Ce tutoriel explique les principes et les mécanismes de gestion des charges courantes de la copropriété.

La loi (en particulier le décret du 14 mars 2005) oblige à une saine distinction entre d'une part les opérations courantes et d'autre part les travaux (qui ont un budget propre, par nature pluri-annuels et dont la gestion fait l'objet du tutoriel "Les travaux") et les opérations exceptionnelles (hors budget, ex: sinistres, remboursement d'emprunts, créances douteuses ou irrécouvrables).

Les opérations courantes comprennent les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble. Elles sont gérées par exercice, avec un budget prévisionnel, des provisions (appels de fonds) et un suivi des charges et produits affectés à un exercice.

Le chapitre 1 de ce tutoriel présente la notion d'exercice, ainsi que les informations et les règles qui y sont attachées.

Les chapitres 2, 3 et 4 présentent la gestion du budget prévisionnel des opérations courantes (budget initial, budget provisoire et révisions du budget).

Le chapitre 5 décrit les moyens de constitution des provisions pour opérations courantes, via des appels de fonds auprès des copropriétaires.

Le chapitre 6 décrit l'enregistrement des charges courantes (dépenses et paiements).

Le chapitre 7 explique comment on peut configurer certains comptes de produits pour les affecter aux opérations courantes.

Le chapitre 8 décrit le procédure à suivre pour reprendre l'historique de certaines opérations courantes avant le début de la comptabilité dans le logiciel.

Le chapitre 9 présente les états de suivi des charges courantes.

Enfin le dernier chapitre explique ce qui se passe en clôture d'exercice.

Avant d'aborder ce tutoriel, il est recommandé de lire le tutoriel "La répartition des charges" pour comprendre les principes de répartition des charges entre lots et copropriétaires, et pour voir comment configurer dans le logiciel les comptes et les clés de répartition des différentes catégories de charges courantes.

Chapitre 1 : Définition des exercices

En règle générale, un exercice a une durée de 12 mois.

Il est toutefois possible que l'assemblée décide d'une durée différente pour un exercice particulier. Mais cette décision doit rester exceptionnelle et ne peut être prise plus d'une fois tous les 5 ans. Dans tous les cas un exercice ne peut durer plus de 18 mois.

Quand on reprend la gestion d'un syndic professionnel, il arrive fréquemment qu'on soit amené à définir un exercice de transition afin de recaler les exercices sur les années civiles. En effet les syndics professionnels ont tendance à répartir tout au long de l'année les dates des exercices des différentes copropriétés qu'ils gèrent, de façon à ne pas avoir à tenir toutes leurs assemblée en janvier/février, et c'est bien compréhensible. Mais en gestion bénévole, il est bien plus pratique de recaler les dates des exercices sur les années civiles, car un grand nombre de charges se rapportent justement aux années civiles (ex: impôts, assurances, charges liées aux salaires, ...).

Par exemple dans le cas où l'exercice précédent allait du 01/10/2018 au 30/09/2019, on peut au choix :

• créer un exercice de transition d'un durée de 3 mois du 01/10/2019 au 31/12/2019, puis ensuite des exercices 2020, 2021, etc.
• créer un exercice de transition d'un durée de 15 mois du 01/10/2019 au 31/12/2020, puis ensuite des exercices 2021, 2022, etc.

NB : Bien que ce ne soit pas spécifié par la loi, le logiciel impose que les dates d'un exercice soient calées sur un début et une fin de mois. C'est une question de bon sens. Toutefois il est possible que le début d'exercice ne soit pas calé sur un début de mois dans le cas du premier exercice (mise en copropriété d'un immeuble).

Pour suivre les charges courantes d'un exercice, cliquez sur l'onglet "Charges courantes". Vous arrivez par défaut sur l'exercice courant. Le menu de gauche permet de consulter respectivement le budget, les appels de fonds et les dépenses de cet exercice. Vous pouvez naviguer d'un exercice à l'autre par les boutons "Précédent" et "Suivant" en haut à droite de cette page.

Pour visualiser la liste de tous les exercices, choisissez "Liste des exercices" dans le menu de gauche.
C'est à partir de cette liste que vous pouvez également créer un nouvel exercice:

Important : Il est important qu'il y ait toujours un exercice défini pour la date courante.

Vous pouvez définir à l'avance plusieurs exercices dans le futur. C'est même nécessaire pour préparer les budgets à voter des exercices suivants. Notez toutefois que seule la date de fin du dernier exercice peut être modifiée.

NB : Dans les exemples de ce tutoriel, nous prendrons des exercices basés sur les années civiles pour faciliter la compréhension.

Chapitre 2 : Budget prévisionnel

Pour chaque exercice, l'assemblée doit voter un budget prévisionnel des opérations courantes.

En règle générale, ce budget doit être voté avant le début de l'exercice, de façon à ce que les appels de fonds provisionnels de l'exercice puissent se baser sur ce budget. Mais cette règle supporte 2 exceptions qui seront détaillées dans le chapitre suivant de ce tutoriel.

