La copropriété réalise un certain nombre de dépenses pour l'entretien de l'immeuble et des équipements communs, les travaux, l'administration, etc. qui doivent être réparties entre les copropriétaires en fonction de certaines règles.

Ces règles se basent sur des textes de loi (principalement l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965, qui malgré sa brieveté a un contenu très dense) et elles sont précisées dans le règlement de copropriété.

Il est important de bien comprendre ces règles, de façon à ce que la configuration de Coprolib' respecte les dipositions réglementaires s'appliquant à votre copropriété.

C'est l'objet de ce tutoriel.

Dans le chapitre 1, nous aborderons le "quoi" (que veut-on répartir ?) et le "quand" (à quel moment ?).

Dans le chapitre 2, nous aborderons le "comment" (quelles règles appliquer ?).

Le chapitre 3 traitera de cas particuliers.

Enfin le chapitre 4 étudiera comment les règles de répartition peuvent évoluer dans le temps, et quelles sont les conséquences de ces changements.

Chapitre 1 : Le contexte de la répartition

Tout d'abord il faut noter qu'il n'y a pas que les charges réalisées à répartir. Il faut aussi répartir des produits constatés (ce qui revient à des charges de montant négatif), des provisions (appels de fonds), des avances et même des emprunts. Le principe reste toutefois le même : il faut définir à quelle date se fait la répartition et quelles règles appliquer.

En fait il a 2 situations de répartition :

• les appels de fonds

  Il peut s'agir d'appels provisionnels de charges courantes (cf. tutoriel "Les charges courantes") ou de travaux (cf. tutoriel "Les travaux"), d'appels pour constituer un fonds d'avances (cf. tutoriel "Les avances") ou pour rembourser un emprunt (cf. tutoriel "Les emprunts").

  Dans tous les cas une date d'exigibilité a été définie pour chaque appel. C'est à cette date qu'on applique les règles de répartition.

  Pour les appels provisionnels de charges courantes, la date d'exigibilité par défaut est le 1er jour de chaque trimestre, mais l'assemblée peut en décider autrement.

  Pour les autres types d'appels, nous vous recommandons fortement de faire voter la date d'exigibilité par l'assemblée en même temps que la décision associée (travaux, avances ou emprunts). Dans la résolution votée cette date peut être exprimée sous la forme d'une date fixe (ex: "le 1er avril 2012"), d'un échéancier (ex: "6 appels d'un montant de 10000 € tous les 4 mois à compter du 1er avril 2012") ou d'un événement (ex: "un appel de 10000 € à la commande des travaux, et un appel du solde au début des travaux").

• la clôture d'exercice

  L'arrêté des comptes en clôture d'exercice fait apparaître :
  - pour les opérations courantes de l'exercice : d'une part des provisions appelées, et d'autre part des charges réalisées et des produits affectés
  - pour les travaux clôturés dans cet exercice : d'une part des provisions (appels de fonds, prélèvement de fonds d'avance, subvention, emprunt), et d'autre part des des charges réalisées (et exceptionnellement des produits affectés)
  - des charges ou produits exceptionnels

  Les excédents/insuffisances des opérations courantes, des travaux clôturés dans l'exercice et des opérations exceptionnelles sont répartis entre les copropriétaires à la date de l'assemblée qui approuve les comptes de l'exercice clos (cf. tutoriel "La clôture d'exercice").

Chapitre 2 : Les règles de répartition

Tout d'abord un principe général, la répartition se fait en 2 temps :

• répartition entre les lots (en fonction d'une clé de répartition)
• répartition entre les copropriétaires (en fonction de la propriété des lots à la date de répartition)

Clés de répartition

L'article 10 de la loi du 10 juillet 1965 établit une distinction claire entre 2 catégories de charges :

• les charges concernant les services collectifs et éléments d'équipement commun

  Ces charges sont sont réparties en fonction d'un critère d'utilité relative pour chaque lot privatif.

  Exemple : Les appartements du rez-de-chaussée ont une quote-part de 0 pour les charges d'entretien de l'ascenseur.

