'exercice) et la génération des appels de fonds associés, il faut utiliser une autre clé de répartition. C'est pourquoi on a défini au niveau de type de compteur une clé de répartition pour les appels de fonds (voir la définition du type de compteur au chapitre 1 ci-dessus).

Dans notre exemple, nous avons configuré le type de compteur "Eau froide" avec la clé de répartition "Charges Générales" pour le budget prévisionnel et les appels de fonds, et nous avons configuré le compte 601 avec la clé de répartition "Consommation : Eau froide". Donc dans les appels de fonds de charges courantes, le budget du compte 601 sera réparti entre les copropriétaires selon les tantièmes de leurs lots dans la clé de répartition "Charges Générales".

Dans la définition du type de compteur au chapitre 1 ci-dessus, nous avons vu qu'il y a une deuxième clé de répartition associée au type de compteur, qui sera utilisée pour la consommation résiduelle (voir chapitre 3 ci-dessous).

En résumé, sur le compte 601, on répartira le budget et les appels de fonds selon la clé de répartition "Charges Générales", on suivra les dépenses pendant l'exercice en utilisant cette même clé de répartition, et en clôture d'exercice on utilisera également cette même clé pour les charges liées à la consommation résiduelle (parties communes). La clé de répartition "Consommation : Eau Froide" sera établie à partir du relevé des compteurs, et utilisée pour répartir la fraction des dépenses relative aux consommations des lots privatifs.

NB : Nous avons pris ici le cas simple où le type de compteur est associé à la clé de répartition "Charges Générales". Voir au chapitre 4 un cas particulier où une autre clé de répartition est utilisée.

Chapitre 3 : Relevé des compteurs et calcul des charges

A la fin de chaque exercice, vous devez effectuer un relevé du compteur général et de tous les compteurs divisionnaires.

Pour cela, allez dans l'onglet "Immeuble", menu de gauche "Gestion des compteurs", et sous-menu "Eau froide".
Vous voyez la liste des relevés, et vous pouvez enregistrer un nouveau relevé :

Bien entendu tous les lots ne sont pas concernés. Ne saisissez dans le formulaire que les lots équipés d'un compteur divisionnaire.

Pour que les calculs de répartition soient équitables, il est important que tous les compteurs soient relevés à la même date. Toutefois vous n'êtes pas obligé de remplir tout le formulaire en une seule fois. Notez bien cependant que la clôture d'exercice n'est possible que si le relevé des compteurs est complet pour l'exercice.

Il n'est pas obligatoire que la date de relevé coïncide avec la date de fin d'exercice. En fait dans la pratique il y a peu de chances que le relevé des compteurs soit effectué un 31 décembre ! Finalement peu importe que ce relevé soit effectué le 16 décembre ou le 12 janvier suivant. Comme nous allons le voir, ce n'est pas la valeur absolue de la consommation de chaque lot qui est utile aux calculs, mais sa valeur relative (par rapport à l'ensemble des lots). On peut donc considérer que cette valeur relative reste la même, qu'elle soit calculée sur la base d'un relevé de consommation pour une période de 365 jours ou de 350 ou de 380.

La consommation de chaque compteur pour l'exercice est calculée comme étant la différence (exprimée en m³) entre l'index relevé en fin d'exercice et l'index relevé en fin de l'exercice précédent.

Pour le relevé de compteurs du premier exercice, vous aurez donc à saisir non seulement l'index relevé, mais aussi l'index précédent. Par contre pour les exercices suivants, l'index précédent sera rempli automatiquement.

Si vous n'avez pas accès à un des compteurs pour effectuer le relevé, vous pouvez saisir une estimation dans la colonne "Index relevé". Dans ce cas cochez la cas "Est." pour ce compteur. Cela permettra de faire apparaître une information "(E)" sur l'état de relevé des compteurs.