Le budget est détaillé par compte. On peut allouer un budget sur chaque compte de charges courantes et chaque compte de produits affecté aux opérations courantes.

Le budget total est la somme des montants alloués à chaque compte. Les comptes étant associés à des clés de répartition (catégories de charges), il s'ensuit que le budget total est lui-même ventilé par catégorie de charges.

Important : Avant de saisir le budget, il est donc indispensable d'avoir fait les adaptations nécessaires du plan comptable : subdivision de certains comptes de charges, ventilation de certains comptes sur des clés de répartition autres que les tantièmes de charges générales. Pour en savoir plus, consultez le tutoriel "Le plan comptable".

Pour saisir le budget d'un exercice, allez sur la page de cet exercice et cliquez sur "Budget" dans le menu de gauche, puis "Saisir le budget":

Chapitre 3 : Budget provisoire

La loi prévoit 2 situations dans lesquelles des appels de fonds provisionnels peuvent être faits auprès des copropriétaires sans qu'un budget ait été voté en assemblée.

Budget reconduit de l'exercice précédent

Une copropriété a une assemblée générale ordinaire par an. Cette assemblée doit approuver les comptes de l'exercice précédent, et donc elle se tient peu de temps après la clôture de cet exercice.

Prenons le cas d'une assemblée convoquée au 01/03/2020 pour approuver les comptes de l'exercice 2019 clos le 31/12/2019. Cette assemblée va également voter un budget pour l'exercice 2020. Mais elle doit aussi voter un budget pour l'exercice 2021 ! En effet la prochaine assemblée générale ordinaire se tiendra début 2021. Or dès le 1er janvier 2021 il faudra procéder à un premier appel de fonds pour les opérations courantes de l'exercice 2021. Mais sur la base de quel budget établir ce premier appel de fonds ? La réponse stricte est la suivante : le budget 2021 doit avoir été voté avant le début de 2021, donc lors de l'assemblée du 01/03/2020. La loi (voir article 43 du décret du 17 mars 1967) autorise toutefois une certaine souplesse, qui est bienvenue dans le cas où ce vote n'aurait pas eu lieu, ce qui arrive fréquemment surtout dans les circonstances d'un changement de syndic. En effet dans ce cas il est autorisé de procéder à 2 appels de fonds provisionnels de 2021 sur la base du budget 2020, avant qu'un budget définitif ne soit voté pour 2021. Il faut néanmoins que ce principe ait été voté en assemblée générale au préalable...

Pour gérer cette situation (et pour débloquer d'autres situations délicates, en particulier en reprise d'historique), le logiciel vous permet de définir un "budget provisoire" :

Un budget non voté par une assemblée peut néanmoins être considéré comme voté si vous avez choisi l'option "<provisoire>".
Cette option vous permet de procéder aux appels de fonds sur la base de ce budget.
Lorsqu'un budget définitif sera voté en assemblée, vous devrez créer une révision du budget (voir chapitre suivant) afin de conserver l'historique des versions du budget.

Mise en copropriété d'un immeuble

Le premier exercice après la mise en copropriété d'un immeuble est un cas très particulier.

En effet il n'y a pas eu d'assemblée générale préalable, puisqu'à la date de début il n'y avait qu'un propriétaire initial de tous les lots (le promoteur dans le cas d'un immeuble neuf).

De plus le syndic (provisoire) a été nommé par le propriétaire initial de l'immeuble.

Enfin c'est en général le propriétaire initial qui avance les fonds permettant de payer les premières dépenses.

Dans ce cas, la loi (voir article 35 du décret du 17 mars 1967) permet au syndic d'appeler des fonds auprès des copropriétaires à la date de son choix, soit sur la base d'une provision définie dans le règlement de copropriété, soit sur la base des dépenses effectivement réalisées.

Dans le logiciel, on peut gérer cette situation en procédant à des appels de fonds en mode manuel (décocher le mode automatique, voir plus haut) ; toutefois il est nécessaire de créer un budget provisoire comme dans le cas précédent.

De plus le règlement de copropriété peut prévoir que, de façon exceptionnelle pour ce premier exercice, lors de la clôture d'exercice les charges affectées de l'exercice seront réparties entre les copropriétaires au prorata temporis de la durée de propriété des lots (en fonction de la date d'entrée en jouissance du bien), le reste étant affecté au propriétaire initial. Le logiciel permet de gérer cette situation via une option cachée, activable par le Support à la demande.

Chapitre 4 : Révisions du budget

Il peut arriver que l'assemblée décide d'une révision du budget d'un exercice. C'est souvent le cas en particulier après utilisation d'un budget provisoire reconduit de l'exercice précédent (voir ci-dessus).

Dans ce cas, il faut saisir une nouvelle version du budget :

Dans le formulaire on retrouve par défaut les mêmes valeurs que dans la version de budget précédente. Il n'y a qu'à effectuer les modifications à la marge.
On peut pour cela soit saisir les nouvelles valeurs, soit appliquer un % (en + ou en -) par rapport à la valeur du budget précédent.

