La comptabilité repose sur un système d'écritures effectuées sur des comptes. Des états permettent de contrôler et d'analyser ces écritures.
Le présent tutoriel expose les principes d'organisation des comptes de la copropriété, ce que l'on appelle ici le plan comptable.
Tout syndicat de copropriétaires est tenu, d'après le décret du 14 mars 2005 et l'arrêté du 14 mars 2005, de respecter un plan comptable standard établi par ces textes. C'est ce qui est exposé dans le chapitre 1 de ce tutoriel.
L'article 8 de l'arrêté prévoit la possibilité d'adapter ce plan comptable en le complétant par subdivision de certains comptes (donc sans rien retirer, et sans ajouter de nouvelles classifications parallèles). Le logiciel Coprolib' tire parti de cette possibilité en générant automatiquement certaines subdivisions et en autorisant la création par l'utilisateur de sous-comptes. C'est ce que nous explorerons dans les chapitres 2 et 3 de ce tutoriel.
Par ailleurs l'article 3 de l'arrêté précise que l'assemblée décide de l'affectation des produits divers, soit aux opérations courantes, soit aux opérations exceptionnelles. C'est l'objet du chapitre 4 de ce tutoriel.
Enfin un dernier chapitre explique comment masquer certains comptes de charges courantes du plan standard pour faciliter la saisie des dépenses et du budget.
Chapitre 1 : Un plan comptable standard
La nomenclature des comptes standard est définie dans l'arrêté du 14 mars 2005.
Un compte a un numéro sur plusieurs chiffres (ex: 601) et un libellé (ex: "Charges d'eau froide").
Les comptes sont "emboîtés" les uns dans les autres par ajout de chiffre après la racine du code. Ainsi le compte 601 est un sous-compte du compte 60.
Tous les comptes sont donc des subdivisions des 5 comptes à 1 chiffre (appelés "classes") suivants :
- 1 : Provisions, avances, subventions et emprunts
- 4 : Copropriétaires et tiers
- 5 : Comptes financiers
- 6 : Comptes de charges
- 7 : Comptes de produits
A noter : Le plan comptable de la copropriété ne prévoit pas de comptes de classe 2 et 3 (immobilisations et stocks).
Les écritures comptables sont nécessairement effectuées sur les comptes au niveau le plus bas de la subdivision.
Ainsi par exemple, comme il y a un compte 601 (et aussi des comptes 602, 603...), il n'y aura aucune écriture sur le compte 60.
Chapitre 2 : Les sous-comptes créés automatiquement par le logiciel
Le logiciel crée automatiquement une subdivision de certains comptes :
Copropriétaires (450)
Pour chaque copropriétaire, un sous-compte 450xxxx est créé automatiquement.
Ainsi le premier copropriétaire aura le compte 4500001, le second le compte 4500002, et ainsi de suite...
Ces comptes sont utilisés par les écritures d'appels de fonds et d'encaissement.Fournisseurs (401, 408 et 409)
Pour chaque fournisseur, trois sous-comptes 401xxxx, 408xxxx et 409xxxx sont créés automatiquement.
Ainsi le premier fournisseur aura les comptes 4010001, 4080001 et 4090001, le second les comptes 4010002, 4080002 et 4090002, et ainsi de suite...
Les comptes 401xxxx sont utilisés par les écritures de dépenses et de paiement pour les factures parvenues.
Les comptes 408xxxx sont utilisés par les écritures de dépenses pour les factures parvenues.
Les comptes 409xxxx sont utilisés par les écritures de paiement pour les acomptes.Organismes (431, 432, 441, 442 et 443)
Il s'agit des comptes des organismes créés automatiquement pour la gestion des charges liées aux salaires (431xxxx et 432xxxx), des impôts (442xxxx) et des subventions (441xxxx et 443xxxx).Employés (421)
Pour chaque employé, un sous-compte 421xxxx est créé automatiquement.
Ainsi le premier employé aura le compte 4210001, le second le compte 4210002, et ainsi de suite...
Ces comptes sont utilisés par les écritures de dépenses (salaires).Autres tiers (clients) (461)
Pour chaque autre tiers, un sous-compte 461xxxx est créé automatiquement.
Ainsi le premier aura le compte 4610001, le second le compte 4610002, et ainsi de suite...
Ces comptes sont utilisés par les écritures de recettes (et les encaissements associés).Salaires (641) et charges liées aux salaires (6421, 6422, 6423, 6424, 6425, 6441, 6442, 6443)
Si on a activé l'option "gestion des catégories d'employés", on a automatiquement un sous-compte pour chaque catégorie d'employé.