Enfin une option (case à cocher) dans le formulaire de relevé permet d'ignorer la consommation résiduelle. Si cette case est cochée, le logiciel ne tiendra pas compte de la consommation du compteur général et il considérera que la consommation résiduelle (différence entre la consommation du compteur général et la somme des compteurs divisionnaires) est nulle. Cette option peut être utile si la consommation résiduelle calculée est infime (voire négative à cause d'erreurs d'arrondis) et qu'elle est de ce fait négligeable. Vous pouvez aussi utiliser cette option s'il y a un décalage de dates entre le relevé des compteurs divisionnaires et le relevé du compteur général, qui fait que le calcul de la différence ne fait pas sens.

Un état est disponible pour imprimer un relevé de compteurs. Pour y accéder, cliquez sur la date de relevé (dans liste des relevés) pour afficher le détail du relevé :

Voici un exemple d'état de relevé de compteurs :

A partir du relevé des compteurs, le logiciel calcule les éléments suivants :

• Consommation totale : c'est la consommation relevée au compteur général
• Consommation privative : c'est la somme des consommations des compteurs divisionnaires des lots privatifs
• Consommation des compteurs divisionnaires spéciaux (non directement rattachés à un lot privatif)
• Consommation résiduelle : c'est la consommation totale moins la consommation des compteurs divisionnaires (privatifs ou spéciaux)

Lors de la clôture d'exercice, les dépenses imputées sur le compte 601 sont réparties de la façon suivante :

• La fraction (consommation privative / consommation totale) est répartie entre les lots concernés, au prorata de la consommation de chaque lot.
• La consommation de chaque compteur divisionnaire spécial est répartie selon la clé définie pour ce compteur.
• La fraction (consommation résiduelle / consommation totale) est répartie entre tous les lots selon leurs tantièmes dans la clé de répartition définie au niveau du type de compteur.

Prenons un exemple volontairement simplifié :
On a 3 compteurs divisionnaires, pour les lots A, B et C.
On a relevé les consommations suivantes : général=600,000 A=40,000 B=350,000 C=120,000.
Le montant total des dépenses imputées sur le compte 601 (factures de la Compagnie des Eaux) est de 1800,00 €.

A partir de là, le logiciel calcule :
- consommation totale : 600
- consommation privative : 510 (=A+B+C)
- consommation résiduelle : 90 (=600-510)

La fraction des charges liées à la consommation privative est de : 1800,00 * (510/600) = 1530,00 €.
Ce montant est réparti de la façon suivante :
- lot A : 1530,00 * (40/510) = 120,00 €
- lot B : 1530,00 * (350/510) = 1050,00 €
- lot C : 1530,00 * (120/510) = 360,00 €

La fraction des charges liées à la consommation résiduelle est de : 1800,00 * (90/600) = 270,00 €.
Ce montant est réparti entre tous les lots selon les tantièmes de la clé de répartition "Charges Générales".

Le schéma ci-dessous illustre cet exemple simplifié :

Chapitre 4 : Cas particuliers

Factures d'eau à cheval sur plusieurs exercices

Les factures d'eau sont émises en fin de période de consommation. La périodicité peut être de 2, 3, 6 ou 12 mois selon le fournisseur et le contrat. Quand une facture porte sur la consommation d'une période entièrement incluse dans un exercice, il n'y a pas de problème : on compatbilise la totalité de la facture en charges sur cet exercice. Mais quand la période de consommation facturée est à cheval sur 2 exercices, il faut trouver une méthode de comptabilisation qui soit juste et cohérente d'une année sur l'autre.

Prenons un exemple : les exercices sont du 01/04 au 31/03 ; les factures d'eau sont semestrielles aux alentours du 01/01 (pour la consommation du 2ème semestre) et du 01/07 (pour la consommation du 1er semestre).
La facture du 01/01 ne pose pas de problème car elle porte sur la consommation d'une période entièrement incluse dans un seul exercice. Mais la facture du 01/07 pose problème.