Vous voyez que le logiciel conserve tout l'historique des versions du budget (il peut y en avoir plus de 2 !).
La génération des appels de fonds se base toujours sur la dernière version votée (ou provisoire).

Chapitre 5 : Provisions (appels de fonds)

Le logiciel permet 2 modes différents pour la gestion des appels de fonds :

•     
• un mode "automatique" (mode par défaut), dans lequel il y a un appel de fonds au début de chaque trimestre avec un montant égal à 1/4 du budget total (ventilé par catégories de charges)
•    
• un mode "manuel", dans lequel vous pouvez définir autant d'appels de fonds que vous voulez, en spécifiant pour chacun une date d'exigibilité et un montant (ventilé par catégories de charges)

Le choix du mode de gestion des appels de fonds se fait en cochant une option dans les informations de l'exercice :

Bien entendu le mode "automatique" n'est possible que si l'exercice a une durée de 12 mois.

A tout moment on peut passer du mode "automatique" au mode "manuel", sans perdre les appels déjà enregistrés. Par contre vous ne pouvez passer du mode "manuel" au mode "automatique" que s'il n'y a aucun appel enregistré.

Mode manuel

En mode manuel, l'enregistrement d'un appel de fonds se fait en 2 temps.

D'abord vous saisissez l'appel de fonds avec la date d'exigibilité décidée par l'assemblée (ou avec une date d'exigibilité arbitraire dans le cas d'un budget provisoire) :

Ensuite vous générez l'appel :

Ce n'est que dans ce deuxième temps que les écritures sont effectivement générées en débit sur les comptes copropriétaires et en crédit sur le compte de provisions 701). La répartition entre les copropriétaires est basée sur les clés de répartition valides à la date d'exigibilité, et s'applique aux propriétaires des lots à cette date.

Mode automatique

En mode automatique les 4 appels sont créés automatiquement dès le vote du budget, avec une date d'exigibilité tous les 3 mois (à partir du début de l'exercice) et un montant de 1/4 du budget total (ventilé par catégories de charges).

Ces appels ne peuvent pas être modifiés manuellement. Ils sont générés comme dans le mode manuel décrit ci-dessus.

En cas de révision du budget, lorsque la nouvelle version du budget est votée, les appels restants (non encore générés) sont re-calculés automatiquement de façon à ce que le total appelé en fin d'exercice corresponde à la dernière version votée du budget.

Prenons un exemple simple : le budget initial est de 40000 €, soit 4 appels de 10000 € chacun.
Le premier appel est généré. Puis l'assemblée vote une nouvelle version du budget, d'un montant de 43000 €.
Il reste donc 33000 € d'appels à générer. En conséquence les 3 derniers appels sont modifiés et passent chacun à 11000 €.

Mise en page, publication et diffusion des appels de fonds

Le formulaire de génération d'un appel de fonds permet de saisir des paramètres de mise en page, ainsi que la date d'envoi (qui est par défaut la date courante) :

Lors de la génération de l'appel, un fichier PDF est fabriqué avec une page "Récapitulatif" et une page par copropriétaire concerné.

Vous pouvez publier l'appel de fonds, auquel cas chaque copropriétaire ayant un accès utilisateur à l'espace collaboratif de la copropriété pourra voir cet appel (seulement la page qui le concerne) sous la forme d'un document PDF.

Vous pouvez également diffuser l'appel de fonds, c'est-à-dire l'envoyer en pièce jointe par e-mail à tous les copropriétaires pour lesquels une adresse e-mail a été enregistrée (voir rubrique "Informations personnelles" des copropriétaires et aussi "Administration" dans l'espace collaboratif).

Chapitre 6 : Enregistrement des charges

La saisie des dépenses se fait via le menu de gauche "Dépenses" dans la page d'un exercice.

Vous pouvez aussi y accéder via le menu de gauche "Toutes les dépenses". Dans ce cas vous pouvez voir sur la même page les dépenses de plusieurs exercices, et choisir des filtres pour l'affichage de la liste (ex: "les dépenses non soldées", "les dépenses payées par carte bleue", "les dépenses d'un montant supérieur à 1000 €"...).

Enfin vous pouvez aussi accéder à la liste des dépenses d'un fournisseur via le menu de gauche "Dépenses" dans la page de détail de ce fournisseur.

Saisie d'une dépense

Pour une dépense, vous saisissez les informations suivantes :

• Date d'engagementUne dépense doit être comptabilisée à la date où elle est engagée, c'est-à-dire à la date la où charge devient effective. Ce n'est donc pas nécessairement la date de la facture, et encore moins la date de réception de la facture (s'il y a une facture).
  Prenons quelques exemples :
  - Dans la cas d'une fourniture, c'est la date de l'achat, ou la date de livraison s'il y a un délai entre l'achat et la livraison.
  - Dans la cas d'une prestation (petits travaux, réparations...), c'est la date de réalisation de la prestation.
  - Dans le cas d'un contrat d'entretien à facturation trimestrielle, c'est la date de début du trimestre.
  Cette date détermine dans quel exercice la charge sera comptabilisée.
• Montant

  Vous saisissez un montant TTC.
  Vous pouvez aussi spécifier la part de TVA incluse dans ce montant (voir le tutoriel "La TVA").
  Vous pouvez aussi indiquer qu'une partie de ce montant est une charge constatée d'avance sur l'exercice suivant (voir cas particuliers ci-dessous).