• les charges relatives à la conservation, à l'entretien et à l'administration des parties communes

  Ces charges sont réparties en fonction des tantièmes de propriété des parties communes de l'immeuble, tels qu'ils sont définis dans l'état descriptif de division de l'immeuble (intégré ou annexé au règlement de copropriété, voir article 71-1 du décret du 14 octobre 1955).

  Toutefois le règlement de copropriété peut prévoir des parties communes spéciales (ex: bâtiment A, parkings), auquel cas les charges relatives à la conservation, à l'entretien et à l'administration de ces parties communes spéciales sont réparties en fonction d'une clé spécifique (ex: "Charges Bâtiment A", "Charges Parkings").

  Il n'y a pas d'autre exception possible. En particulier on ne peut pas faire jouer ici un quelconque critère d'utilité.

La distinction entre ces 2 catégories de charges n'est pas toujours évidente (il y a même des arrêtés contradictoires dans la jurisprudence !). Voici quelques exemples :

L'article 1er du décret du 17 mars 1967 explique qu'un état de répartition des charges doit figurer dans le règlement de copropriété. Cet état se présente sous la forme d'une grille définissant pour chaque lot les tantièmes pour chaque catégorie de charges.

Important : Il arrive assez souvent que le règlement de copropriété prévoit des clauses de répartition des charges qui viennent en violation de la loi du 10 juillet 1965 (en particulier des dispositions d'ordre public de l'article 10). Dans ce cas ces clauses sont "réputées non écrites" et tout copropriétaire peut donc en contester la validité (sans délai de prescription). Toutefois tant que l'illicéité de ces clauses n'a pas été reconnue par un tribunal, le syndic se doit en principe de continuer à les appliquer. Il est recommandé dans ce cas cas de faire voter par l'assemblée (à la majorité simple de l'article 24) une résolution constatant l'illicéité d'une clause et demandant à ce qu'elle soit retranchée du règlement de copropriété.

Dans Coprolib', dans l'onglet "Immeuble", menu de gauche "Lots et clés de répartition", on définit une clé de répartition pour chaque catégorie de charges et on saisit les tantièmes de chaque lot pour chaque clé.

Cette page est découpée en 2 tableaux : les clés de répartition (en haut) et les lots (en bas). Quand on modifie les tantièmes d'un lot (en bas), le total des tantièmes de la clé de répartition est mis à jour automatiquement (en haut). Une fois que vous avez saisi les tantièmes de tous les lots, vous pouvez donc vérifier ce total. Par exemple, si les tantièmes sont exprimés en 10000èmes, une fois tous les lots saisis, le total de la clé doit faire 10000.

NB : En général une clé de répartition correspond à une catégorie de charges. Toutefois vous pouvez être amené à créer des clés de répartition particulières dans le cas d'avances ou d'emprunts qui ne sont répartis qu'entre certains copropriétaires sans que cette répartition se rapporte à une catégorie de charges définie dans le règlement de copropriété (ex: "Tous les copropriétaires sauf M. Dupont").

Lors de l'initialisation de votre copropriété, une clé "Charges générales" est créée. Cette clé correspond aux tantièmes de propriété des parties communes et elle est appliquée par défaut à toutes les charges.

Les comptes de charges courantes (et les comptes de produits) sont associés aux clés de répartition dans la page "Plan comptable" (voir le tutoriel "Le plan comptable"). Cela permet de définir comment doivent être réparties les charges imputées sur ces comptes.

De même les comptes de travaux sont associés aux clés de répartition dans la page "Travaux" (voir le tutoriel "Les travaux").

Lots et copropriétaires

Une fois la répartition par lot effectuée, il suffit de calculer pour chaque copropriétaire la somme des quotes-parts des lots dont il est propriétaire à la date de répartition.

Une écriture est ensuite générée pour chaque compte copropriétaire concerné (450xxxx).