Exemple : "6410001 - Salaires : Femme de ménage" et "6410002 - Salaires : Gardien".Comptes bancaires (502, 512, 514 et 53)
Le compte de dépôts du syndicat est associé à un compte 512xxxx (ex: 5120001) s'il s'agit d'un compte bancaire ou 514xxxx (ex: 5140001) s'il s'agit d'un compte de chèques postaux.
Les autres comptes (ex: compte sur livret) sont associés à un compte 502xxxx (ex: 5020001).
Si une caisse est créée, elle a un compte 5300001.Avances (103, 703)
Une avance de trésorerie a un compte 1031xxx (ex: 1031001).
Une avance pour travaux a un compte 1032xxx (ex: 1032001).
Les autres avances ont un compte 1033xxx (ex: 1033001, 1033002).
De plus pour chaque avance (sauf avances pour travaux), on crée 2 comptes :
- 7031xxx : prélèvement de l'avance pour opérations courantes
- 7032xxx : prélèvement de l'avance pour opérations exceptionnelles
Pour plus de détails, voir le tutoriel "Les avances".Travaux (102, 106, 671, 672, 673, 674, 702, 706)
Pour chaque opération, un sous-compte est créé automatiquement, de la forme (6 chiffres) :
- 671xxx (ex: 671001) s'il s'agit de travaux décidés par l'assemblée générale
- 672xxx (ex: 672001) s'il s'agit de travaux urgents
- 673xxx (ex: 673001) s'il s'agit d'études techniques, de diagnostics ou de consultations
- 674xxx (ex: 674001) s'il s'agit de travaux délégués au conseil syndical en application de l'article 21-1 de la loi
Chaque compte d'opération est ensuite subdivisé en sous-comptes (un chiffre supplémentaire) par poste.
Par exemple l'opération "Ravalement" aura le compte 671004, qui sera subdivisé en "6710041 - Réalisation des travaux", "6710042 - Architecte" et "6710043 - Assurance dommage-ouvrage".
Ce sont ces sous-comptes à 7 chiffres qui sont utilisés pour la définition du budget et pour les écritures de dépenses relatives à l'opération.
De plus pour chaque opération, on crée 2 comptes :
- 102xxx (ou 106xxx) : provisions non utilisées
- 702xxx (ou 706xxx) : provisions utilisées
Pour plus de détails, voir le tutoriel "Les travaux".Emprunts (661, 704, 712)
Pour chaque emprunt, on crée 3 comptes :
- 712xxxx (ex: 7120001) : réception des fonds de l'emprunt
- 661xxxx (ex: 6610001) : remboursement des annuités d'emprunt
- 704xxxx (ex: 7040001) : appels de fonds pour le remboursement des annuités d'emprunt
Pour plus de détails, voir le tutoriel "Les emprunts".
Pour les sous-comptes des copropriétaires, fournisseurs, employés et autres tiers, la numérotation est automatique en création. Mais vous pouvez modifier ces numéros a posteriori en utilisant l'action "Renuméroter" sur la ligne correspondante. Cela peut être utile par exemple dans le cas des copropriétaires si on veut introduire une logique dans les numéros de compte (par rapport aux numéros de lot par exemple) ou bien en cas de reprise de la comptabilité d'un autre logiciel ou d'un autre syndic (pour conserver les mêmes numéros de comptes).
Chapitre 3 : Les sous-comptes créés par l'utilisateur
Le logiciel permet également à l'utilisateur de créer sa propre subdivision de certains comptes. Ceci n'est possible que pour les comptes de charges courantes (et les comptes de produits affectables aux opérations courantes), les comptes de charges et produits exceptionnels (677, 678, 68, 718 et 78) et les comptes d'attente (471 et 472).
Pour cela, il faut aller dans l'onglet "Comptabilité", menu de gauche "Plan comptable".
Comptes de charges et produits
L'adaptation du plan comptable par création de sous-comptes résulte en général des règles de répartition des charges courantes définies dans le règlement de copropriété ou votées par l'assemblée.
Voici un exemple :
NB : La numérotation des sous-comptes créés par l'utilisateur est automatique et suit les même règles que pour les sous-comptes générés par le logiciel, à savoir : un code sur 7 chiffres, généré en séquence.
Le premier intérêt est de permettre un meilleur suivi analytique en obligeant à imputer chaque dépense sur l'un ou l'autre des sous-comptes 6020001 et 6020002.