• Libellé         

  C'est un texte libre, mais soyez précis car ce libellé est repris dans le libellé des écritures de dépense et de paiement.

• Informations de la facture

  Ces renseignements facultatifs sont saisis à titre d'information.
  Ils sont repris par le logiciel dans le libellé de l'écriture générée pour la dépense.
  Vous pouvez aussi indiquer qu'il s'agit d'une facture non parvenue (voir cas particuliers ci-dessous).

• Tiers

  Il peut s'agir d'un fournisseur référencé, d'un fournisseur non référencé ou d'un organisme.
  Il est intéressant de référencer les fournisseurs pour lesquels vous avez régulièrement des dépenses. D'un part cela permet de leur associer des informations (adresse, téléphone, e-mail...). Mais de plus le logiciel crée automatiquement un compte de tiers pour ces fournisseurs (en fait 3 comptes 401xxxx, 408xxxx et 409xxxx), ce qui permet un meilleur suivi des dépenses et de leur paiement.
  Si vous affectez une dépense à un fournisseur non référencé, l'écriture générée pour la dépense sera imputée au crédit du compte 462 - Créditeurs divers.
  Enfin l'affectation à un organisme correspond uniquement au cas particulier du Trésor Public pour les impôts et taxes, car cet organisme a un compte de tiers spécifique.

• Compte de charges      

  Vous pouvez choisir n'importe quel compte de charges courantes, même s'il n'y a aucun budget alloué sur ce compte.

Paiement d'une dépense

Le paiement d'une dépense est en général enregistré juste après la saisie de la dépense.

Mais on peut le saisir plus tard, ou le modifier, ou le supprimer, indépendamment de la dépense elle-même.

On peut également payer une dépense en plusieurs fois.

Dans la liste des dépenses, un indicateur en fin de ligne (devant le montant) indique si la dépense n'est pas soldée (c'est-à-dire s'il y a un reste à payer) :

NB : Une fois qu'une dépense a été payée (même en partie), il n'est plus possible de supprimer cette dépense, ni de modifier le tiers. Par contre il est toujours possible de modifier le montant ou le compte de charges, s'il y a eu une erreur de saisie.

Important : La date du paiement est la date à laquelle vous envoyez le paiement (par exemple un chèque). Ce n'est pas la date à laquelle ce paiement sera effectivement débité sur votre compte bancaire. Vous pouvez par exemple envoyer un chèque le 15/12/2019 et le fournisseur peut ne l'encaisser que le 15/01/2020 (voire ne jamais l'encaisser !).
Le rapprochement bancaire (onglet "Comptabilité") vous permet de pointer les paiements enregistrés dans le logiciel par rapports à vos relevés bancaires, afin de détecter des retards d'encaissement et également d'éventuelles erreurs de saisie sur les montants.

Écritures liées aux dépenses et aux paiements

En dehors des cas particuliers décrits ci-après, les écritures générées automatiquement par le logiciel sont les suivantes :

•     
• à la date d'engagement de la dépense, un débit du compte de charges et un crédit du compte de tiers
•    
• à la date de paiement, un débit du compte de tiers et un crédit du compte de banque

Cas particulier : Avoirs

Dans le logiciel, un avoir n'est ni plus ni moins qu'une dépense avec un montant négatif.

Ce cas est géré comme les autres dépenses. Le paiement est remplacé par un encaissement.

Cas particulier : Charges constatées d'avance

Dans le cas où une part du montant de la dépense concerne l'exercice suivant, vous pouvez saisir cette part dans le champ "Charges constatées d'avance" du formulaire de dépense, de façon à ce qu'elle soit comptabilisée correctement sur l'exercice suivant.

Cette fonctionnalité est intéressante dans le cas de factures concernant une période à cheval sur plusieurs exercices (ex: assurance, impôts, contrat d'entretien...).

De plus le logiciel permet d'effectuer le calcul de répartition au prorata temporis sur les 2 exercices :

Dans l'exemple ci-dessus, le calcul donne : 2301,17 * <nombre de jours du 01/01/2020 au 21/03/2020> / <nombre de jours du 22/03/2019 au 21/03/2020> = 2301,17 * 81 / 366 = 509,28 €.

A la date d'engagement, le logiciel génère une écriture supplémentaire d'un montant de 509,28 € au débit du compte 486 et au crédit du compte de charges (6160001 dans l'exemple).

De cette façon la charge totale comptabilisée sur 2019 sera bien : 2301,17- 509,28 = 1791,89 €.

Et le logiciel génère aussi automatiquement au 01/01/2020 une écriture de contre-passation d'un montant de 509,28 € au débit du compte de charges 6160001 et au crédit du compte 486.