A noter : la répartition entre lots (et donc entre copropriétaires) peut laisser un reliquat de quelques centimes (en positif ou négatif) dû aux arrondis. Pour ce reliquat, appelé "rompus de répartition", le logiciel génère automatiquement une écriture sur le compte 4500000.

Exemple (schématique, pour comprendre) : Supposons qu'on ait 10 lots avec chacun 1 / 10ème, et une charge de 1000,01 € à répartir. La quote-part de chaque lot sera de 100,00 € (arrondi de 0,001 €). Et donc la somme des quotes-parts sera de 1000,00 €. Dans ce cas il y aura une écriture de 0,01 € sur le compte 450000 pour équilibrer le jeu d'écritures.

Chapitre 3 : Les cas particuliers

Clés de répartition "dynamiques" liées aux relevés de compteurs individuels

Dans le cas où les lots sont équipés de compteurs divisionnaires d'eau froide, les charges d'eau froide seront réparties en fonction des consommation relevées sur ces compteurs.  C'est une application typique du critère d'utilité (puisque dans ce cas l'utilité est mesurée quantitativement).

Dans ce cas il n'y a pas lieu de créer une clé de répartition dans la grille. Le logiciel créera automatiquement une clé de répartition "dynamique" associée au type de compteurs (ici "Eau froide").

C'est la même chose pour l'eau chaude sanitaire et/ou le chauffage quand l'immeuble est équipé d'une chaudière et que les lots sont équipés de compteurs/répartiteurs individuels.

Pour plus d'informations sur la gestion de ces charges spéciales, consultez le tutoriel "Les charges d'eau froide, d'eau chaude et de chauffage".

Charges imputées à un seul copropriétaire

L'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 identifie plusieurs situations où des charges engagées et payées par le copropriété sont imputées à un seul copropriétaire.

Dans ce cas, lors de l'enregistrement de la dépense, choisissez de l'affecter directement au copropriétaire plutôt qu'à un compte de charges courantes.

Si la dépense doit être seulement en partie affectée à un copropriétaire, le plus simple est de l'affecter d'abord en totalité à un compte de charges courantes, comme décrit dans le chapitre 6 du tutoriel "Les charges courantes". Mais il faut ensuite saisir une opération diverse (onglet "Comptabilité"), en débit du compte du copropriétaire concerné et en crédit du compte de charges courantes sur lequel la dépense a été imputée. De cette façon le montant de l'OD sera bien affecté au copropriétaire concerné et le solde du compte de charges sera réparti entre les copropriétaires en clôture d'exercice. Attention : si vous avez saisi de la TVA sur la dépense totale, pensez à saisir la part de TVA correspondante dans l'OD de transfert sur le compte du copropriétaire, sinon la répartition de la TVA totale sera faite entre tous les copropriétaires (voir le tutoriel "La TVA").

Syndicat copropriétaire

Certains lots privatifs (ex: cave, loge du gardien) peuvent appartenir au syndicat des copropriétaires. Dans ce cas le syndicat est considéré comme un copropriétaire, avec certaines particularités définies à l'article 16 de la loi du 10 juillet 1965.

Attention : Il s'agit bien ici de traiter le cas de lots privatifs acquis par le syndicat, et qui ont donc des tantièmes de parties communes, et non pas de lots en parties communes (qui eux n'ont aucun tantième).

Pour que Coprolib' traite correctement cette situation, il faut activer une option (dans "Configuration", "Paramètres et règles de gestion").

Si cette option est activée, Coprolib' crée automatiquement un copropriétaire "SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES" ayant les particularités suivantes :

• Le nom et l'adresse ne sont pas modifiables. 
• Pour les appels de fonds, ce copropriétaire est géré comme les autres, mais il n'y a pas de saisie d'encaissements.
• Pour les avances et les emprunts, les lots appartenant à ce copropriétaire sont exclus de la clé de répartition.
• Pour les assemblées, ce copropriétaire ne figure pas sur la feuille de présence et ses voix (tantièmes) ne sont pas comptées dans le total des voix.
• En clôture d'exercice, la quote-part affectée aux lots de ce copropriétaire est répartie entre les autres copropriétaires, en fonction d'une clé à définir (par défaut la clé "Charges générales", mais vous pouvez changer cela en allant dans la page de détail du copropriétaire, menu de gauche "Lots" et en cliquant sur "Modifier" sur chaque lot appartenant au syndicat).