Notons d'abord qu'on peut éviter ce problème de plusieurs façons :
- on demande au fournisseur d'établir des factures trimestrielles (ce qui peut induire un coût supplémentaire)
- on reste sur des factures semestrielles, mais on demande au fournisseur de les décaler au 01/04 et au 01/10
- on ne change rien vis-à-vis du fournisseur, mais on change la date de début des exercices pour passer du 01/01 au 31/12 (décision à prendre en AG)

Si on ne peut pas éviter le problème, il y a 2 solutions pour comptabiliser la facture du 01/07/2019.
On peut enregistrer la dépense avec une date d'engagement au 31/03/2019 (de façon à comptabiliser la charge sur l'exercice 2018-2019) avec une partie en charges constatées d'avance (donc sur l'exercice 2019-2020). Cette première méthode est peut-être plus juste du point de vue de l'exactitude des montants ventilés sur chaque exercice. Mais elle a l'inconvénient qu'il faut attendre le 01/07 pour clôturer l'exercice précédent, ce qui n'est pas souhaitable. De plus elle a l'inconvénient de faire apparaître une dette vis-à-vis du fournisseur à la clôture de l'exercice, ce qui est faux.
C'est pourquoi nous préférons la deuxième méthode qui consiste à enregistrer une facture non parvenue au 31/03/2019, dans laquelle on met une estimation de la part de consommation d'eau du 01/01 au 31/03. On peut faire cette estimation au moment de la clôture, donc dès le 31/03. On enregistrera ensuite la dépense au 01/07/2019 sur la base de la facture réelle à cette date. La charge estimée comptabilisée sur l'exercice 2018-2019 via la facture non parvenue sera automatiquement déduite de la charge réelle comptabilisée au 01/07/2019 sur l'exercice 2019-2020.

Copropriétaires ayant un contrat individuel de fourniture d'eau froide

Il peut arriver qu'un des copropriétaires, typiquement un restaurant ou un café, ait un contrat individuel de fourniture d'eau froide. Dans ce cas, il possède un compteur individuel et sa consommation d'eau ne passe pas par le compteur général de la copropriété.

De ce fait on n'en tient pas compte dans le relevé des compteurs décrit au chapitre 3 ci-dessus.

Mais il faut aussi l'ignorer pour ce qui est de la consommation résiduelle et du budget prévisionnel. C'est pourquoi dans ce cas on crée une clé de répartition particulière (appelons-la "Charges Eau Froide") par duplication de la clé de répartition "Charges Générales", en mettant à 0 les tantièmes des lots disposant d'un compteur individuel.

Lors de la définition du type de compteur (voir chapitre 1 ci-dessus), on précise que le type de compteur est associé à la clé de répartition "Charges Eau Froide" (au lieu de "Charges Générales" par défaut). Dès lors, comme nous l'avons vu aux chapitres 2 et 3, la clé de répartition "Charges Eau Froide" sera utilisée pour la répartition du budget prévisionnel et des appels de fonds, ainsi que pour les charges liées à la consommation des parties communes. Et le propriétaire du lot équipé d'un compteur individuel sera bien exclus de ces calculs, puisque son lot a 0 comme tantièmes dans la clé de répartition "Charges Eau Froide".

A noter : En dehors du cas de copropriétaires ayant un contrat individuel de fourniture d'eau froide, il arrive assez fréquemment que le règlement de copropriété prévoie une catégorie de charges spéciales "Charges Eau Froide" différente de la catégorie des "Charges Générales", tout simplement parce que certains types de lots (ex: caves, parkings...) ne reçoivent pas l'eau froide. On procède alors de la même façon que celle décrite ci-dessus.

Saisie des relevés en mode "Consommation"

Il peut arriver de façon exceptionnelle qu'on ait besoin de saisir les relevés directement en mode "Consommation" au lieu de "Index".

C'est utile par exemple dans le cas où les appartements sont équipés de répartiteurs de chauffage, et où la consommation de chaque répartiteur est calculée (par la société qui établit les relevés) en fonction de la consommation détaillée de chaque pièce de l'appartement avec des calculs de pondération complexe. Dans Coprolib' on ne saisira que la consommation calculée de chaque répartiteur (= compteur divisionnaire) et évidemment dans ce mode la notion d'index n'a pas de sens.