De cette façon la charge constatée d'avance (509,28 €) sera bien comptabilisée sur 2020. Le compte 486 apparaîtra avec un solde débiteur dans les états de clôture d'exercice 2019. Et ce compte sera automatiquement soldé à 0 dès le premier jour de l'exercice 2020.

Cas particulier : Ventilation d'une dépense sur plusieurs comptes de charges

Il peut arriver que sur une même facture on retrouve des charges imputables sur plusieurs comptes. Par exemple une facture trimestrielle de la Compagnie des Eaux contiendra des charges de consommation d'eau froide (imputable sur le compte 6010001) et des charges de location des compteurs d'eau froide (imputables sur le compte 6010002).

Pour enregistrer cette facture, on choisira dans la liste déroulante "Compte de charges courantes" la valeur spéciale "<Ventilation sur plusieurs comptes>" (tout en bas de la liste). Un tableau de saisie s'ouvre alors pour enregistrer plusieurs lignes de détail de la facture, chacune sur un compte de charges différent, avec pour chacune un montant (et éventuellement un montant de TVA incluse et de charges constatées d'avance) et un libellé de détail (facultatif).

Dans ce cas on a une seule écriture de crédit sur le compte du fournisseur, mais en contrepartie plusieurs écritures de débit (une par compte de charges).
Dans l'exemple ci-dessus, on aura donc :

•     
• un crédit de 420,00 € sur le compte du fournisseur (401xxxx)
•    
• un débit de 180,00 € sur le compte de charges 6150001
•    
• un débit de 240,00 € sur le compte de charges 6150002

Cas particulier : Charges récupérables modifiables par dépense

L'exemple ci-dessus illustre aussi un autre cas particulier, celui de la saisie du % récupérable dans le formulaire de dépense. En règle générale le % récupérable est défini sur le compte dans le plan comptable (voir le tutoriel "Les charges récupérables"). Mais on peut pour un compte donné indiquer que le % récupérale est modifiable sur chaque dépense. C'est ce qui a été fait dans notre exemple ci-dessus pour le compte 615 et ses sous-comptes, d'où le champ de saisie "% récupérable" qui apparaît dans le formulaire de dépense selon le compte de charges sélectionné.

Cas particulier : Factures non parvenues

Il peut arriver, de façon exceptionnelle en fin d'exercice, qu'une dépense doive être comptabilisée avant la fin de l'exercice alors que la facture n'a pas encore été reçue. Par exemple : une facture trimestrielle de contrat d'entretien.

Dans ce cas, on saisit la dépense avec la date d'engagement prévue et on coche la case "Facture non parvenue".

NB : Cette option n'est disponible que pour un fournisseur référencé.

Dans ce cas, il n'y a bien entendu pas de paiement. Et il ne peut pas y avoir non plus de charges constatées d'avance.

Le logiciel génère l'écriture correspondant à la dépense, avec une variante : le compte de tiers utilisé est le 408xxxx au lieu du 401xxxx.

De plus lors de la clôture de l'exercice, le logiciel générera automatiquement (au premier jour de l'exercice suivant) une écriture de contre-passation d'un montant égal à celui de la dépense au débit du compte 408xxxx et au crédit du compte de charges.

Lorsque la facture sera reçue, il faudra enregistrer une nouvelle dépense et la payer, normalement.

De cette façon la charge est bien comptabilisée sur le premier exercice. Le compte 408xxxx apparaîtra avec un solde créditeur dans les états de clôture de cet exercice. Et ce compte sera automatiquement soldé à 0 dès le premier jour de l'exercice suivant.

Cas particulier : Acomptes

Il peut arriver que vous versiez un acompte à un fournisseur sans avoir de facture. Dans ce cas il faut passer par le menu de gauche "Acomptes" dans la page de détails de ce fournisseur pour enregistrer l'acompte. Ensuite, quand vous recevrez la facture reprenant cet acompte, vous enregistrerez normalement une dépense et vous aurez une action "Reprendre un acompte" qui vous permettra de faire le rapprochement entre l'acompte saisi initialement et cette dépense.

De même quand vous enregistrez une dépense et son paiement, si la date de paiement est antérieure à la date d'engagement de la dépense, Coprolib' considère qu'il s'agit d'un acompte.

D'après l'article 10 de l'arrêté du 14 mars 2005, les acomptes doivent être comptabilisés via une écriture sur le compte 409xxxx (au lieu de 401xxxx) du fournisseur à la date de paiement et régularisés par une écriture en débit sur le compte 401xxxx et en crédit sur le compte 409xxxx à la date d'engagement. Mais tous les experts sont d'accord pour dire que cette règle est trop lourde, et qu'elle ne se justifie que dans le cas où le paiement et l'engagement ne sont pas sur le même exercice.

Dans Coprolib', vous avez un paramètre (voir "Configuration", "Paramètres et règles de gestion") qui vous permet de définir comment cette règle est appliquée. Nous vous recommandons de laisser la valeur par défaut pour ce paramètre ("seulement entre deux exercices").

Cette valeur par défaut permet une meilleure lisibilité si le paiement (acompte) et la dépense (engagement) sont sur deux exercices différents, tout en évitant une trop grande lourdeur si les deux écritures sont sur le même exercice.