Pour l'instant, cette option ne peut être activée que par l'équipe Support. Nous vous invitons donc à contacter l'équipe Support si vous êtes dans cette situation.

Chapitre 4 : Changement des règles de répartition

Les règles de répartition étant définies dans le règlement de copropriété, elles sont peu susceptibles de changer fréquemment. Il faut toutefois étudier les situations où des changements interviennent pour voir comment les traiter.

Situations

La règle générale, définie à l'article 11 de la loi du 10 juillet 1965, est que la modification de la répartition des charges ne peut être décidée par l'assemblée qu'à l'unanimité (ce qui dans la pratique rend cette modification impossible en situation conflictuelle).

Toutefois plusieurs cas d'exception sont prévus (dans l'article 11 ou dans d'autres articles de la même loi) :

• Actes de disposition ou d'acquisition relatifs aux parties communes (article 11)

  Dans le cas où le syndicat établit des actes de disposition ou d'acquisition relatifs aux parties communes, la décision est prise par l'assemblée à la majorité de l'article 26 et il en va donc de même de la décision de modification de répartition des charges qui en découle nécessairement.

  Cela couvre par exemple les cas d'acquisition d'une partie commune (achat d'un lot privatif, d'un terrain/immeuble voisin...), d'aliénation (vente) d'une partie commune, d'autorisation donnée à un copropriétaire de construire sur une partie commune, de création de lot privatif suite à la surélévation de l'immeuble, etc.

  Toutefois si cet acte entraîne une atteinte à la destination de l'immeuble ou aux droits des copropriétaires, la décision doit être prise à l'unanimité.

• Travaux (article 11 et article 30)

  Dans le cas où la modification de la répartition des charges est rendue nécessaire par des travaux, la décision de cette modification est prise par l'assemblée à la même majorité que la décision des travaux (donc article 24, article 25, article 26 ou unanimité selon les cas).

  A noter : dans le cas ci-dessus, si l'assemblée a été convoquée mais n'a pas pu prendre la décision à la majorité requise, tout copropriétaire peut saisir le tribunal pour le faire à sa place.

  Dans le cas de travaux d'amélioration (ex: ajout de nouveaux équipements, aménagement de locaux collectifs), l'article 30 stipule que l'assemblée fixe à la majorité de l'article 25 la répartition des dépenses de fonctionnement, d'entretien et de remplacement des parties communes ou des éléments transformés ou créés.

  Par exemple dans le cas de travaux d'installation d'un ascenseur, il faudra définir une nouvelle catégorie de charges "Ascenseur" (en appliquant le critère d'utilité).

• Division d'un lot privatif avec aliénation (vente) d'une fraction du lot (article 11)

  Tout copropriétaire peut décider de diviser son lot en plusieurs fractions, mais en cas d'aliénation (vente) d'une de ces fractions, il faut soumettre à l'assemblée la re-définition des lots et la modification de l'état de répartition des charges. Cette décision sera prise à la majorité simple de l'article 24, sauf s'il en découle un changement de destination de l'immeuble auquel cas l'unanimité est requise.

  A noter : dans le cas ci-dessus, si l'assemblée a été convoquée mais n'a pas pu prendre la décision à la majorité requise, tout copropriétaire peut saisir le tribunal pour le faire à sa place.

• Changement d'usage d'un lot privatif (article 25, alinéa e)

  Dans le cas de changement d'usage d'un lot privatif (ex: habitation -> commercial ou inversement), la décision de modification de la répartition des charges est prise par l'assemblée à la majorité de l'article 25.

  Mais dans ce cas cette modification ne peut s'appliquer qu'aux catégories de charges concernant les services collectifs et éléments d'équipement commun (application du critère d'utilité).