Remplacement des compteurs

Quand un compteur défectueux est remplacé en cours d'exercice, il faut faire apparaître sur le relevé 2 compteurs pour le lot concerné : l'ancien compteur et le nouveau. Pour cela on clique sur le petit "+" situé à droite du libellé du lot, ce qui fait apparaître une nouvelle ligne, et on saisit dans le relevé :
- pour l'ancien compteur, l'index relevé à la date du remplacement (dans la colonne "Index relevé")
- pour le nouveau compteur, l'index relevé à la date du remplacement (ce n'est pas forcément 0 !) dans la colonne "Index précédent" et l'index relevé à la date du relevé (dans la colonne "Index relevé")

Bien entendu on utilisera aussi le petit "+" dans le cas exceptionnel où un lot est équipé de plusieurs compteurs divisionnaires.

Dans le cas où le compteur général est remplacé, il faut procéder comme suit (il n'y a pas de petit "+" pour le compteur général) :
- saisir dans la colonne "Index relevé" le relevé du nouveau compteur général à la date de relevé
- ne pas tenir compte du message éventuel qui informe que l'index relevé est inférieur à l'index précédent
- cocher la case "Est." (qui permet de saisir une consommation estimée)
- saisir dans la colonne "Consommation" la consommation du nouveau compteur général depuis son installation, plus la consommation de l'ancien compteur général entre la date du relevé précédent et le remplacement du compteur (si vous avez pensé à relever l'ancien compteur au moment du remplacement !)
- noter toutes ces informations dans le champ "Commentaires" en bas du formulaire, pour une meilleure traçabilité de ces calculs

Compteurs divisionnaires spéciaux

Jusqu'à présent nous n'avons parlé que des compteurs divisionnaires directement rattachés à un lot. C'est le cas le plus courant.
Mais il est possible de définir des compteurs divisionnaires spéciaux qui ne suivent pas cette règle et pour lesquels les charges liées à la consommation seront réparties selon une clé spécifique. En particulier cela est utile dans les cas suivants :

• un compteur divisionnaire dans les parties communes spéciales d'un bâtiment (dont la consommation n'est donc pas répartie en charges générales mais en charges spéciales du bâtiment)
• un compteur divisionnaire partagé par plusieur lots (avec une clé qui définit la répartition entre les lots desservis)
• un compteur divisionnaire qui a des sous-compteurs (branchement "en cascade") et qui doit dans ce cas être considéré comme le compteur général d'un autre type de compteur (à définir)
• un compteur divisionnaire appartenant à un tiers (extérieur à la copropriété) auquel la consommation relevée doit être refacturée
• un compteur (peut-être virtuel) d'eau froide pour la chaudière, dont la consommation (eau froide réchauffée) doit donc être répartie selon les mêmes règles que la consommation d'eau chaude sanitaire (dans ce cas il faut reporter dans la consommation de ce compteur divisionnaire spécial d'eau froide la consommation totale du type de compteur "Eau chaude", voir plus loin le deuxième exemple du chapitre 6)

NB: Les lecteurs attentifs auront déjà noté la présence d'un compteur divisionnaire spécial "Loge du gardien" dans les exemples ci-dessus.

Chapitre 5 : Les charges de location et d'entretien des compteurs d'eau froide

Dans le chapitre 3, nous avons considéré que les factures du fournisseur d'eau froide étaient intégralement imputées sur le compte 601. Mais si on regarde attentivement ces factures, on constate qu'y figurent des charges liées à la consommation d'eau et des charges de location/entretien des compteurs. Ces dernières ne dépendent pas de la consommation, mais simplement du nombre de compteurs.

NB: Le cas est le même si la fourniture d'eau froide est facturée par un fournisseur et la location des compteurs d'eau par un autre fournisseur.

En conséquence, pour respecter le critère d'utilité défini dans la loi (cf. tutoriel "La répartition des charges"), il arrive fréquemment que le règlement de copropriété prévoie que les charges de location/entretien des compteurs soient réparties à l'unité (c'est-à-dire en proportion du nombre de compteurs divisionnaires de chaque lot). Dans ce cas il convient de procéder comme suit.