Cas particulier : Paiement groupé de plusieurs dépenses (ou avoirs)

Prenons un exemple : vous recevez une facture d'électricité au mois de mai d'un montant de 250 €, vous enregistrez la dépense mais vous ne la payez pas (problème de trésorerie ou oubli). Au mois de juillet vous recevez la facture d'électricité suivante d'un montant total de 460 €, dont 250 € de rappel de la facture de mai non payée. Vous enregistrez une nouvelle dépense de 210 € et vous payez (en une fois) 460 €.

Dans Coprolib', vous avez donc 2 dépenses et un paiement attaché à la deuxième dépense. Les écritures sont correctes et tout va bien... sauf que vous avez un indicateur d'avertissement "reste à payer : 250 €" sur la première dépense et un indicateur d'avertissement "trop payé : 250 €" sur la deuxième !

C'est logique, puisqu'il n'y a a priori aucun lien entre ces 2 dépenses...

Dans ce cas, vous pouvez masquer les indicateurs d'avertissement (sur les 2 dépenses concernées) en cliquant sur l'action "Masquer l'avertissement" dans le détail de la dépense.

Bien entendu, la situation peut être plus complexe et faire intervenir plusieurs dépenses, voire des avoirs. Le principe est le même : si un ensemble de dépenses/avoirs (d'un même fournisseur) est globalement soldé, vous pouvez masquer les avertissements de "reste à payer"/"trop payé" sur ces dépenses/avoirs.

Cas particulier : Salaires et charges liées aux salaires

Si la copropriété a des employés, chaque bulletin de salaire constitue une dépense (le compte tiers est le compte de l'employé : 421xxxx). Ces dépenses ne sont pas entrées via la page "Dépenses", mais générées automatiquement dans l'onglet "Employés", menu de gauche "Salaires", sans possibilité de modifier la date d'engagement. Il est toutefois possible de modifier le montant (salaire net) si le bulletin de paie calculé par le logiciel est différent de celui qui a été envoyé au salarié (cas de reprise d'historique).

De la même façon chaque déclaration mensuelle, trimestrielle ou annuelle de charges sociales, cotisations retraite, complémentaire santé et/ou prévoyance, et taxe sur les salaires constitue une dépense (le compte tiers est le compte de l'organisme chargé de la collecte de ces cotisations : 431xxxx, 432xxxx ou 442xxxx). Ces dépenses ne sont pas entrées via la page "Dépenses", mais générées automatiquement dans l'onglet "Employés", menu de gauche "Charges liées aux salaires", sans possibilité de modifier la date d'engagement mais avec possibilité d'ajuster le montant.

Les déclarations annuelles de cotisations à la formation professionnelle ou à la médecine du travail sont saisies manuellement dans l'onglet "Employés", menu de gauche "Charges liées aux salaires", en spécifiant comme compte tiers le compte de l'organisme chargé de la collecte de ces cotisations (432xxxx).

Toutes ces charges liées aux salaires sont visibles dans la page "Dépenses" de l'exercice concerné, et suivent les mêmes modalités de paiement que les autres dépenses.

Cas particulier : Achat d'éléments gérés en stock (clés, badges, etc.)

Quand vous achetez un lot de badges par exemple, vous ne devez pas affecter cette dépense aux charges courantes, sinon elle sera répartie entre les copropriétaires.

Dans ce cas, il faut l'affecter à un compte d'attente (un sous-compte du compte 471, que vous aurez créé au préalable, voir le tutoriel "Le plan comptable"). Ce compte sera débité du montant de l'achat, la contrepartie étant normalement le compte du fournisseur.

Ensuite, chaque fois que vous revendrez un badge à un copropriétaire, vous saisirez une opération diverse (onglet "Comptabilité") au débit du compte copropriétaire et au crédit du compte de stock (471xxxx). De cette façon les badges sont bien imputés individuellement aux copropriétaires qui les demandent et le solde (débiteur) du compte 471xxxx représente bien la valeur du stock.

Cas particulier : Charges affectées à un seul copropriétaire

Il peut arriver qu'une charge soit payée par la copropriété, mais soit affectée à un seul copropriétaire, au lieu d'être répartie entre les copropriétaires selon une clé de répartition.

Dans ce cas, lors de l'enregistrement de la dépense, choisissez de l'affecter directement au copropriétaire plutôt qu'à un compte de charges courantes.

Si la dépense doit être seulement en partie affectée à un copropriétaire, le plus simple est de l'affecter d'abord en totalité à un compte de charges courantes, comme décrit ci-dessus. Mais il faut ensuite saisir une opération diverse (onglet "Comptabilité"), en débit du compte du copropriétaire concerné et en crédit du compte de charges courantes sur lequel la dépense a été imputée. De cette façon le montant de l'OD sera bien affecté au copropriétaire concerné et le solde du compte de charges sera réparti entre les copropriétaires en clôture d'exercice. Attention : si vous avez saisi de la TVA sur la dépense totale, pensez à saisir la part de TVA correspondante dans l'OD de transfert sur le compte du copropriétaire, sinon la répartition de la TVA totale sera faite entre tous les copropriétaires.