• Modification par le tribunal suite à la demande d'un copropriétaire (article 12)

  Un copropriétaire qui s'estime lesé, ou qui estime qu'un autre copropriétaire est avantagé, par l'état de répartition des charges actuel peut introduire une action en justice pour révision de la répartition des charges. Si l'action est reconnue fondée, le tribunal procède à la nouvelle répartition des charges (qui n'a donc pas besoin d'être votée en assemblée pour devenir effective).

  La demande en révision est soumise à une condition de délai par rapport à la publication du règlement de copropriété et ne peut être valable que si l'écart estimé est supérieur à un certain seuil (voir le détail de l'article 12).

• Action en nullité d'une clause de répartition des charges (article 43)

  Lorsque une clause du règlement de copropriété s'oppose aux dispositions d'ordre public, elle est réputée "non écrite" mais pour autant elle reste applicable tant que son illicéité n'a pas été déclarée par un juge (à la demande d'un copropriétaire ou de toute personne intéressée, cette possiblité étant imprescriptible).

  Cela concerne en particulier des clauses de répartition des charges non conformes à l'article 10 de la loi. Dans ce cas le juge peut procéder à une nouvelle répartition des charges, qui prendra effet au prochain exercice comptable.

Enfin, pour être complets sur le sujet, nous citerons un dernier cas particulier : le cas d'un ensemble immobilier édifié par tranches successives, dans lequel le règlement de copropriété prévoit des "lots transitoires" pour les lots non encore bâtis. Ces lots sont des lots de copropriété comme les autres et ils doivent donc participer aux charges de conservation, d'entretien et d'administration des parties communes en fonction de leur tantième de propriété des parties communes (clé "Charges générales"). Par contre le critère d'utilité doit être appliqué pour les charges concernant les services collectifs et éléments d'équipement commun, et il est donc possible que ces lots ne participent pas à certaines catégories de charges tant qu'ils ne sont pas bâtis. C'est donc encore un cas où il y aura modification de la répartition des charges (à la date d'achèvement d'une nouvelle tranche).

Dans tous les cas une modification de la répartition des charges entraîne une modification du règlement de copropriété. Cette modification doit être publiée au fichier immobilier (bureau des hypothèques) par le notaire qui reçoit l'acte en forme authentique (ce n'est pas forcément lui qui le rédige), conformément à l'article 710-1 du Code Civil. La modification prend effet dès la décision de l'assemblée pour les propriétaires actuels, mais elle n'est pas opposable aux nouveaux propriétaires en cas de mutation (cf. article 13 de la loi) tant qu'elle n'a pas été publiée (sauf accord spécifique dans l'acte de vente).

Actions à effectuer dans Coprolib'

Dans tous les cas vus ci-dessus, il faut dans Coprolib' créer une nouvelle grille de répartition des charges :

Dans cette nouvelle grille, toutes les clés et tous les lots de la grille courante ont été dupliqués. Vous pouvez donc :
- créer une nouvelle clé
- supprimer une clé
- créer un nouveau lot
- supprimer un lot
- modifier les tantièmes des lots pour une clé

Une fois ces modifications saisies, vous devez valider la nouvelle grille en précisant la date à partir de laquelle elle s'applique :

Vous pouvez ainsi avoir dans le temps plusieurs grilles différentes. Vous voyez que vous avez des boutons "Suivante" et "Précédente" en haut à droite de la page qui vous permettent de naviguer entre ces différentes grilles.

Important : Vous ne devez créer une nouvelle grille que s'il y a effectivement modification de la répartition des charges à une date donnée.
En particulier il ne faut pas utiliser cette fonctionnalité si vous avez fait une erreur dans la saisie de la grille courante ; il suffit alors de corriger cette erreur dans la grille courante.

Conclusion

Les règles de répartition des charges en copropriété sont complexes.

Coprolib' vous permet de saisir très simplement les règles qui s'appliquent à votre copropriété et vous donne tous les outils pour gérer les différentes situations auxquelles vous pouvez être confronté.