Il faut d'abord créer une nouvelle clé de répartition "Location Compteurs Eau Froide". Dans cette clé de répartition, on met à 1 les tantièmes de chaque lot disposant d'un compteur divisionnaire (ou 2 si un lot est équipé de 2 compteurs, etc.), et à 0 les tantièmes des autres lots.

Ensuite dans le plan comptable, il faut :

• modifier le compte "601 - Eau" pour l'associer à la clé de répartition "Consommation : Eau froide", comme vu au chapitre 1
• créer un sous-compte "6140001 - Location et entretien des compteurs d'eau froide", associé à la clé de répartition "Location Compteurs Eau Froide"

Chapitre 6 : Les charges de chauffage et d'eau chaude sanitaire

Nous nous plaçons ici dans le cas d'une chaufferie commune. La chaudière consomme un combustible (fioul, gaz...) ou de l'énergie (chauffage urbain, électricité). Et elle produit de l'eau de chauffage (destinée aux parties communes et éventuellemement aux parties privatives) et de l'eau chaude sanitaire (destinée aux parties privatives). La sortie d'eau chaude sanitaire de la chaudière est équipée d'un compteur général, et chaque local desservi par les canalisations d'eau chaude sanitaire est équipé d'un compteur divisionnaire. Les locaux privatifs bénéficiant du chauffage collectif sont équipés de répartiteurs permettant de mesurer la consommation réelle de chaque local (cf. décret n° 2012-545 du 23 avril 2012 et arrêté du 27 août 2012).

Le principe est donc le même que pour les charges d'eau froide. Il y a toutefois trois différences importantes :

• La chaudière sert à la fois à produire l'eau chaude sanitaire et l'eau de chauffage. Il faut donc faire la part des 2 dans les factures du fournisseur de combustible/énergie, en calculant un ratio.
• Les charges à répartir entre les copropriétaires sont non seulement la consommation de combustible/énergie (avec le ratio défini ci-dessus), mais aussi l'entretien et la maintenance de la chaudière (avec le même ratio ou avec une autre règle définie par le règlement de copropriété) ainsi que la fourniture d'eau froide (dans le cas de production d'eau chaude sanitaire).
• Dans le cas de production d'eau chaude sanitaire, l'eau froide réchauffée peut arriver à la chaudière via un compteur individuel (auquel cas on a une facture séparée) ou via un sous-réseau du compteur général d'eau froide (avec ou sans compteur divisionnaire à l'entrée de la chaudière).
• Pour la répartition de la part des charges de combustible/énergie utilisée pour le chauffage, le décret n° 2012-545 du 23 avril 2012 impose d'en considérer 30 % comme des frais communs et 70 % comme des frais individuels.

La première difficulté est donc de déterminer le ratio définissant la part des charges d'eau chaude sanitaire dans les charges de combustible/énergie.

En fait il y a deux situations possibles :

• Ce ratio est défini de façon fixe dans le règlement de copropriété (ou par une décision de l'assemblée).Par exemple (dans le cas d'un chauffage uniquement des parties communes) : "35% des dépenses liées à l'utilisation de la chaudière (combustible, entretien, maintenance...) sont affectées aux charges de chauffage des parties communes de l'immeuble et donc réparties aux tantièmes de charges générales, et 65% de ces dépenses sont affectées aux charges de consommation d'eau chaude et réparties entre les copropriétaires au prorata de leur consommation individuelle d'eau chaude relevée pendant l'exercice."
• Ce ratio doit être estimé.Dans ce cas il nous faut d'abord calculer le nombre de litres ou kWh de combustible/énergie nécessaires pour produire 1 m³ d'eau chaude.
  Pour cela le plus simple est de faire un relevé de la consommation de combustible/énergie et de la consommation générale d'eau chaude en dehors d'une période de chauffage (pendant les mois d'été par exemple).
  Ensuite on relève pour l'exercice la consommation générale d'eau chaude et on déduit la quantité de combustible/énergie qui a été utilisée pour produire cette eau chaude.
  Enfin on établit le ratio entre cette quantité calculée et la quantité totale de combustible/énergie consommée dans l'exercice.
  NB : Il peut arriver qu'on ne puisse pas mesurer la consommation de combustible/énergie comme décrit ci-dessus. Par exemple pour le fioul il y a rarement un compteur de consommation de combustible. Dans ce cas on peut utiliser les règles suivantes : Pour produire 1 m³ d'eau chaude à 60° C, il faut environ 12 litres de fioul, 131 kWh PCS de gaz, 0,14 tonnes de vapeur de chauffage urbain, 120 kWh PCI d'électricité.
  Attention : L'article R241-16 du Code de l'énergie stipule que, dans le cas d'une estimation forfaitaire, la part des frais de combustible entrant dans le calcul de la fourniture d'eau chaude doit être d'au moins 2/3.