Cas particulier : Dépense re-facturée à plusieurs copropriétaires et/ou d'autres tiers (clients)

Si vous avez besoin de re-facturer une dépense (en tout ou partie) à plusieurs copropriétaires et/ou à d'autres tiers (clients), il faut procéder en 2 temps : affectez la dépense à un compte d'attente (471xxxx) ou un compte de charges courantes (si on ne re-facture pas la totalité), puis enregistrez une écriture d'opération diverse au crédit de ce compte d'attente ou de charges courantes, en ventilant la contrepartie sur les comptes des copropriétaires (450xxxx) et/ou les comptes d'autres tiers (461xxxx).

Cas particulier : Petites dépenses payées directement par un copropriétaire

Il arrive fréquemment que le syndic (ou un autre copropriétaire) paye personnellement des petites dépenses de la copropriété et demande ensuite à se faire rembourser. Exemple : affranchissement de courrier, achat de petites fournitures (papier, enveloppes, ampoules, doubles de clés, etc.).

La méthode la plus simple dans ce cas est d'enregistrer la dépense "normalement" (fournisseur référencé ou non, et compte de charges courantes) et dans le formulaire de paiement de sélectionner l'option "<Copropriétaire à rembourser>" à la place du compte bancaire :

Cela permet de rembourser le copropriétaire concerné directement par crédit sur son compte copropriétaire.

Cas particulier : Frais bancaires

 Vous pouvez enregistrer les frais de bancaires de gestion de compte, de commission, d'agios, etc. via une dépense sur le compte 662 en passant par un fournisseur "Banque". Mais vous pouvez aussi plus simplement passer par le menu "Frais bancaires" de l'onglet "Banque".

Chapitre 7 : Produits affectés aux opérations courantes

Il est possible de spécifier que certains comptes de produits (classe 7) sont affectés aux opérations courantes.

C'est le cas pour les comptes suivants (et leurs éventuels sous-comptes) :

• 713 - Indemnités d'assurance
• 714 - Produits divers
• 716 - Produits financiers

Pour voir comment configurer les comptes ou créer des sous-comptes, consultez le tutoriel "Le plan comptable".

Vous pouvez allouer un montant (négatif) sur ces comptes dans le budget prévisionnel des opérations courantes de l'exercice (voir l'exemple au chapitre 2 ci-dessus).

Vous pouvez saisir des recettes sur ces comptes dans l'onglet "Fournisseurs", menu de gauche "Toutes les recettes" :

Vous saisissez ensuite l'encaissement associé, de la même façon que vous saisissez le paiement pour une dépense.

Il peut y avoir plusieurs encaissements pour une même recette.

Une recette avec un montant négatif est considérée comme un avoir (ex: un trop perçu sur un loyer) et l'encaissement est remplacé par un paiement.

Une recette peut contenir une part de produits constatés d'avance sur l'exercice suivant, auquel cas cette part sera reportée automatiquement via une écriture sur le compte 487 (de la même façon qu'on utilise le compte 486 pour les charges constatées d'avance, voir chapitre 6).

Les pénalités de retard, les intérêts légaux et les frais de procédure dus par les copropriétaires constituent également des produits, qui peuvent être affectés aux opérations courantes (selon configuration des comptes 7141001, 7141002 et 7141005). Ces produits sont générés automatiquement par le logiciel via les fonctions de gestion des impayés dans la page de détail d'un copropriétaire (onglet "Copropriétaires").

Les intérêts bancaires (d'un compte sur livret par exemple) constituent également des produits, que vous pouvez enregistrer via une recette (sur le compte 716 des produits financiers), ou plus simplement via le menu "Intérêts bancaires" dans l'onglet "Banque".

Chapitre 8 : Reprise d'historique

Quand vous initialisez les données de votre copropriété dans le logiciel Coprolib', vous spécifiez quel est le premier jour géré en comptabilité avec le logiciel (début du premier exercice). Vous devez reprendre les charges et les produits comptabilisés depuis cette date. En règle générale, vous n'avez pas à vous préoccuper des charges et produits comptabilisés avant cette date, sauf dans les cas suivants :

• dépenses antérieures au premier jour comptable avec reste à payer (pour pouvoir saisir les paiements sur le premier exercice)
• recettes antérieures au premier jour comptable avec reste à encaisser (pour pouvoir saisir les encaissements sur le premier exercice)
• dépenses postérieures au premier jour comptable mais avec un paiement antérieur au premier jour comptable (pour pouvoir comptabliser l'acompte sur le compte 409xxxx)
• dépenses antérieures au premier jour comptable avec charges constatées d'avance (pour report à nouveau du compte 486)
• recettes antérieures au premier jour comptable avec produits constatés d'avance (pour report à nouveau du compte 487)
• factures non parvenues antérieures au premier jour comptable (pour report à nouveau des comptes 408xxxx)

Prenons un exemple. Vous démarrez la comptabilité dans Coprolib' au 01/01/2020.
Une première dépense a été engagée le 18/12/2019 pour un montant de 200 € mais n'a pas été payée en 2019.
Une deuxième dépense a été engagée le 01/10/2019 pour un montant de 1000 € avec 750 € de charges constatées d'avance.