Mais il y a un intérêt plus important encore : cette subdivision permet une affectation différente de chaque compte à des clés de répartition (catégories de charges ou clés de type "compteurs"). Ainsi on voit dans l'exemple que les dépenses imputées sur le compte 6020001 seront affectées à la clé de répartition "Charges Générales", alors que les dépenses imputées sur le compte 6020002 seront affectées à la clé de répartition "Charges Ascenseur".
Les clés de répartition sont utilisées pour répartir entre les copropriétaires le budget prévisionnel (et les appels de fonds associés) ainsi que les charges réalisées (en clôture d'exercice). Pour plus d'informations, consultez notre tutoriel "La répartition des charges".
On peut même aller plus loin et définir, pour un compte de charges donné, une règle de ventilation sur plusieurs clés de répartition, en pourcentage (ex: 80 % sur la clé "Charges Bâtiment A" et 20 % sur la clé "Charges Générales") ou en proportion (ex: 1/3 sur la clé "Bâtiment A", 1/3 sur la clé "Bâtiment B" et 1/3 sur la clé "Bâtiment C") :
Un compte peut être subdivisé même s'il y a déjà des écritures sur ce compte. Dans ce cas ces écritures ne sont pas transférées sur le nouveau sous-compte ; elles restent sur le compte parent et sont affichées avec un code compte complété par des 0 (soit "6020000" dans notre exemple). C'est donc à vous de voir s'il faut ou pas transférer les écritures existantes sur les nouveaux sous-comptes (en modifiant les dépenses ayant généré ces écritures) ou les laisser sur ce compte parent non détaillé. Il en va de même pour les budgets affectés au compte parent le cas échéant.
Important : L'adaptation du plan comptable doit être effectuée au plus tôt, si possible avant de saisir les budgets ou les dépenses. Sinon il faudra éventuellement revenir sur la saisie des budgets et des dépenses pour les ré-affecter sur les nouveaux sous-comptes.
Comptes d'attente
Il peut être utile de subdiviser les comptes d'attente pour avoir un suivi plus précis de ces comptes.
En particulier le compte 471 est généralement utilisé pour la gestion des stocks (badges, clés, télécommandes de parking...). Il est donc judicieux de créer un sous-compte (4710001, 4710002...) pour chacun de ces stocks et de garder le 4710000 pour les écritures d'attente ne se rapportant pas à la gestion des stocks. Voir le tutoriel "La gestion des stocks".
Voici un exemple :
Le compte 471 peut aussi être utilisé pour la gestion des immobilisations et amortissements. Voir le tutoriel "Immobilisations et amortissements".
On peut aussi subdiviser le compte 471 pour l'affectation de dépenses liées à un sinistre (exemple : dégât des eaux) en attente d'indemnisation par l'assurance...
Chapitre 4 : L'affectation des produits divers aux opérations courantes
Les comptes de produits 713, 714 et 716 (et leurs éventuels sous-comptes) peuvent être au choix affectés aux opérations courantes ou aux opérations exceptionnelles.
NB : Le compte 714 est subdivisé en 7141 (réservé à certaines actions automatiques dans le logiciel) et 7142 que vous pouvez configurer et subdiviser comme vous le souhaitez.
On peut par exemple avoir un compte "7142001 - Loyers" qui est affecté aux opérations courantes et un compte "7142002 - Autres produits divers" qui ne l'est pas.
Chapitre 5 : La simplification du plan comptable standard (comptes masqués)
Lorsque vous saisissez une dépense de charges courantes ou le budget d'un exercice (voir le tutoriel "Les charges courantes"), vous devez sélectionner un compte parmi tous les comptes de charges courantes. Or parmi les comptes de charges courantes du plan standard, il peut y en avoir certains qui ne concernent pas votre copropriété. Coprolib' vous permet de "masquer" ces comptes, de façon à ne retrouver dans les listes déroulantes que les comptes qui vous concernent vraiment et donc à simplifier la saisie.
Parmi les comptes que l'on peut masquer, on retrouve en général les comptes suivants : 612, 613, 6211, 6221, 6222, 6223...
Pour masquer un compte, il faut afficher le détail de ce compte, puis cliquer sur l'action "Masquer" à droite.
Bien entendu il est possible à tout moment d'annuler cette action (lien "Ne plus masquer").
Voici un exemple :
Conclusion
Coprolib' gère automatiquement la nomenclature des comptes liés aux copropriétaires, fournisseurs, organismes, employés, comptes bancaires, avances, emprunts et travaux.
Le logiciel offre toute la souplesse nécessaire pour adapter la nomenclature des comptes de charges et de produits affectés aux opérations courantes, en permettant de définir les clés de répartition associées et éventuellement le % de charges récupérables (voir le tutoriel "Les charges récupérables"), et en autorisant la subdivision de ces comptes.