A noter : Nous avons vu au chapitre 5 que le règlement de copropriété peut prévoir que les charges de location et d'entretien des compteurs divisionnaires d'eau froide soient réparties selon une clé spécifique (à l'unité, ou aux tantièmes généraux par exemple). Il en va de même ici pour les compteurs divisionnaires d'eau chaude sanitaire et pour les les répartiteurs de chauffage le cas échéant.

Premier exemple

Prenons un exemple très simplifié pour voir comment procéder :

La chaudière sert au chauffage des parties communes (pas des lots privatifs) et à l'eau chaude sanitaire des parties communes et privatives.
L'eau froide réchauffée par la chaudière arrive via un compteur individuel et donc une facture séparée que l'on met sur un compte "6010001 - Eau froide (chaudière)" affecté à la clé de répartition "Consommation : Eau Chaude". Ce n'est pas très courant, mais cela simplifie notre exemple...
La facture de combustible (fioul) est de 5000,00 € pour une consommation de 8000 litres de fioul.
La facture d'entretien de la chaudière est de 1500,00 €.
On a 3 compteurs divisionnaires d'eau chaude, pour les lots A, B et C.
On a relevé les consommations d'eau chaude suivantes pour l'exercice : général=600,000 A=40,000 B=350,000 C=120,000.
On calcule donc une consommation privative de 510 m³, et une consommation résiduelle de 90 m³ (pour les parties communes).

Pendant les mois d'été on a relevé une consommation de 2000 litres de fioul et de 200 m³ d'eau chaude.
On en déduit qu'il faut 10 litres de fioul pour produire 1 m³ d'eau chaude.
Pendant l'exercice on a consommé 600 m³ d'eau chaude. Pour cela on a donc utilisé 6000 litres de fioul.
La consommation totale de fioul pour l'exercice est de 8000 litres. On a donc un ratio de 6000/8000 = 75% pour l'eau chaude.

A partir de là, on peut définir l'affectation des comptes de charges concernés ("603 - Chauffage, énergie et combustibles" , "6140001 - Entretien de la chaudière", etc.) :

• 75% sur la clé de répartition "Consommation : Eau Chaude"
• 25% sur la clé de répartition "Charges Générales"

En clôture d'exercice le logiciel appliquera les mêmes règles de calcul qu'au chapitre 3 ci-dessus et donc :

• 25% de la facture de combustible et de la facture d'entretien de la chaudière, soit (5000,00 + 1500,00) * 0,25 = 1625,00 €, seront affectés avec la clé de répartition "Charges Générales".

  Ce montant sera réparti entre les tous les lots en fonction de leurs tantièmes de charges générales.

• 75% de la facture de combustible et de la facture d'entretien de la chaudière, soit (5000,00 + 1500,00) * 0,75 = 4875,00 €, seront affectés avec la clé de répartition "Consommation : Eau Chaude".

  Ce montant sera réparti de la façon suivante :
  - la part correspondant à la consommation résiduelle : 4875,00 * (90/600) = 731,25 €, sera répartie entre tous les lots en fonction des tantièmes de charges générales (ou d'une autre clé de répartition spécifiée au niveau du type de compteur "Eau chaude" le cas échéant).
  - la part correspondant à la consommation privative : 4875,00 * (510/600) = 4143,75 €, sera répartie entre les lots A, B et C au prorata de leur consommation individuelle soit :
    lot A = 4143,75 * (40/510) = 325,00 € ; lot B = 4143,75 * (350/510) = 2843,75 € ; lot C = 4143,75 * (120/510) = 975,00 €.