Dans ce cas vous devez enregistrer ces deux dépenses.

NB: Ces actions ne généreront aucune écriture (puisqu'elles ne se rapportent à aucun exercice comptable défini dans le logiciel).

Dans le bilan d'ouverture de l'exercice 2020, vous devez saisir manuellement le report à nouveau (crédit de 200 €) sur le compte du tiers de la première dépense (401xxxx pour un fournisseur référencé, ou 462 pour un fournisseur non référencé ou le compte d'un organisme le cas échéant). Et vous saisirez les paiements sur cette dépense normalement lorsqu'ils seront effectués en 2020.

Dans le bilan d'ouverture de l'exercice 2020, vous devez enregistrer un report à nouveau sur le compte 486 pour la deuxième dépense.
Le logiciel génère cette écriture automatiquement.
Dans l'onglet "Comptabilité, menu de gauche "Bilan d'ouverture 2019", cliquez sur le lien "Calculer" à côté du compte 486 :

On retrouve bien le calcul du montant reporté dans le compte 486.
Et dans le grand livre on peut vérifier qu'on a bien une écriture de contre-passation de 750 € du compte 486 vers le compte de charges (ici le 616) au 01/01/2020.

Important : Si vous modifiez les dépenses ou recettes antérieures au premier jour comptable, n'oubliez pas de revenir dans la page "Bilan d'ouverture" et de refaire le calcul du solde du compte concerné (486, 487 ou 408). En effet ce calcul n'est jamais automatique.

Chapitre 9 : États de suivi

État de suivi des charges courantes

Un état de suivi (semblable à l'état Annexe n° 3 de clôture, voir chapitre suivant) permet à tout moment de comparer les charges courantes affectées de l'exercice avec le budget prévisionnel (et les appels de fonds générés), compte par compte, avec un regroupement par clé de répartition :

Relevé général des dépenses

Le relevé général des dépenses permet d'avoir le détail de chaque écriture sur les comptes de charges courantes (et de produits affectés aux opérations courantes) :

C'est en général ce document qu'on fournit aux personnes chargées de contrôler les comptes après clôture d'exercice (en plus des annexes comptables) avant l'AG d'approbation des comptes (voir le tutoriel "La clôture d'exercice").

C'est aussi ce document qu'on peut fournir  tout moment aux copropriétaires-bailleurs qui en font la demande pour calculer leurs charges récupérables (voir le tutoriel "Les charges récupérables") et aux copropriétaires assujettis à la TVA (voir le tutoriel "La TVA").

Chapitre 10 : Clôture d'exercice

En clôture d'exercice on calcule le solde des opérations courantes : somme des provisions (appels de fonds) moins somme des charges affectées (dépenses) plus somme des produits affectés (recettes), et on répartit ce solde (excédent ou insuffisance) entre les copropriétaires.

Plus précisément, le logiciel procède aux étapes suivantes, à la date de fin de l'exercice N :

• Les provisions sont remboursées aux copropriétaires, par débit du compte 701 et crédit des comptes 450xxxx.
• Les charges affectées (diminuées des produits affectés) sont réparties entre les copropriétaires, par crédit du compte 701 et débit des comptes 450xxxx.

Pour la répartition des provisions entre les copropriétaires, on se base sur les clés de répartition utilisées pour ces provisions (appels de fonds).
Pour la répartition des charges (ou produits) affectées entre les copropriétaires, on se base sur les clés de répartition associées aux comptes de charges (ou produits) sur lesquels les dépenses (ou recettes) sont imputées.
Il y a un cas particulier pour les charges liées à la consommation d'eau froide, d'eau chaude ou de chauffage qui se basent sur une clé de répartition calculée dynamiquement en fonction des relevés de compteurs (voir le tutoriel "Les charges d'eau froide, d'eau chaude et de chauffage").
Dans tous les cas la répartition est effectuée entre les copropriétaires à la date de l'assemblée qui approuve les comptes de l'exercice clos.

Les charges affectées de l'exercice figurent de façon détaillée dans l'état de clôture Annexe n° 3, et en synthèse dans l'Annexe n° 2 (partie haute).
Elles sont également présentées par copropriétaire et par catégorie de charges dans l'état de répartition individuelle de charges.
Ces 3 états réglementaires sont générés par le logiciel :

Le logiciel génère également un état détaillé des charges affectées de l'exercice, avec une feuille par copropriétaire.

Pour plus de détails, voir le tutoriel "La clôture d'exercice".

Conclusion

Le schéma de synthèse ci-dessous reprend les concepts présentés dans ce tutoriel (sans les cas particuliers) :

Le logiciel automatise les calculs et gère les procédures de validation dans toutes les étapes de ce processus, et vous permet de planifier et suivre vos opérations courantes en toute sécurité et en conformité avec la réglementation (écritures et états comptables).