Deuxième exemple

Le schéma ci-dessous illustre un exemple plus complet avec eau froide distribuée, eau chaude sanitaire et chauffage collectif :

Dans cet exemple on doit configurer 3 types de compteurs : "Eau froide", "Eau chaude" et "Chauffage". Dans le type de compteur "Eau froide" on définit un compteur divisionnaire spécial "Chaudière (eau en entrée)" que l'on associe à la clé de répartition "Consommation : Eau chaude" et on reporte dans la consommation de ce compteur divisionnaire d'eau froide la consommation totale du type de compteur "Eau chaude".

Troisième exemple

Enfin un dernier exemple avec un calcul du coût de réchauffement de l'eau basé sur une règle fixe (ici "55 kWh de gaz pour 1 m3 d'eau"):

Dans ce schéma, nous avons noté les différents comptes de charges utilisés, les calculs automatiques réalisés par le logiciel (en vert) et les opérations manuelles en fin d'exercice (en orange, avec étapes numérotées de 1 à 6).

Ces étapes sont les suivantes :

1. saisie du relevé des compteurs d'eau chaude
2. saisie du relevé des compteurs d'eau froide, en reportant dans la consommation du compteur divisionnaire spécial "Chaudière (eau en entrée)" la consommation totale d'eau chaude saisie à l'étape 1
3. saisie du relevé des compteurs de chauffage
4. calcul du coût unitaire du combustible/énergie (ici gaz) à partir des factures
5. application de la règle de calcul du réchauffement (ici "55 kWh de gaz pour 1 m3 d'eau") et saisie d'une opération diverse pour transférer le montant résultant de ce calcul du compte de charges 6030001 (factures de gaz) au compte de charges 6030002 (coût du réchauffement de l'eau)
6. saisie d'une opération diverse pour transférer 70% du montant restant sur le compte 6030001 vers le compte 6030003 (frais individuels de chauffage) [ NB : cette étape est inutile si on a configuré le compte 6030001 avec une ventilation 30% "Charges chauffage", 70% "Consommation : Chauffage" ]

Au final, on a :
- compte 6010001 : coût de l'eau froide individuelle (réparti selon les relevés de compteurs d'eau froide)
- compte 6010002 : coût de l'eau froide résiduelle (réparti selon la clé associée à ce compte, par exemple "Charges générales")
- compte 6010003 : coût de l'eau froide réchauffée (réparti selon les relevés de compteurs d'eau chaude)
- compte 6030001 : coût du chauffage collectif / frais communs (réparti selon la clé associée à ce compte, par exemple "Charges chauffage")
- compte 6030002 : coût de réchauffement de l'eau froide (réparti selon les relevés de compteurs d'eau chaude)
- compte 6030003 : coût de chauffage collectif / frais individuels (réparti selon les relevés de compteurs de chauffage)

Conclusion

La gestion des charges d'eau introduit une complexité importante dans le calcul et la répartition des charges de copropriété. Toutefois nous avons vu que le logiciel Coprolib' apporte une grande aide en automatisant la majeure partie de cette gestion.

En résumé, pour les charges d'eau froide, il suffit de configurer les comptes de charges concernés (en général uniquement le 601) une fois pour toutes, et d'effectuer le relevé des compteurs en fin de chaque exercice. En clôture d'exercice, les calculs de répartition seront entièrement automatiques pour toutes les dépenses imputées sur les comptes de charges concernés.

De même pour les charges de chauffage et d'eau chaude, une fois le ratio eau chaude / chauffage défini ou estimé, il suffit de configurer les comptes de charges concernés (en général le 603 et un ou plusieurs comptes 614xxxx) et d'effectuer le relevé des compteurs en fin d'exercice. En clôture d'exercice, les calculs de répartition seront entièrement automatiques pour toutes les dépenses imputées sur les comptes de charges concernés.

Vive l'informatique !